Nieuwkomer InvoiceSharing lijkt door te hebben hoe digitaal factureren moet, en groeit tegen de klippen op.
Jeroen Volk, ceo van InvoiceSharing, blijft er op hameren: veel facturen zijn helemaal geen factuur. Althans, ze voldoen niet aan alle wettelijke eisen daarvoor. Staat het btw-nummer van zowel crediteur als debiteur erop? Is elke post voorzien van een aparte BTW-regel? Muggenzifterij ja, tot de Belastingdienst het in zijn hoofd haalt eens wat zout op slakken te komen leggen. "Een Pdf'je sturen is een leuk idee dat de postbode overbodig maakt, maar het is geen factuur."
Inkoopsoftware
Registeraccountant Volk was onder meer financieel directeur bij het beursgenoteerde biotechbedrijf Crucell, voordat hij koos voor het ondernemerschap. Hij stortte zich in 2005 op TBlox, een kleine aanbieder van software waarmee bedrijven hun inkoopproces stroomlijnen. Samen met twee compagnons wist hij TBlox de afgelopen jaren flink uit te bouwen: inmiddels levert het software voor inkoop, verkoop, administratie en HR aan klanten van formaat als GE Healthcare en Volvo, maar ook aan KPN, C1000, zorginstellingen, banken en Overtoom.
Cloud
En omdat Volks bedrijf de software van begin af aan online als dienst levert, mag het zich tegenwoordig cloudaanbieder noemen. Dat liet de afdeling marketing zich geen twee keer zeggen: TBlox presenteert zichzelf tegenwoordig als businesscloud, met 'apps' in de eigen app store. "Maar we hebben nooit iets anders gedaan," relativeert Volk. "In 2005 kregen we nog vragen over ons online model: is het wel veilig als mijn klantgegevens op jullie servers staan? Vanaf 2008 veranderde de tijdgeest en bleven die vragen steeds vaker achterwege. Nu moet je klanten die enthousiast met sommige clouddiensten bezig zijn, bijna tegen zichzelf beschermen: zorg dat je blijft voldoen aan alle regels. Zorg dat je twee internetverbindingen hebt, en nog een mobiel datakaartje in de kast. We hebben zorginstellingen als klant die dagelijks 10.000 mensen eten en medicijnen moeten geven. Als daar de inkoop stilvalt, heb je toch echt een probleem."
Nooit meer installeren
CLOUD ONDER DE KAP
Achter de schermen groeit TBlox met de cloud mee. Aanvankelijk kon het de groei nog aan met servers in eigen huis, beheerd door eigen personeel. Later verhuisden de machines naar een datacenter buiten de deur. Maar de steeds zwaardere eisen die aan de techniek worden gesteld, leidden ertoe dat Volk ook voor zijn eigen systemen de cloud opzocht. Zijn (huur)servers draaien nu bij het Amerikaanse Rackspace in Londen en de VS. Exclusief voor zijn bedrijf, waarmee Volk een private cloud afneemt.
Daarmee is hij niet goedkoper uit, maar wat Rackspace hem levert, krijgt een bedrijf als het zijne niet voor elkaar: "Mensen die je 24 uur per dag kunt bellen als er iets is. Ze hebben absolute cracks in dienst die de laatste technologie snappen en elk jaar de allernieuwste allersnelste hardware installeren. De allerbeste systeembeheerders zouden zich doodvervelen bij ons. Ik heb afgescheid genomen van mijn laatste systeembeheerder. Best bijzonder, voor een softwarebedrijf."
Waarom een Amerikaanse leverancier? "Ze zitten dichtbij onze klanten in Amerika: dat scheelt in de snelheid, die is afgenomen op de transatlantische internetverbindingen. In Nederland konden we geen enkele partij vinden waaraan we alles konden uitbesteden." Rackspace heeft een Brits datacenter, zodat de data van Europese klanten van Volk het continent niet verlaten – belangrijk om te voldoen aan privacywetgeving.
"Het wordt regelmatig geaudit en beschikt over alle certificaten die bewijzen dat ze veilig en volgens alle privacy- en accountancyregels werken, iets wat mijn klanten ook moeten kunnen aantonen als ze met ons werken."
