Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Nieuwe collega inwerken? Dat kan best digitaal!

Na anderhalf jaar thuiswerken kwamen veel werkgevers tot de conclusie dat vooral nieuwe medewerkers het zwaar hadden. Ze voelden zich niet of nauwelijks verbonden met hun nieuwe bedrijf. Maar er is hoop: als je het goed aanpakt kan ‘onboarden’ ook digitaal.

meisje met telefoon en allerlei social media icoontjes
Je leest nu: Nieuwe collega inwerken? Dat kan best digitaal!

Robert Swaak, de topman van ABN Amro, leerde dat bedrijf kennen via telefoongesprekken en videocalls op de iPad. Hij werd dan ook ceo middenin in coronatijd. In het inwerken van Swaak, die van adviesbureau PwC afkwam, is ongetwijfeld veel tijd en aandacht gestoken. Bij andere nieuwkomers in het bedrijfsleven verliep dat maar al te vaak anders. Vooral jongeren, soms vol goede moed begonnen aan hun eerste echte baan, klaagden dat ze op hun kamertje zaten te verpieteren.

Terug naar kantoor? Alles wat jij als leider erover moet weten, lees je in deze serie.

Dat was ook het beeld dat naar voren kwam uit onderzoeken over hoe dat thuiswerken nou eigenlijk beviel. De meeste werknemers vonden het heerlijk, al misten ze de collega’s. Maar die collega’s, die kenden ze natuurlijk wel. Een belletje, appje of zoomgesprekje is zo gedaan. Voor nieuwe collega’s, trainees en stagiairs lag dat anders. Die kenden bijna niemand en door het werken op afstand was het moeilijk om dat te veranderen. In de meeste zoom- of teamsessies gaat het er, ook al omdat ze vaak korter duren dan normale vergaderingen, toch vrij formeel aan toe.

Je leert de informele regels in een bedrijf niet kennen als je alleen maar vanachter een scherm werkt

Ook het inwerken zelf bleek moeilijker. Lang niet alles is via een beeldschem uit te leggen. Soms moet iemand gewoon even naast je zitten en je stap voor stap begeleiden. Maar minstens zo belangrijk: je leert de informele regels in een bedrijf niet kennen als je alleen maar vanachter een scherm werkt. Netzomin als de informele lijntjes, waardoor je weet wie waarover uiteindelijk beslist. En de gezelligheid is in je eentje thuis al helemaal ver te zoeken.

Lees ook: Betrokkenheid medewerkers krijgt knauw door pandemie

Veldonderzoek

Toch blijkt uit nieuw Amerikaans onderzoek dat digitaal inwerken wel degelijk kan. Twee hoogleraren aan Harvard, Iavor I. Bojinov en Prithwaraj Choudhury, deden samen met PHD-er Jacqueline N. Lane veldonderzoek bij een groot Noordamerikaans bedrijf. Welk bedrijf dat is, willen ze niet verklappen. Wel dat het gaat om een organisatie waar normaal 3000 studenten stagelopen voor acht tot tien weken. Voor corona liepen ze in die periode mee met ervaren werknemers. ‘Ze zaten letterlijk constant naast iemand waarbij ze konden meekijken’, zegt Bojinov. Met succes: na de stage kreeg pakweg driekwart van de studenten een baan aangeboden.

Des te belangrijker, voor beide partijen, dat die stage goed verloopt, schrijven de drie wetenschappers op de Harvard-site. Zij werden door de top van het bedrijf uitgenodigd om te bekijken hoe dat ‘onboarding’ vanuit huis verliep, vooral omdat die zich daar behoorlijk zorgen over maakte. Kregen de jongeren wel genoeg begeleiding? Leden hun prestaties niet onder het thuiswerken? En rolden er voor de talentvolle jongens en meiden wel genoeg aanbiedingen voor een baan uit? Die nieuwe werknemers had het bedrijf immers nodig.

Iemand goed inwerken hangt sterk af van hoe je de communicatie aanpakt

Het geruststellende antwoord op al die vragen was ja. Maar het blijkt wel sterk afhankelijk van hoe je de communicatie tijdens de inwerkperiode aanpakt. De onderzoekers komen tot die conclusie door te bekijken hoe het 1370 stagiars, verdeeld over 16 kantoren, verging. Een deel van hen mocht alleen vragen stellen aan zijn leidinggevende via de mail, een ander deel had geregeld een digitaal overleg van pakweg een half uur met zijn team en de betrokken chef en een derde groep kon gewoon spontaan meedoen en vragen stellen tijdens virtuele watercoolersessies – in Nederland zouden dat waarschijnlijk digitale koffiebreaks zijn.

Lees ook: Hoe vaak je naar kantoor komt, bepaal je bij TomTom zelf

Contact met leidinggevende

De prestaties van de laatste groep bleken 7 tot 10 procent beter dan die van de rest. Deze stagiairs vonden het, bleek uit een enquête, ook makkelijker om iemand om hulp te vragen. Ze waren verder over de hele linie tevredener over hoe hun stage verliep. Het feit dat ze tijdens hun spontane zoom-ontmoetingen geregeld een praatje maakten met leidinggevenden van andere afdelingen, leidde er bovendien toe dat hen eerder een baan werd aangeboden. Het overkwam de ‘watercoolergroep’ 5 tot 7,5 procent vaker.

Wat ook opmerkelijk is: die baan werd eerder aangeboden door een manager van hetzelfde geslacht of dezelfde etnische achtergrond. Blijkbaar val je bij hen als stagiair eerder op of is er iets van herkenning. Mogelijk voel je je als nieuwkomer bij hen tijdens zo’n gezellig praatje ook eerder op je gemak.

Gewoon even een telefoontje of een zoomgesprekje onder vier ogen is al genoeg

Maar de allerbelangrijkste conclusie is volgens professor Choudhury toch dat managers geregeld informeel contact met hun thuiswerkende personeel moeten hebben. Gewoon even een telefoontje, een appje of een zoomgesprekje onder vier ogen s al genoeg. En misschien moeten ze dat net wat vaker doen met hun nieuwe collega’s. Bojinov gaat nog een stap verder: ‘Ga eerst naar je mensen die op afstand werken. Het is nog nooit zo belangrijk geweest dat je er als leidinggevende bij stilstaat dat je je tijd tussen mensen op kantoor en mensen die thuiswerken eerlijk verdeelt.’ Ook als het gaat om die informele gesprekjes met een kop koffie.