Het idee klinkt prima. En met partijen als de KNVB en de Nederlandse postkantoren aan boord heel betrouwbaar bovendien. Christine van der Linden en haar compagnon Carla de Barros Barbosa worden in het vroege voorjaar van 2008 gevraagd een PR-campagne te organiseren rondom een spaaractie voor het EK voetbal. De twee hebben veel ervaring met branding, communicatie en PR.
“De ondernemer had bedacht om van alle spelers in de Oranjeselectie een dvd te maken in de vorm van een voetbalshirt. Met daarop beelden van de speler zelf. Je kon die dvd’s dan sparen bij de postkantoren. De KNVB was erbij betrokken, net als een paar bekende spelers”, vertelt Van der Linden. Geen vuiltje aan de lucht dus. Razendsnel ploft er een getekend contract op de deurmat van het communicatiebureau en wordt er – conform de voorwaarden – 50 procent aanbetaald.
Onbetaalde eindfactuur
Maar dan gaat het mis. “Het bleek dat die ondernemer de portretrechten van de spelers niet goed had afgedekt. De dvd’s waren al in omloop en wij hadden inmiddels al veel werk verricht, toen zijn bedrijf plotseling failliet werd verklaard. Er stond nog één eindfactuur open. Vanaf het moment dat we doorkregen dat die niet betaald zou worden, hebben we daar meteen een incassobureau opgezet. Tevergeefs overigens, we hebben dat geld – het ging om zo’n 7.000 euro– nooit meer gekregen.
Of we dit hadden kunnen voorkomen? Ik denk het niet. Dit soort dingen kunnen nu eenmaal gebeuren.” Toch hebben ze bij Linden & Barbosa wel hun maatregelen genomen na dit specifieke voorval. Zo laat het bureau bij nieuwe en relatief kleine opdrachtgevers nu standaard een kredietwaardigheidscheck uitvoeren.
Ruzie tussen oprichters
Maar dat het ook fout kan gaan met een bedrijf waar je al jarenlang zaken mee doet, blijkt een paar jaar later. De drie oprichters van een opdrachtgever krijgen mot en binnen no-time ligt de zaak op het bureau van een curator. “We werkten op basis van een maandelijkse fee. Toen twee facturen niet betaald werden, zijn we aanmaningen gaan sturen. Dat is onze standaardprocedure.
“Het is ontzettend belangrijk dat je je eigen facturatiesysteem en debiteurenbeheer goed op orde hebt. Zodra een contract is ondertekend, meteen de aanbetalingsfactuur de deur uit. En als de termijn van 30 dagen is verstreken, sturen we een herinnering. Komt er ook na de tweede herinnering geen reactie? Dan nemen we persoonlijk contact op en ligt het aan het antwoord of we de zaak uit handen geven. Dat laatste komt gelukkig niet vaak voor.”
Maar die vlieger gaat bij dit specifieke voorval dus niet op. Er moet een advocaat aan te pas komen. Met succes overigens. De rekening wordt, zij het jaren later, alsnog overgemaakt.
Faillissement van La Place
Meer recent is de kwestie V&D. Het communicatiebureau verricht opdrachten voor La Place, als de restaurantketen wordt meegesleurd in het faillissement van het moederbedrijf. “We waren net bezig met de organisatie van een evenement en het opzetten van een onderzoek toen het nieuws naar buiten kwam. Toch nog tamelijk onverwacht. We hadden al een spreker ingehuurd en een paar onderleveranciers betaald. Maar dat geld hebben we, net als een flink aantal gewerkte uren, tot op de dag van vandaag niet gekregen”, vertelt Van der Linden.
Voorwaarden aangepast
Het bureau heeft naar aanleiding van deze zaak wel meteen een extra clausule in de algemene voorwaarden laten opnemen. “We betalen onderleveranciers nu zodra onze eigen facturen door de opdrachtgever zijn overgemaakt en in het geval van een faillissement worden we gevrijwaard van financiële verplichtingen. En wanneer we kosten moeten maken, bijvoorbeeld voor een bedrijfsevenement, dan vragen we voortaan een aanbetaling van 50 procent.”
“Zo zijn we nu aan twee kanten gedekt. Het ergste wat er kan gebeuren is dat je met je eigen uren de boot ingaat.”
Lees ook:
- Niet-betalende klanten: vermijd deze 5 denkfouten
- Jouw boekhouding voor een maatpak: voorkom huilen door ruilen
- Schade door een bug in je website. Wie gaat dat betalen?
