Dit artikel is eerder gepubliceerd op 3 februari 2020
Om 6 uur ‘s ochtends een sportles, om vervolgens om 08.30 op kantoor te komen. Na de lunch en die vergadering die je strak erop gepland hebt, nog éven werken tot 19.00. Daarna heb je een avondactiviteit met vrienden. Herkenbaar? Grote kans dat je dagen druk voelen en je de volgende dag uitgeput naast je bed staat, ondanks genoeg slaap.
De relatie die wij als Nederlanders met onze agenda hebben is alsof het een handboek is, zag antropoloog Roanne van Voorst. ‘Ik leefde jaren in Indonesië en Groenland, daar keek niemand echt in een agenda. Sommige seizoenen kon je makkelijk langskomen, andere momenten waren mensen nauwelijks thuis. Niemand lette op een agenda, terwijl we hier in Nederland zelfs een to-dolijstje klaar hebben liggen voor het weekend.’
En dus ging een week lang haar agenda in de ban. ‘Natuurlijk had ik nog wel bepaalde afspraken, daar zette ik een wekker voor. Maar voor de rest voelde ik vooral aan waar ik zelf zin in had.’ Van sporten tot eten en van slapen tot werken: ze bepaalde op het moment wat ze wilde doen. ‘En gek genoeg merkte ik dat ik veel productiever werd op de momenten dat ik werkte als ik er echt zin in had.’
Zwaktes
De meest gehoorde reactie van mensen die van haar plannen horen: goed dat je dat kan, maar met mijn agenda zou dat nooit werken. Artsen, managers: waar zouden zij zijn zonder hun agenda? ‘Juist als je een hoge functie vervult, wordt van je verwacht dat je je niet alleen bezighoudt met de dagelijkse beslommeringen.’
Creativiteit of gedachtes over strategie laten zich niet vangen in een half uurtje. En hoewel een personal assistant vaak helpt, maakt dat het niet automatisch makkelijker. ‘Je eigen energielevels aanvoelen is een stuk makkelijker dan dat iemand anders dat voor je doet. Dat vraagt om een hele goede samenwerking, die zeker niet vanzelf ontstaat.’
Dat merkte ook Mark Jenster, general manager van SecureLink Nederland. Hij en zijn assistent Arina Straver werken nu twee jaar samen. ‘Sinds een jaar zijn we een geoliede machine, maar daarvoor hebben we ook stevige aanvaringen gehad. Dan vond ik dat ik wel even iets in m’n agenda kon plannen, en schopte ik alles in de war. Zij hield me dan een spiegel voor: ‘Waarom heb je me nou eigenlijk aangenomen?’
Over die vraag dacht Jenster goed na voordat hij een PA aannam. ‘Waarom wil ik dit graag?’ Hij zocht naar zijn eigen zwaktes (‘Ik ben niet goed in structuur aanbrengen en dingen afmaken’), en zocht een assistent die daarin tegenovergesteld is. ‘Zij zorgt ervoor dat dingen uiteindelijk écht gebeuren.’
Vrije tijd inplannen
Ook Horst in ‘t Veld, directeur van accountantskantoor De Jong & Laan, moest in het begin even wennen met zijn assistent Willeke Diek. ‘Vanuit mijn vorige functie als partner deelde ik een assistent met anderen. Waar ik eerder nog wel eens zelf iets in mijn agenda veranderde, merk ik nu dat ik het los moet laten. Als je dat er óók nog naast gaat doen, beheerst je agenda zo je hele dag.’
Antropoloog Van Voorst ziet het vaak gebeuren: we zijn zo bezig met het beheren van onze agenda, dat we vergeten waar we daadwerkelijk mee bezig zijn. ‘Bovendien maken we afspraken weken van tevoren, zowel werk als privé. Maar hoe weet je nou waar je op dat moment het best aan kan werken?’
