Nieuwe leiders werken niet meer hiërarchisch, hebben veel vertrouwen in het team en geven voldoende bevoegdheden aan werknemers. Zij zijn zich ervan bewust dat ze samen met hun team een veranderproces door moeten maken. Maar waar begin je als het aankomt op organisatieontwikkeling?
Tip #1 Doe aan co-creatie
Veranderingen stuiten altijd op weerstand. Als leidinggevende kan het lastig zijn wanneer je merkt dat veel teamleden ongemotiveerd zijn. Hoe kun je jouw team meekrijgen? Als nieuwe leider moet je de omstandigheden creëren waardin andere mensen in de organisatie met de huidige snelle veranderingen kunnen omgaan en succesvol kunnen zijn. Je moet streven naar een situatie van co-creatie. Dit betekent dat je niet zelf in oplossingen moet schieten en directief moet zijn. In plaats daarvan is het aan jou de taak om je geduld te bewaren en het hele team te betrekken bij het zoeken naar de juiste oplossingen. Zo voelen teamleden zich gehoort en krijgen ze zelf een belangrijke rol in de organisatieontwikkeling. Hiermee breek je weerstanden tegen verandering af, in plaats van ze door opgelegde regels juist aan te wakkeren.
Tip #2 Vervang controle door support
Controleren doe je alleen als je de ander niet vertrouwt. Je kunt controlesystemen ook vervangen door eigentijdse supportsystemen, die werken op basis van vertrouwen in plaats van wantrouwen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan apps om declaraties eenvoudiger te kunnen indienen of aan een app die inzicht geeft in en uitleg geeft over het bedrijfspensioenplan. Bovendien scheelt dit ook weer veel werk voor de HR-afdeling. Kijk daarnaast eens kritisch naar de Key Performance Indicators (KPI’s). Door de jaren heen is hierin vaak een wildgroei ontstaan. Schaf zoveel mogelijk KPI’s af, zodat je een duidelijke focus houdt.
Tip #3 Creëer korte feedbackloops
Zorg ervoor dat je feedbackloops creëert die zo kort mogelijk zijn. Mensen willen graag op heel korte termijn het resultaat van hun inspanningen zien. Concrete informatie werkt stimulerend en motiverend. Geef medewerkers bijvoorbeeld elke twee weken flash reports waarop in een half A4’tje in begrijpelijke taal de belangrijkste items over de ondernemingsprocessen worden uitgelegd. Hang in een bedrijf schermen op met realtime informatie over de essentiële statistieken. Daarmee zien werknemers ook zelf of het werktempo goed is en welk direct effect hun bijdrage heeft.
Tip #4 Deel zoveel mogelijk informatie
Verspreid als leidinggevende zoveel mogelijk informatie in de organisatie. Je moet naar de medewerkers heel duidelijk zijn hoe de vork in de steel zit. Kennis is macht en die moet je niet onder de pet houden, maar met de medewerkers delen. Snoei daarnaast ook in de algemeen geldende regelgeving, want die leiden vaak tot onnodige bureaucratie. Vervang dit complex regelsysteem door een systeem waarin mensen door middel van adequate informatie in een communicatieve sfeer concrete afspraken kunnen maken. Kortom: combineer vertrouwen met zelfsturing.
De organisatieontwikkeling van SCA Gennep
SCA Gennep, een fabriek voor hygiëne- en incontinentieproducten, is een goed voorbeeld van een bedrijf dat hun team op een slimme manier door een grote organisatieontwikkeling heeft geleid. Vier jaar geleden dreigde voor dit bedrijf sluiting. Het roer werd radicaal omgegooid, onder meer door de organisatie veel platter te maken. En met succes. Plantmanager Marcel van den Hurk: ‘Als je verandert, heb je geen andere keuze dan het consequent te doen.’
Het verandermanagement van SCA Gennep is gebaseerd op de zogenoemde ‘Engagement driehoek’. Werkplezier en resultaten (het centrum van de driehoek) zijn daarin afhankelijk van drie pijlers: competentie, onderlinge verbondenheid en autonomie van het personeel. De pijlers zijn als volgt opgedeeld:
1. Competentie:
- Werknemers moeten de juiste vaardigheden hebben;
- Ze moeten alle mogelijkheden krijgen om deze vaardigheden te ontwikkelen;
- Ze moeten worden aangemoedigd om hun vaardigheden te gebruiken en daarvoor worden beloond.
2. Onderlinge verbondenheid:
- Er moeten heldere, gemeenschappelijke doelen zijn;
- Met de mogelijkheid voor medewerkers om zich voor de volle honderd procent te geven aan de gemeenschappelijke zaak;
- De nadruk ligt op samenwerking, vertrouwen en aandacht voor collega’s;
- De leider heeft een verbindende functie;
- Werknemers moeten worden betrokken bij en geïnformeerd over alle zaken die invloed hebben op het individu en het team.
3. Autonomie:
- Werknemers krijgen de verantwoordelijkheid die bij de functie past;
- Verantwoordelijkheden die in overeenstemming zijn met eigen competentie en die van het team;
- Ze hebben de bevoegdheid om processen en activiteiten te sturen binnen vastgestelde frameworks.
Volgens Van den Hurk zien de leidinggevenden steeds meer in dat mensen het verschil maken. ‘Problemen zijn zelden puur technisch van aard. Voor structurele verbeteringen moet je juist ook kijken naar de menselijke component.’
