Op papier is het een goed idee: aan het begin van de dag of week maak je een lijstje met wat je allemaal moet doen en terwijl je taken doorstreept voel je je productief. Als je aan het einde van de dag je computer afsluit, is je hele lijstje doorgestreept en kan je met een voldaan gevoel naar huis. Tot zover de theorie. In de praktijk voelen to-dolijstjes vooral als een molensteen om je nek. De lijst die aan het begin van de ochtend zo overzichtelijk leek, is aan het einde van de dag eerder langer dan korter door verzoekjes van collega’s, een plotselinge meeting die tussendoor kwam en een stroom aan mails.
Denk in uitkomsten
Daarom pleit Marcela Sapone, CEO en oprichter van de Amerikaanse dienst Hello Alfred in een artikel op Forbes ervoor om niet in taken en to-do’s te denken, maar in uitkomsten. ‘Taken en to-dolijstjes zijn de bouwstenen van productiviteit, maar de uitkomst is een blauwdruk. Een uitkomst is een doel dat een verhaal vertelt over wat we aan het einde van de dag bereikt willen hebben. Door de uitkomst te visualiseren kunnen we het grotere plaatje zien en helpt het je letterlijk te voelen waar je naartoe wil.’
Dit betekent niet dat je je to-dolijstje dan maar meteen in de prullenbak wil gooien. To-dolijsten zijn een handig hulpmiddel. Het probleem is niet dat we dingen opschrijven die we gedaan willen krijgen. Het is dat we een lijstje met kleine taakjes die we af willen krijgen in plaats van dat we focussen op wat we willen bereiken. Een dag is niet meer alleen het afvinken van taakjes zonder context of hiërarchie.
Hier een aantal stappen die je kunnen helpen om te denken in doelen in plaats van afvinklijstjes.
Schrijf het op
Nadat je het gewenste doel hebt bepaald, schrijf je het op. Of het nou gaat om het bedrijfsdoel, een kwartaaldoel of het resultaat van een bespreking: we moeten duidelijk onder woorden brengen wat het is wat we willen bereiken. Bijvoorbeeld: ‘We willen bij de top 10 beste werkgevers uitkomen’, of ‘aan het einde van dit kwartaal moet de omzet x procent hoger liggen dan een jaar eerder’, of ‘na deze meeting is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de implementatie van product x’. Je schrijft het op om je eraan te herinneren, maar ook jezelf te dwingen je eraan te houden. En als het een langetermijndoel is, dan herhaal je het bij vergaderingen om jezelf en anderen weer even op te frissen.
Voel je eindverantwoordelijk
Verantwoordelijkheid voor het doel betekent dat jij ook verantwoordelijk bent voor je eigen productiviteit en hoe je je tijd doorbrengt. Bij denken in uitkomsten is zo’n mindset belangrijk, omdat het je in staat stelt om naar het einddoel toe te werken. Door zo te denken verander je elke taak, hoe onbelangrijk, saai of vervelend het ook lijkt, in een uitdaging die creativiteit en oplossingsvermogen van je vraagt.
Blijf bij je verhaal
Door jezelf een einddoel te stellen, krijgen je dagelijkse taken meer betekenis. Je vertelt jezelf eigenlijk een verhaal over wat je doet en waarom je het doet. Net als verhalen ons dagelijks leven meer betekenis geven, geeft het denken in uitkomsten ons dagelijks werk structuur en betekenis. Wat je op een dag doet is niet een eindeloze herhaling van het invoeren van gegevens, maar je helpt om klanten een betere ervaring te geven op de website.
Door op deze manier naar je werk te kijken, verander je je baan van een schier eindeloze hoeveelheid taakjes in een betekenisvolle besteding van je dag waar je voldoening uit kan halen.