Van haar eigen experiment leerde ze om vrije tijd juist in te plannen. ‘Hoe tegenstrijdig het ook klinkt. Een ochtendje niets doen en kijken waar je behoefte aan hebt.’ Ook op kantoor zou het kunnen werken: plan kleine blokjes in je agenda van twee of drie uur, waar je nog geen directe bestemming voor hebt. ‘Op het moment dat die tijd in je agenda er is, kijk je wat je gaat doen.’
Voorkeuren
Zo ver gaat Jenster nog niet, maar hij plant wel eens in de drie weken een vaste dag om uit te waaien op het strand. ‘En elke dag wil ik anderhalf uur in m’n agenda geblokt hebben om rond te lopen op de werkvloer. Dat zijn heilige uren.’ Ook Ingeborg de Boer, assistent van CEO Sjoerd Fauser van Arch & Hook, weet goed wat het ritme van de agenda moet zijn. ‘Op vrijdag wil hij met een opgeruimd gevoel het weekend in, dus dat is een dag van veel dingen afronden en mail beantwoorden. Daar plan ik dan twee uur voor in.’
Mijn assistent weet uiteindelijk echt wat mijn ritme is en waar ik zakelijk en privé gelukkig van word
Ondanks dat ze slechts vijf maanden samenwerken, weet De Boer zijn agenda goed te beheren. ‘Ik weet wat zijn voorkeuren zijn, hij plant zijn afspraken het liefst allemaal zo dicht mogelijk op elkaar.’ Maar De Boer is er niet alleen om daar gehoor aan te geven. ‘Als je acht meetings achter elkaar plant, dan ben je daarna nog heel lang bezig om alle notities en actiepunten te verwerken. Daarom plan ik er meestal toch wat ruimte tussen.’
Die adviserende rol voor het plannen van de agenda beperkt zich niet tot het zakelijke gedeelte. ‘Als mensen ‘s avonds een etentje met Sjoerd willen plannen, maar hij heeft er al drie staan, dan zeg ik hem weleens dat hij er ook een lunch van kan maken. Een persoonlijk leven is net zo belangrijk.’
Straver, de assistent van Jenster, gaat daar nog een stapje verder in. ‘Ze weet dat ik drie keer per week wil sporten, maar ook dat ik ‘s avonds nog vaak etentjes heb. Soms plant ze m’n agenda dan tot tien uur ‘s ochtends vrij en belt ze mijn personal trainer dat ik ‘s ochtends anderhalf uur kom sporten.’ Gaat dat niet wat ver? ‘Ik heb het echt moeten loslaten, maar zij weet uiteindelijk echt wat mijn ritme is en waar ik zakelijk en privé gelukkig van word.’
Werkritme
Volgens Van Voorst zouden meer mensen op die manier naar hun agenda moeten kijken: waar word je gelukkig van, om daar vervolgens tijd voor in te plannen. ‘Dat hoeft echt niet allemaal leuk te zijn, maar als je in grote lijnen weet wat je doelen zijn op de lange en korte termijn, dan kun je daar ook veel beter je agenda op indelen en weet je wat prioriteit heeft.’
Zelf werkt Van Voorst veel met ultraradian cycles, waar ze zelf ook een training over ontwikkelde. Nathaniel Kleitman, de Amerikaanse slaapwetenschapper die samen met anderen het fenomeen REM-slaap ontdekte, stuitte tijdens zijn onderzoek op Basic Rest Activity Cycles, waarin een hoge mate van breinactiviteit na zo’n 90 minuten afgewisseld werd door 20 minuten van mindere concentratie. ‘Als je in dat ritme je agenda probeert in te delen en dus weet dat je na anderhalf uur een pauze nodig hebt, dan zal dat uiteindelijk aan je productiviteit bijdragen’, aldus Van Voorst.
Zo ver gaat In ‘t Veld van De Jong & Laan nog niet. ‘Je zit ook vaak vast aan bepaalde afspraken, maar zodra ik dit soort ritmes aan zou willen houden, zou Willeke het waarschijnlijk eerder door hebben dan ikzelf. Ze voelt beter aan wat ik nodig heb dan ik.’
