Heb je iets helder uitgelegd, komt het toch niet over. Wil het beklijven, dan moet je herhalen. Herhalen, herhalen, herhalen.
'Dat heb ik toegelicht tijdens mijn presentatie, dat stond in de e-mail die ik gisteren heb gestuurd, dat heb ik toch vorige week al met je besproken?' Zomaar even een greep uit onze dagelijkse communicatie over wat we hebben gecommuniceerd.
Je kent dat gevoel vast wel: je hebt een mail gestuurd, een gesprek gehad of een presentatie gegeven. Daarin heb je heel duidelijk en helder je punt toegelicht. Je had nog die leesbevestiging gekregen of je zag duidelijk dat mensen zaten te knikken toen je aan het woord was. Hoe bestaat het dan dat mensen nu iets heel anders aan het doen zijn, of een andere boodschap uitdragen?
Frustratie
Deze frustratie is dagelijkse kost voor velen. En de vraag is: hoe komt dat nou? En vervolgens, hoe communiceer je de volgende keer zo dat mensen het wél begrijpen?
Als wij eenmaal onze gedachten hebben verwoord en toevertrouwd hebben aan een toehoorder of het papier, dan hebben de meesten van ons het gevoel dat we klaar zijn. Immers, verwoorden wat we wilden zeggen was al een behoorlijk karwei.
Brein in gevecht
Dat komt omdat ons brein namelijk constant in ‘gevecht’ is tussen dingen doen en dingen uitstellen. Moeilijke klussen stellen we het liefste zo lang mogelijk uit. En voor velen van ons is het overbrengen van nieuwe boodschappen een moeilijke klus.
We moeten de juiste woorden vinden en de juiste toon zodat er geen ruis of miscommunicatie ontstaat. Een presentatie geven, het gesprek aangaan of je ideeën op papier zetten is voor menigeen dan ook geen tweede natuur. Daarom is ons brein er na zo’n klus van overtuigd dat het klaar is. Brein blij, wij blij.
Herhalen, herhalen, herhalen
Maar helaas ligt het met communicatie iets ingewikkelder. En het wordt nog erger: een boodschap moet gemiddeld meer dan drie keer aankomen wil het beklijven. Je moet dus niet alleen iets moeilijks doen, je moet het nog keer op keer herhalen ook. Want de boodschap die je die ene keer over de schutting gooide, kwam echt niet zo hard aan als jij verwachtte. Herhaling is de kracht van de boodschap wordt ook wel gezegd. Dus je moet nog even aan de slag. En met alleen vertellen kom je er helaas niet.
Benjamin Franklin sprak de beroemde woorden: 'Tell me and I forget, teach me and I may remember, involve me and I learn.' Dus wil je dat je boodschap beklijft dan is er meer nodig dan alleen een vlammende speech, een gelikte powerpoint-presentatie of een goed gesprek.
Zintuigen aan het werk
Je moet de tijd nemen om mensen bij je boodschap te betrekken en deze vervolgens te herhalen: op verschillende momenten en via verschillende kanalen. Het liefst laat je iedere boodschap zien, horen en lezen, zodat meerdere zintuigen van de ontvanger aan het werk moeten. En dat dus een aantal keer.
Wees niet bang voor de herhaling. Per definitie mag je ervan uitgaan dat de boodschap voor het grootste deel is weggevaagd in het geheugen van de ontvanger. De kunst is om iedere keer een klein deel aan de boodschap toe te voegen. Tot de boodschap na zo’n zeven tot tien keer volledig in het geheugen gegrift staat. Dan pas, ik herhaal, dan pas heb je gecommuniceerd.
Marjolein Bos is strategisch communicatieadviseur bij Yellow Communications. Ze deelt haar kennis en ervaring over communicatie en leiderschap in persoonlijke sessies, interim opdrachten en door regelmatig trainingen te geven. En nu dus ook door een column op MT.nl.
