‘We kunnen het aanbod intussen onderverdelen in zo’n paar honderd software-oplossingen onderverdeeld in zo’n 20 tot 25 fundamenteel verschillende softwaresmaken’, vertelt Michael Huisintveld, oprichter van het Nederlands Kennis Centrum en de Software SelectieHulp. ‘Dat is echt wel substantieel meer dan we voorheen hebben gezien.’
Meer dan usual suspects
Toch blijft de gemiddelde ondernemer vaak steken bij branchesoftware of de grote namen. ‘Iedereen kent wel de bekende spelers in de markt’, stelt Huisintveld. ‘Maar dat je ze kent, betekent niet dat ze de juiste leveranciers zijn voor jouw organisatie. De meeste ondernemers accepteren de hoge prijzen én tekortkomingen van deze pakketten, terwijl dat helemaal niet hoeft.’
Het bijzondere is dat bedrijven vaak niet eens wéten dat ze zoveel keuzes hebben. ‘Ze focussen op wat ze kennen en als ze dan wél verder kijken, verdrinken ze in alle mooie websites van softwareleveranciers.’
Van heilige graal naar realiteit
Het Nederlands Kennis Centrum (NKC) heeft in vijftien jaar tijd een unieke methode ontwikkeld. ‘De Smakentest is een inventarisatie van de hele markt, waarbij niet simpelweg wordt gevraagd wát een organisatie wil, maar juist wordt geconfronteerd met wat realistisch is, verdeeld in een aantal smaken waaruit gekozen kan worden.’
‘Het beginpunt van selectietrajecten is vaak: dit werkt allemaal niet en dit mis ik allemaal in het huidige systeem’, vertelt Huisintveld. ‘Soms krijgen we dan lijsten van honderden punten met opties en mogelijkheden. Bedrijven gaan op zoek naar een soort heilige graal.’
Dat is een probleem, ziet het NKC. ‘Zodra je gaat denken over wat je er allemaal niet in wil, ben je al te ver weg van je probleemstelling. Welk probleem moet de software oplossen? Wat moet het faciliteren? Iedere extra knop heeft een prijskaartje. Het gebeurt te vaak dat bedrijven vast komen te zitten aan een premium leverancier die alsnog niet doet wat hij moest doen.’
Software selectie? ‘Perspectief verruimen’
Die reality check komt daarom vroeg in het proces. ‘We benoemen functionaliteiten en koppelen er direct prijskaartjes aan’, legt Huisintveld uit. ‘Willen ze bepaalde Excel-sheets of andere mogelijkheden per se geïntegreerd hebben?’
‘Dan leggen we uit dat ze daarmee naar softwarepakketten kijken vanaf 40.000 euro. Is dat echt wat je wilt? Onze mensen zijn persoonlijk betrokken bij élke Smakentest. We proberen het perspectief van bedrijven meteen te verruimen en dat wordt door bedrijven gewaardeerd.’
It’s a match
Na een inventarisatie introduceert het NKC zes leveranciers. Vier worden geselecteerd voor de voorronde, elk vanuit een unieke smaak. Dan gaan leverancier en aanvrager in gesprek om te kijken of er een match is. ‘Dat moet voor beide partijen zo zijn. Wij kunnen niet lukraak koppelen. We zijn kritisch in de selectie en stoppen er veel tijd in.’
Dat moet ook wel, vertelt Huisintveld, want het businessmodel van het NKC is uniek. ‘Softwareleveranciers betalen voor onze dienst, niet de aanvrager. Maar — en dit is cruciaal — ze hoeven alleen te betalen als er daadwerkelijk sprake is van een match. En dat bepaalt de aanvrager. Hierdoor worden wij gedwongen om écht op de inhoud te matchen, waardoor er waardevolle gesprekken plaatsvinden. Dat vinden zowel de softwareleveranciers als de aanvragers.’
Database met matches én mismatches
Die radicale transparantie kent twee kanten. ‘We bestaan intussen vijftien jaar en hebben meer dan 10.000 bedrijven geholpen. We hebben een database die álle matches en mismatches bijhoudt. Die feedback gaat beide kanten op: elke leverancier krijgt te horen of het een match of mismatch was. Wij krijgen te horen: de accountmanager was tien minuten te laat, had een vlek op zijn vest. We geven alles door aan beide partijen.’
Het klinkt hard, maar zorgt voor scherpte. ‘Bij tien keer een mismatch gaan we het gesprek aan met een leverancier. Waarom gaat het mis? Zo dwingen we transparantie af in de markt. Een startup hoeft zich niet groter te maken dan hij is. Dat is een verademing voor beide partijen.’
