We zijn het er ondertussen allemaal wel over eens dat we onze collega’s niet meer dagelijks recht in de ogen hoeven te kijken. Voor het uitwerken van dat ene rapport hoef je niet 70 kilometer naar kantoor te rijden. Ook het wegwerken van je mail kan prima vanuit huis. En zo zijn er wel meer taken te bedenken die je niet in de fysieke nabijheid van je collega’s hoeft uit te voeren.
Er zijn waarschijnlijk weinig organisaties die na de coronapandemie weer terugkeren naar de oude situatie, waarin een werkdag op kantoor de norm was. Ondertussen wordt druk nagedacht over de juiste kantoor-thuisbalans, hernieuwde inrichting van kantoren en cultuur en gedrag dat bij de nieuwe situatie past.
Aspecten die persoonlijke interactie nodig hebben
De kunst is het vinden van de juiste balans. Alles virtueel, omdat het kan, lijkt niet de juiste weg. Professoren Robert Hooijberg en Michael Watkins van IMD Business School identificeerden op basis van jaren research en verschillende onderzoeken vier aspecten die in de toekomst moeilijk te bereiken en vol te houden zijn zonder persoonlijke interacties: samenwerking, innovatie, acculturatie en toewijding.
Samenwerking gaat over het opbouwen van gedeelde inzichten, relaties en vertrouwen. Terwijl het bij innovatie gaat over het verkrijgen van creatieve ideeën, het verkennen van de manieren waarop die ideeën bij elkaar passen en het gezamenlijk aangaan van leerprocessen om ze te verfijnen en te realiseren. Deze vereisen zowel vertrouwen als tijd samen in een niet-gestreste omgeving.
Acculturatie gaat over het creëren van een robuuste, gedeelde bedrijfscultuur. Dit is een essentieel element van organisatorische effectiviteit op de lange termijn, aangezien het wederzijds begrip en een gevoel van gedeelde identiteit opbouwt. Tot slot gaat toewijding gaat over het hebben van een gemeenschappelijk doel en het gevoel deel uit te maken van een team/gemeenschap.
Design de optimale live experience
Samenwerking, innovatie, acculturatie en toewijding kunnen volgens de onderzoekers op de lange termijn dus niet zonder fysieke nabijheid. Heb je de medewerkers op hetzelfde moment op dezelfde plek, dan kun je meer doen om de experience te versterken. Hooijberg en Watkins noemen vijf design drivers die je kunt toepassen om meer uit de momenten van samenzijn te halen.
#1 Doelgerichte focus
Als we fysiek samen zijn, is het moeilijker om toe te geven aan allerlei afleidingen. Het is gemakkelijker voor onze collega’s om gefocust te blijven en zich aan hun taak te houden. Stel dat je organisatie met een specifiek, belangrijk project bezig is dan kan het raadzaam zijn om de teamleden samen te brengen in een externe omgeving (buiten het kantoor), waar ze zich kunnen concentreren zonder afleiding en zonder het gevoel te hebben ergens op bezoek te zijn, zo adviseren de onderzoekers. Organisaties kunnen hier natuurlijk ook op inspelen met de nieuwe inrichting van hun kantoorruimte.
#2 Interpersoonlijke binding
Dit is vooral belangrijk bij het creëren van veilige omgevingen voor samenwerking en innovatie. Bonding verwijst naar het creëren van emotionele verbindingen die leiden tot vertrouwen, steun en openheid tussen deelnemers. Je kunt dit aanmoedigen door binnen je team persoonlijke geschiedenissen en levenservaringen met elkaar uit te wisselen, in kleine groepen, om elkaar informeler te leren kennen.
#3 Diep leren
Conceptueel leren betekent inzicht verwerven in ideeën, zoals empowerment of rendement op gelijkheid. Diep leren gaat over worstelen met die concepten, discussiëren over wanneer en hoe ze nuttig zijn, en begrijpen hoe subtiele verschillen toepassingen kunnen beïnvloeden.
Diep leren komt tot stand wanneer deelnemers de tijd, ruimte en ondersteuning krijgen om de betekenis van deze concepten voor hun specifieke situaties en uitdagingen te verkennen. Met verkennen doelen de onderzoekers zowel op de mogelijkheid om eerlijk te delen waar deelnemers zich op een bepaald gebied bevinden, als de mogelijkheid om zowel feedback te krijgen en uitgedaagd te worden door collega’s in hun team. Deep learning zorgt er vervolgens voor dat de concepten echt tot leven komen.
#4 Onbelemmerd experimenteren
Experimenteren wordt te vaak belemmerd binnen organisaties, constateren de onderzoekers. Gaat het niet over gezichtsverlies (wat als het mislukt?) dan wel over middelen of zorgen over te weinig vooruitgang. Een spannende of boeiende face-to-face ervaring is nodig om de ontwikkeling van persoonlijk vertrouwen te bevorderen. Onderling vertrouwen die broodnodig is om überhaupt aan het experimenten te slaan met elkaar.
Kom onder hoge tijdsdruk en met rondes van snelle feedback tot prototypen (of het nu een dienst of product is) van een minimaal levensvatbaarheid.
#5 Gestructureerde serendipiteit
Serendipity verwijst naar het effect van de struikeling over iets wonderbaarlijks terwijl je op zoek bent naar iets dat er niets mee te maken heeft. Volgens de onderzoekers bestaat een goed ontworpen immersieve ervaring uit een balans tussen formele en informele elementen die een vruchtbare voedingsbodem vormen voor zo’n moment.
Wat die elementen kunnen zijn? Hooijberg en Watkins doen een voorzet: diverse samenstelling van deelnemers, verscheidenheid van het programma, de mogelijkheden om contact te maken met verschillende collega’s, de keuze van locaties die formele en informele verbindingen bevorderen, ruimtes die reflectie en uitwisseling aanmoedigen en ongestructureerde tijd inbouwen.
Organisaties moeten nadenken over wanneer persoonlijke interactie waarde toevoegt en hoe ze die momenten optimaal kunnen benutten. Door extra aandacht te geven aan de experience op de kantoorvloer en het fysieke samenzijn kan je organisatie het verschil maken en verdieping aanbrengen in face-to-face ontmoetingen, die je vervolgens virtueel kunt onderhouden.
