Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Met deze checklist maak je een keurig dossier van een medewerker die niet goed functioneert

Een expert in personeelszaken hoef je als ondernemer niet te zijn, maar een beetje kennis van zaken kan een hoop problemen voorkomen. Dat is de insteek van een nieuw boek van arbeidsrechtadvocaat Suzanne Meijers, waaruit we alvast een checklist over dossieropbouw delen.

Je leest nu: Met deze checklist maak je een keurig dossier van een medewerker die niet goed functioneert

Een werknemer die ziek wordt of die privé e-mailt in werktijd, een verstoorde arbeidsrelatie of een reorganisatie. Het zijn uitdagingen waar je als ondernemer niet per se voor in de wieg bent gelegd, maar waar je hoe dan ook niet van gevrijwaard bent. 

Arbeidsrechtadvocaat Suzanne Meijers (foto boven) besloot er een laagdrempelig aan boek te wijden, een insteek die bij dit onderwerp nog niet zo gebruikelijk is. ‘Advocaten zijn niet altijd de meest toegankelijke personen’, zegt Meijers, die al zo’n twintig jaar ervaring heeft op het gebied van arbeidsrecht voor werkgevers en werknemers.

Checklists

Meijers voorzag haar boek ‘Geen gedoe met personeel’ (dat verschijnt op 18 november) van negen checklists, zoals die over dossieropbouw, die Sprout hieronder met toestemming van de auteur alvast mag delen. ‘Je hoeft het boek niet van a tot z te lezen, maar pak vooral het hoofdstuk waar je op dat moment mee te maken hebt’, zegt Meijers. ‘En pak dan pas de telefoon naar een advocaat. Dan ben je een betere gesprekspartner.’  

Een jurist in de arm nemen kan een kostbare aangelegenheid zijn, merkt zij op, ‘en in de huidige tijd kan ik me voorstellen dat je daar niet direct op zit te wachten. Dit boek kost vele malen minder dan dat je direct moet schakelen met een advocaat, al kan ik niet beloven dat dat niet hoeft. Maar je weet wel beter waar je aan toe bent.’

Een hot topic is en blijft loondoorbetaling bij ziekte. In Nederland zit een ondernemer daar twee jaar aan vast, wat de drempel voor het aannemen van nieuwe medewerkers verhoogt. Die regeling schept ook verplichtingen voor werknemers, benadrukt Meijers in haar boek. Een gebrek aan kennis kan ervoor zorgen dat ondernemers minder personeel aannemen dan ze nodig hebben om te kunnen groeien.

Dossieropbouw

Een onderwerp waarbij het vaak mis gaat is het opbouwen van een dossier wanneer een medewerker niet goed functioneert. Ondernemers zijn – logischerwijs – liever bezig met ondernemen dan het opbouwen van een dossier, ziet Meijers. ‘In de waan van de dag wordt er wel eens wat besproken, maar vaak niet vastgelegd.’

Ondernemers die zich bij Meijers melden wanneer ze afscheid willen nemen van een medewerker denken soms onterecht dat ze desondanks een goede zaak hebben. ‘Dan krijg ik een dossier wat neerkomt op ‘het loopt niet zo lekker’. Als er al een functioneringsgesprek is gevoerd, staat er niet in het dossier wat er precies niet goed gaat.’

Vaak durft een ondernemer het eenvoudigweg niet aan om een goed gesprek te voeren, merkt Meijers. ‘Maar let wel, dossieropbouw kan ook positief zijn. Zorg dat je structureel een vinger aan de pols houdt. Dat kan op vaste momenten, ook via mail telefoon en – als het weer mag – bij het koffiezetapparaat. Als je dit regelmatig doet, dan is het minder beladen dan wanneer je het alleen maar doet als het mis gaat.’

