1. Schrijfvorm
Pas je schrijfvorm aan bij het opstellen van je vacaturetekst. Ben jij op zoek naar de programmeur die de volgende Steve Wozniack moet zijn, dan gebruik je een andere schrijfstijl dan bij de vacature voor je koffiedame of boekhouder. 
Ben positief, maar niet té positief, over de functie. Natuurlijk ben jij als oprichter razend enthousiast over de onderneming die je uit de grond hebt getrokken maar laat je niet leiden door je eigen geestdrift. Als jij je bedrijfspand omschrijft als de plek waar Google-kantoren nog bij verbleken en je blijkt in de schuur van je buurman te zitten dan haken veel kandidaten af. Als je daar al niet duidelijk over bent, waar dan nog meer over?
Om helemaal bij de vacature aan te sluiten kun je een voorbeeld nemen aan deze vacature voor een sales-medewerker.
2. Wat mag wel/niet?
Bij het sollicitatieproces horen een aantal regels van de Nederlandse overheid. Een aantal veel voorkomende:
– Je mag op geen enkele manier aangeven dat je een man of vrouw wil voor de functie(specifieke gevallen als acteurs of modellen daargelaten). Werken er bij jou op kantoor toevallig 30 vrouwen en 10 mannen en wil je het evenwicht terugbrengen? Je mag wel aangeven dat je ‘mannen nadrukkelijk uitnodigt’, als je maar duidelijk maakt dat de vacature voor iedereen openstaat.
– Bij een vacature aangeven dat een goede beheersing van de Nederlandse taal een vereiste is, mag uitsluitend als dit echt een voorwaarde is voor het goed uitoefenen van de functie. Wanneer dit niet een harde eis is voor de baan maar je deze wel in de vacature hebt gezet dan kan de overheid dit beoordelen als indirecte discriminatie.
– Wil je voor een vacature juist vrouwen of minderheden aannemen? Die zogeheten positieve discriminatie mag wel, zolang het doel is om de verhouding tussen de groepen recht te trekken. In je vacaturetekst mag de andere – minder gewenste – groep, bijvoorbeeld mannen, niet worden uitgesloten.
Een totaal overzicht van de sollicitatienormen zie je in de NVP Gedragscode.
3. Wat moet je weten van de functie?
Verplaats je in de persoon aan de andere kant van de tafel, of het computerscherm. Wat zou je dan willen of moeten weten over de functie? Vermeld hierbij of je op zoek bent naar een full- of parttimer en welke arbeidsovereenkomst je voor ogen hebt. Als jij een freelancer zoekt dan is het belangrijk om dat te vermelden in de tekst.
Ook bij een contract zijn er een paar valkuilen, wil je eerst een half jaar of jaar contract aanbieden? Zeker in deze tijd waarin thuiswerken steeds meer ingeburgerd raakt is het handig om te vermelden of je verwacht dat je nieuwbakken medewerker alle uren op kantoor doorbrengt of dat er een mogelijk is om thuis te werken.
Schrijf ook op wat je verwacht van iemand op het gebied van vaardigheden. Bij een programmeur: in welke codeertalen moet deze persoon kunnen dromen om goed in je team te passen? En waarvan moet hij of zij de basics kennen. Bij andere functies kan dit gaan over behendigheid met specifieke programma’s, moet een vormgever bijvoorbeeld met Adobe Indesign overweg kunnen? Wat breder gezien kan het handig zijn om te weten of je met Microsoft- of Apple-computers werkt op kantoor.
Kijk ook naar wat jij de nieuwe medewerker biedt. Is het salaris hoger dan dat van de concurrentie? Geef je een hele rits aan vakantiedagen cadeau of een auto van de zaak? Veel bedrijven vermelden ook als ze een lekkere – gezonde – lunch hebben.
4. Wat voor onderneming heb je?
Geef een korte omschrijving van de bedrifjscultuur. Is het bij jullie de norm dat iedereen om exact half negen ’s ochtends binnen is en om klokke vijf op huis aangaat? Of verwacht je dat een medewerker zijn of haar werk afheeft en controleer je totaal niet wat voor uren deze persoon draait? Beschrijf verder de manier waarop jullie met elkaar omgaan. Zijn jullie collega’s pur sang of breng jij ieder weekend met je collega’s door omdat het ook je vrienden zijn?
Wanneer je medewerker – regelmatig – op kantoor moet verschijnen is het ook belangrijk om te weten waar dat kantoor nu eigenlijk zit.
5. Hoe verder?
Nog voordat de brief is verstuurd is het belangrijk dat er twee onderdelen in de oproep staan. Tot wanneer kan iemand solliciteren en naar wie moet de brief? En bij wie kan de geïnteresseerde terecht als deze nog vragen heeft?
Geef daarna een zo helder mogelijk beeld van het sollicitatieproces als de sollicitant op ‘verzend’ heeft geklikt of de brief op de bus heeft gedaan. Als er een medische keuring nodig is voor de baan dan mag dat uitsluitend als je dit al in de vacature hebt aangegeven. Maakt een assessment onderdeel uit van je sollicitatieproces? Geef dit dan ook direct aan.
Om de zoektocht naar medewerkers aan te laten sluiten bij het bedrijf pakte Ikea een vacature zo aan:
