De grootste reden waarom organisaties naast een langetermijn doel ook werken met korte termijndoelen is de volgende: een doel op langere termijn inspireert, maar een doel op kortere termijn zet aan tot actie.
Medewerkers willen namelijk het liefste voortgang ervaren, en korte ‘mijlpalen’ behalen, want dit motiveert weer om de volgende te behalen.
Vergelijk het met een videogame; de eerste reden waarom videogames zo verslavend kunnen werken is omdat het met kortetermijn doelen werkt. Krijg je in een videogame alleen een beloning als je de hele game uitspeelt, dan werden van deze game weinig exemplaren verkocht.
Hoe succesvolle scaleup organisaties met kwartaaldoelen werken:
- ze weten het verschil tussen een kwartaaldoel en business as usual
- ze stellen hem scherp
- ze verdelen de verantwoordelijkheid
- ze werken de doelen zorgvuldig uit
- ze koppelen de kwartaaldoelen aan hun langetermijn doel
- het wordt gedragen
- ze zeggen nee
- het wordt strak gemonitord
#1. Ze weten het verschil tussen een kwartaaldoel en business as usual
Kwartaaldoelen heeft te maken met werken aan je bedrijf, en valt dus niet onder de reguliere terugkerende werkzaamheden. Een kwartaaldoel bepaal je door jezelf de volgende vraag te stellen: ‘Wat houdt onze organisatie nú tegen om onze langetermijndoelstelling te behalen?’
Een kwartaaldoel die gelijk is aan een salesdoelstelling, valt simpelweg onder de standaard werkzaamheden en verantwoordelijkheden van het salesteam. Het kiezen en implementeren van een nieuw CRM systeem daarentegen, is wél een kwartaaldoel.
#2. Ze stellen hem scherp
Ze stellen geen kwartaaldoelen die binnen 3 weken behaald kunnen worden. In dat geval is een klein zijproject, die als initiatief moet worden beschouwd. De beste kwartaaldoelen daarentegen zijn dusdanig ‘groot’, dat het enigszins als spannend voelt om het binnen 3 maanden te plannen.
#3. Ze verdelen de verantwoordelijkheid
Een kwartaaldoel is idealiter een teamverantwoordelijkheid, waarbij de Rock wordt uitgewerkt tot subdoelen en taken. Deze subdoelen en taken worden verdeeld over meerdere medewerkers, zodat het een gedeeld project is.
In kleine orgranisaties daarentegen, kan het wel prima zijn om het kwartaaldoel te beleggen bij één persoon.
#4. Ze werken de doelen zorgvuldig uit
Kwartaaldoelen werken het beste als je ze uitwerkt tot subdoelen en deze subdoelen weer uitwerkt tot taken/initiatieven. Wat tegenwoordig een populaire methode is om dit uit te werken, is de OKRi methodiek, waar o.a. Google en LinkedIn mee werken.
OKRi methodiek
OKRi staat voor Objectives (dit is dan de kwartaaldoel),Key Results en Initiatives. De Key Results zijn dus de zogenaamde ‘milestones’, en zijn bij voorkeur numeriek, of simpel te beantwoorden met wel/niet behaald.
Het werkt goed om bij zowel de Key Result als de Initiatives:
a) een datum te plaatsen van oplevering en
b) een eindverantwoordelijke te koppelen, en
c) de voortgang in percentage vorm weer te geven.
Op deze wijze is er altijd duidelijkheid in de organisatie wie wat wanneer oplevert, en wat de status is.
#5. Ze koppelen de kwartaaldoelen aan hun langetermijndoelen
Werken met kwartaaldoelen is een onderdeel van jouw langetermijn missie en visie. En deze missie en visie heb je idealiter uitgewerkt in een inspirerend meerjarendoel. Veel organisaties gebruiken hiervoor de term BHAG, uit het boek Good To Great van Jim Collins.
Dit staat voor ‘Big Hairy Audacious Goal’, vrij vertaald: groot uitdagend doel. De kwartaaldoelen hebben altijd dezelfde functie, namelijk: het dichterbij brengen van jouw BHAG. Doet het dit niet, dan is het geen kwartaaldoel.
#6. Het wordt gedragen
Kwartaaldoelen bepaal je samen met je MT. Heb jij je MT goed samengesteld, dan heb je een uitstekende verdeling in je MT van de belangrijkste verantwoordelijkheidsgebieden in je organisatie.
Bij kleinere organisaties (tot 50 medewerkers) is dat naast vaak sales en marketing, operations en product. Groeit de organisatie, dan komt er HR, finance en IT bij.
Deze MT leden zijn dus samen perfect in staat om te bepalen wat de top 1-3 prioriteiten zijn het aankomende kwartaal, en zijn bovendien in staat om hun eigen team te betrekken bij deze keuze en om ze te motiveren en inspireren om de kwartaaldoelen te behalen.
#7. Ze zeggen nee
De grote kracht van het kiezen van een handvol kwartaaldoelen (idealiter niet meer dan 3) is dat er focus is. Iedereen in de organisatie weet wat – naast de reguliere werkzaamheden – gedaan moet worden om de organisatie verder te brengen. En hier komt hét geheim tot succesvol werken met kwartaaldoelen: er wordt nee gezegd tegen alle andere initiatieven die voorbij komen dat kwartaal.
De regel die jij hanteert in je organisatie is heel simpel: valt het a) niet onder de vaste werkzaamheden, en b) niet onder je kwartaaldoel, dan is het antwoord op nieuwe initiatieven altijd nee (tenminste, tot het volgende kwartaal).
#8. Het wordt strak gemonitord
Je medewerkers zullen de kwartaaldoelen-methode niet omarmen wanneer je alleen aan het einde van het kwartaal checkt of ze gehaald zijn. Medewerkers willen uitgedaagd worden en daar hoort het bijhouden van de voortgang bij.
Succesvolle scaleups checken daarom wekelijks wat de voortgang op de kwartaaldoelen is. Is er 2 weken achter elkaar geen beweging op deze doelen, dan heeft het team en/of de medewerker een tijdgebrek en daarmee ook prioriteitsissues: de dagelijkse werkzaamheden worden verkozen boven het werken aan de kwartaaldoelen. Het is aan de manager om dit bij te sturen.
Wil jij ook met kwartaaldoelen werken?
Dan heb je dit jaar de mogelijkheid om het te leren van dé Scaling Up founder Verne Harnish zelf. Hij komt naar Nederland. Heeft jouw bedrijf tussen 10-150 medewerkers en wens je meer structuur in jouw groei?
Dan is de Scaling Up methodiek het ideale vertrekpunt.
Masterclass ScalingUp met Verne Harnish