‘Geen gedoe met personeel’ is vanaf 18 november te koop bij onder andere Managementboek.nl


Hieronder delen we alvast de checklist over dossieropbouw. Die kan je helpen bij het bepalen in welk stadium je zit, en wat je moet doen om een goed dossier te krijgen:

CHECKLIST DOSSIEROPBOUW

1. Houdt het disfunctioneren of het conflict verband met ziekte of gebreken? 

  • Ja? Schakel zo snel mogelijk de Arbodienst en/of bedrijfsarts in voor begeleiding. Laat het daar voor nu bij. 
  • Nee? Ga naar vraag 2. 

2. Is je werknemer ongeschikt voor zijn werk? 

  • Vraag je af waarom. Elke situatie vraagt om een andere aanpak.
  • Voldoet hij niet aan de gestelde functie-eisen? Bied hem een opleiding aan. 
  • Ligt het disfunctioneren aan eigenschappen of gedragskenmerken van je werknemer? Kijk dan of een gedragstraining kan helpen. 

3. Breng je werknemer op tijd op de hoogte van zijn disfunctioneren of een overtreding van de spelregels van je bedrijf. 

  • Vanaf welk moment disfunctioneert hij? 
  • Vanaf welk moment weet hij hiervan? 

4. Geef je werknemer een reële kans om zijn (dis)functioneren of gedrag te verbeteren. 

  • Vindt er een verbetertraject plaats? Bijvoorbeeld door een plan van aanpak op te stellen met meetbare doelstellingen waaraan je concrete gevolgen koppelt bij het niet behalen daarvan. 
  • Leg het verbetertraject schriftelijk vast. Bijvoorbeeld door middel van (functionerings- of beoordelings)verslagen, e-mails, een verbeterplan en vastlegging van evaluatiemomenten. 

5. Voorkom dat het disfunctioneren of het gedrag van je werknemer het gevolg is van onvoldoende scholing of slechte arbeidsomstandigheden. 

  • Zorg dus voor voldoende scholing en begeleiding. 

6. Bekijk eventuele herplaatsingsmogelijkheden. 

  • Is herplaatsing in een andere functie binnen een redelijke termijn mogelijk? Eventueel na scholing?

CHECK: BEWIJS

Is er een functieomschrijving en/of een bedrijfsreglement? Wat is de aard, de inhoud en het niveau van de functie? 

  • Voldoet je werknemer hieraan? 
  • Welke opleiding en ervaring heeft de werknemer? 
  • Voer je regelmatig gesprekken over het functioneren van je werknemer? Hoe beoordeel je diens competenties? Wat zet je op papier? 
  • E-mail je regelmatig met je werknemers? Is de toonzetting positief, negatief, matig? 

CHECK: KLACHTEN FUNCTIONEREN/GEDRAG

  • Wat is de duur van het dienstverband?
  • Wie klaagt over het functioneren of gedrag van de betreffende werknemer? 
  • Wat staat erover op papier? 
  • Wat is de aard en de mate van de ongeschiktheid van de werknemer? 
  • Is hij op de hoogte van de klachten? 
  • Wat is zijn reactie? 
  • Staat de werknemer open voor kritiek en zet hij zich in voor verbetering? 
  • Is verbetering zichtbaar? Zo ja, waar blijkt dat uit? Zo niet, geef je er opvolging aan?

CHECK: INSPANNINGSPLICHT WERKGEVER

  • Wat is de aard en de omvang van je bedrijf? 
  • Start je een verbetertraject? 
  • Maak je het verbeterplan voldoende concreet?
  • Neem je meetbare doelstellingen op in het verbeterplan?
  • Voer je voortgangsgesprekken over het verbetertraject?
  • Bied je externe hulp aan? Of voldoende neutrale interne ondersteuning? 
  • Stel je je werknemer voldoende in staat om opleidingen en/of cursussen te volgen, gericht op verbetering? 
  • Overweeg een mediationtraject als gesprekken onderling niet meer mogelijk zijn. 

Disclaimer: hoe meer je kunt afvinken, hoe beter. Maar elke situatie is weer anders. Dus raadpleeg een arbeidsrechtspecialist om zeker van je zaak te zijn.