Best-of-breed wordt eenvoudiger door AI
Een belangrijke ontwikkeling is de opkomst van AI, met veelbelovende consequenties voor de toekomst. ‘AI is écht veelbelovend’, ziet Huisintveld. ‘Neem als voorbeeld de best-of-breed-oplossingen. De complexiteit van het koppelen van deze oplossingen met elkaar zal in de toekomst door AI steeds makkelijker en daardoor goedkoper worden. Hierdoor zal best-of-breed voor steeds meer bedrijven toegankelijker worden.’
Maar hij plaatst wel een kanttekening. ‘Vergeet hierbij niet dat je als bedrijf bij een best-of-breed-strategie zélf de regie neemt, in plaats van het uit handen te geven aan één partij. Dus het vraagt nog steeds een volwassen databeheer en kritisch toezicht.’
Huisintveld waarschuwt ook voor overhaast enthousiasme bij AI-startups. ‘Ik hou van het ongebreidelde enthousiasme waarmee jonge ondernemers AI-oplossingen bouwen. Maar afnemers moeten beseffen: je kiest voor een startup. Die heeft vaak een aantrekkelijk prijskaartje, maar er zit ook meer risico aan vast. Ze kunnen opeens wegvallen of bepaalde dingen niet leveren. Dat moet je vooraf weten.’
3 tips voor softwareselectie
Het NKC adviseert maandelijks tientallen mkb’ers. Wat moeten ze absoluut niet doen wanneer ze voor de keuze van nieuwe software staan?
1. Niet te veel focussen op bekende spelers
‘Houd je vizier breder open’, adviseert het NKC. ‘Ik wil niet te dramatisch klinken, maar de wereld is extreem veranderd. Low-code en no-code komen op: daar moet je naar kijken als je als organisatie een beetje wendbaar wilt zijn.’
2. Geen eindeloze wensenlijsten
Uit de ervaring met matches en mismatches blijkt dat enorme lijsten met eisen en wensen niet leiden tot de beste matches. Maak geen lijst met alles wat je wilt hebben en bij iedere afdeling uitgebreid inventariseren wat er mist in je huidige pakket’, waarschuwt Huisintveld.
‘Dan krijg je een waslijst en gaan leveranciers nabouwen wat je wil. Het DNA van het bedrijf en van tevoren kritisch je lijst vereenvoudigen helpt veel meer. Baseer je juist op wat er in de softwarewereld speelt en maak daar je keuzes op.’
3. Niet treuzelen
De laatste les: treuzel niet. ‘Dat is vandaag de dag redelijk aanlokkelijk, met alle tools die de markt opkomen, maar er is nóóit een goed moment om een nieuw softwarepakket af te nemen. Wacht niet tot volgend jaar, maar begin met bouwen aan een goede basis.’
Denk in cycli, niet in heilige gralen
Een softwarekeuze is geen huwelijk voor het leven. ‘Bedrijven veranderen sneller dan hun software’, stelt Huisintveld. ‘We moedigen organisaties aan om elke vier jaar opnieuw te evalueren. Niet om alles te vervangen, maar om scherp te blijven: past het digitale landschap nog bij hoe we nu werken?’
Zo wordt de softwarekeuze geen eindpunt, maar een continu proces van leren, bijsturen en verbeteren. ‘En precies dat is de essentie van de Smakentest: helpen ontdekken wat écht past — vandaag én morgen.’
‘Vergelijk je bedrijf van vier jaar geleden met nu’, besluit Huisintveld. ‘Dan moet je concluderen dat je bedrijf is veranderd. Met AI verandert jouw bedrijf nóg sneller. Over vier jaar past het pakket waar je nu veel moeite voor doet waarschijnlijk niet meer. Stel je erop in dat software-evaluatie een terugkerend proces is. Laat het niet op aankomen dat álles erin moet zitten. Houd het proces vloeiend.’
Best of breed, legacy, low-code of brancheoplossing. Wat past bij jouw organisatie, jouw vraagstuk én budget? Inventariseer de beste softwarekeuze door een vrijblijvende vergelijking op selectiehulp.nl.
Dit artikel wordt u aangeboden door
De Selectiehulp van het NederlandsKennisCentrum
Het NKC heeft meer dan 10.000 onafhankelijke ervaringen uit de praktijk verzameld om de selectie van bedrijfssoftware via zijn platform...
Meer info
