Het is een bekend probleem. Bij het presenteren van een nieuwe strategie wordt een (of meerdere) Q&A-sessies georganiseerd om de input van het personeel te vragen. Maar na de presentatie blijft het oorverdovend stil. Uiteindelijk steken er aarzelend een paar mensen hun hand op, maar echt los gaat het niet.
Dit gebrek aan interactie is niet alleen te wijten aan de werknemers, ook de manier waarop de vraag gesteld is en de presentatie wordt gegeven is debet aan de gebrekkige discussie. Op Inc. geeft Alison Davis tips voor een betere dialoog tussen werknemer en werkgever.
#1. Zoek uit waarom niemand zijn hand opsteekt
Vraag bijvoorbeeld aan de HR-afdeling om focusgroepen te houden of aan mensen te vragen waarom niemand meedoet met dit soort meetings. Er zullen wat algemeenheden uit komen, maar het kan ook zijn dat er in jouw bedrijf specifieke redenen zijn waarom medewerkers hun hand niet opsteken. Alleen als je begrijpt waarom mensen niet meedoen, kun je er iets aan doen.
#2. Wees duidelijk in je verwachtingen
Begin de meeting met zeggen dat het krijgen van feedback de reden is dat de meeting is belegd. Leg duidelijk uit hoe de meeting in elkaar zit, vooral als dat anders is dan bij andere bijeenkomsten.
#3. Beperk het aantal onderwerpen
Een van de belangrijkste redenen dat medewerkers niet meedoen: de inhoud van de presentatie. Die is te complex, te abstract of te saai. Hierdoor kunnen medewerkers geen vraag bedenken of op een andere manier reageren. Bedenk dus dat het aan jou als leider is om niet alleen de gevraagde informatie over te brengen, maar dat te doen op een manier die inspireert, een gemeenschapsgevoel creëert en medewerkers aanzet tot actie. Dus kies in plaats van alles te behandelen een paar belangrijke en relevante onderwerpen, en ga er dieper op in.
#4. Neem de tijd
De meeste forums of groepsbesprekingen ruimen heel veel tijd in voor presentaties en plannen een paar minuten voor Q&A. Op het moment dat mensen naar de klok gaan kijken – ‘nog maar tien minuten’ – kun je een goede dialoog vergeten. Plan dus genoeg tijd in om de discussie aan te gaan en een dialoog te faciliteren.
#5. Houd een stemming
De veiligste manier voor medewerkers om hun mening te laten horen, is als onderdeel van een groep. Een effectieve manier om de mening van het personeel te horen is door ze als groep te laten stemmen. Dit kan door middel van hand opsteken, maar er zijn ook allerlei manieren om via mobiele telefoons een stemming te houden.
#6. Maak het minder intimiderend
Zelfs de meest assertieve medewerker kan het eng vinden om voor al zijn collega’s zijn hand op te steken en zijn mening te geven. Zorg dus voor een manier waarop mensen hun vragen of mening kunnen geven in een intiemere setting. Deel bijvoorbeeld de groep op in kleinere groepjes waarbij de teamleden gezamenlijk hun vragen en zorgen kunnen formuleren. Laat de groepen een woordvoerder aanstellen en als groep hun conclusies delen. Omdat de ideeën geformuleerd zijn als groep, is het minder eng om die te uiten.
#7. Stel zelf een vraag, in plaats van te vragen of er nog vragen zijn
Zelfs in de meest open bedrijfscultuur is er altijd de angst voor medewerkers om voor dom te worden versleten als ze een vraag stellen. Maar als je als leidinggevende een vraag stelt (bijvoorbeeld: ‘Wat zijn de risico’s bij het invoeren van een dergelijke maatregel?’) dan zijn er minder risico’s bij het spreken.
#8. Ga niet voor ze staan, maar naast ze zitten
De forumdiscussie is het go-to model geworden als bedrijven de mening van de medewerkers willen horen. Maar veel mensen vinden het eng om voor een grote groep hun mening te geven. Zoek dus als manager de medewerkers op in kleinere groepen (8 tot 12 mensen) om een gesprek te houden. Begin daarbij met het uiteenzetten van het onderwerp, maar beperk jezelf daarna tot facilitator en laat de medewerkers bedenken wat ze willen bespreken.
#9. Presenteer jezelf niet als alwetende expert, maar stel vragen
Als je als leider pretendeert de wijsheid in pacht te hebben, ontmoedig je anderen binnen het bedrijf om vragen te stellen. Maar als je er een gewoonte van maakt om vragen te stellen (‘Wat is je ervaring hiermee?’ ‘Heb je een idee voor hoe we hiermee om moeten gaan?’), geef je als leider het goede voorbeeld.
#10. Laat je zien op de werkvloer
Als de enige keer dat je medewerkers je zien is als je op een podium staat, zullen ze zich niet op hun gemak voelen om hun mening te geven. Maar hoe meer je mensen je in een informele setting zien, hoe meer ze zich op hun gemak zullen voelen bij je. Vraag mensen waar ze aan werken, of ze tegen obstakels aanlopen en wat jij als baas kunt doen om ze te helpen. Als mensen gewend zijn om informeel hun mening te geven, zullen ze dat ook doen als je op een podium staat.
