Vanuit een vergaderruimte klinkt gejoel. Een collega schrikt en is even van haar apropos. Een andere collega besluit koffie te halen en vraagt of de rest van het blok ook wat wil drinken. Er worden kopjes aangegeven en verschillende theesmaakjes gevraagd. Een paar bureaus verderop wordt iemand gebeld, een privé telefoontje, aan het gelach te horen.
Het leek een goed idee: zet al je werknemers bij elkaar in een grote ruimte en ze gaan vanzelf meer samenwerken en overleggen. Het tegendeel bleek al gauw. Door alle drukte en geluidsoverlast gaan mensen steeds meer thuis werken en worden noise cancelling koptelefoons in groten getale aangeschaft. Wat gaat er mis?
Stimulerend
In theorie zijn er goede redenen voor een open kantoor. Onze omgeving speelt een grote rol in hoe goed we functioneren, en succes op werk hangt deels samen met de mate waarin we contact hebben met anderen en de organisatie. Een werkomgeving die contact met collega’s stimuleert, verbetert de communicatie en samenwerking, werktevredenheid en onderlinge relaties. Dat komt mooi uit, want we moeten ook exponentieel vaker samenwerken aan projecten.
Alleen, iedereen de hele dag door bij elkaar zetten, werkt averechts voor de samenwerking. In een onderzoek dat deze maand verscheen, werden communicatiedata verzameld via elektronische badges en microfoons. Het bleek dat mensen niet meer, maar 73% mínder face-to-face contact hebben in een kantoortuin. Het bericht- en e-mailverkeer ging juist omhoog met 67%. De grote hoeveelheid mensen in een ruimte zet mensen er niet toe aan om elkaar op te zoeken, maar juist om zich terug te trekken.
Concentratie
Daarbij moeten we ons kunnen concentreren en focussen op individuele taken. In veel kantoortuinen gaat het nastreven van samenwerking ten koste van de concentratie, en dat heeft grote gevolgen. Voor sommige taken hebben we al onze aandacht nodig. Wanneer dat niet lukt, verslechtert de communicatie en kunnen we zelfs onverschillig worden naar onze collega’s. Als we steeds gestoord worden zorgt dat bovendien voor inefficiëntie (je moet steeds opnieuw beginnen) en de kans op fouten wordt groter.
Een balans vinden op kantoor tussen samenwerking en concentratie is niet eenvoudig. Het verschilt per persoon en activiteit waar behoefte aan is. Sommige bedrijven die zijn overgegaan op de kantoortuin, stellen nu weer stilteruimtes in, of verschillende zones per activiteit. Dat kan alleen niet op elk kantoor, vanwege ruimte en geld.
Op de meeste kantoren moeten de medewerkers zelf een manier vinden. Als ik kijk naar ons kantoor: ik wil aanspreekbaar zijn voor vragen en af en toe een grapje kunnen maken, dus ik hoef geen eigen werkruimte. Maar soms is er zo veel geluid en afleiding dat ik twee keer langer over mijn werk doe dan nodig, en dan zou een beetje afzondering wel welkom zijn. Tegenwoordig werk ik een dag in de week thuis. Het is minder gezellig, maar ik krijg wel veel gedaan. En op kantoor heb ik sinds kort een noice cancelling koptelefoon liggen.