Het nadeel van de private cloud is wel dat je overcapaciteit klaar hebt staan om piekverkeer op te vangen. "We kijken nu of we het kunnen combineren met de publieke cloud. Die gebruiken we al voor InVoiceSharing: dat is geen zware software, maar facturen die hun piekmomenten kennen doordat veel aankomt op de laatste dagen van de maand. In de publieke cloud zijn de kosten aanzienlijk lager, terwijl die hyperschaalbaar is. Als het druk wordt, staat er binnen twintig minuten extra servers bij."Doordat Volk en de zijnen hun software online aanboden, konden ze die doorontwikkelen, zonder klanten lastig te vallen met de 250 updates die dat jaarlijks oplevert. "Bij een pakket dat op alle pc's draait, moet het hele bedrijf op zijn kop om een nieuwe versie te installeren. Daardoor haal je het niet in je hoofd om vaker dan 1 keer per jaar een verbetering in te voeren. Bij onze clouddienst log je in en krijg je de nieuwste versie. Maar ik heb ook banken als klant, die één keer per jaar een update willen omdat dat beter in hun processen past." Tussen het virtuele gereedschap voor kassasystemen, projectmanagement en meer school één 'app' met zo veel potentie, dat die is neergelaten in een spin-off.
Facturen via de cloud
InvoiceSharing heet sinds afgelopen november de startup die digitaal factureren vanuit de cloud mogelijk maakt. "We waren onze eigen digitale factuursoftware aan het creëren die heel mooi aansluit op onze factuurscanner. Dat is heel goed voor de omzet, maar het is niet open, terwijl wij daar heel erg in geloven: laat de klant maar kiezen wat hij wil. Het digitale factureren hebben we daarom apart gezet. Onze concurrenten moeten de beschikking krijgen over de factuursoftware, en wij verwerken ook net zo lief digitale facturen van andere aanbieders, zonder dat dat extra kost."
Gratis voor crediteuren
Want dat is de crux, en misschien de reden waarom digitaal factureren of e-invoicing niet zo'n vaart loopt: je moet je leveranciers zo ver zien te krijgen dat ze die digitale facturen ook gaan sturen. InvoiceSharing houdt dat daarom zo laagdrempelig mogelijk: geen software installeren of entreegeld betalen: gewoon inloggen en gaan, zoals dat hoort bij een cloudservice. "Het versturen van een factuur moet gewoon gratis zijn, punt. Bij ons kan groot en klein gratis aan de slag. Je voert je gegevens in en het systeem vult alle ontbrekende gegevens aan. We controleren onderweg ook onder meer of alle kvk-gegevens van je debiteur nog kloppen."
Debiteur betaalt
"Wij richten ons op de crediteurenadministratie: als die geen facturen meer hoeft over te tikken, bespaar je veel. Pas als je de digitale facturen rechtstreeks in je boekhouding wil laten lopen en in de cloud wil laten bewaren, vragen we daarvoor geld: een kwartje per factuur. Maar als je weet dat een hele goede kracht maximaal 9000 facturen per jaar kan verwerken, is dat sommetje snel gemaakt." Veel crediteuren zijn snel te overtuigen van de voordelen van digitale facturen via de cloud, als hun klanten ze daarvoor uitnodigen. "Uiteindelijk kunnen we beloven dat elke klant binnen zestig dagen zestig procent van zijn facturen digitaal krijgt aangeleverd door zijn leveranciers."
Vliegende start
Het gaat hard met InvoiceSharing. Het maakte wel een vliegende start door klanten van TBlox mee te nemen, maar met twee miljoen facturen per jaar is het al geen onbeduidende partij meer in zijn branche. "De markt is erg versnipperd: Europa's grootste aanbieder doet er vijftig miljoen. Er zijn heel veel partijen actief met allerlei deeloplossingen die levensgevaarlijk zijn: ik noem het Russische roulette met digitale facturen. Het lijkt wel makkelijk maar een goed systeem moet voldoen aan alle wettelijke eisen, het moet gebruiksvriendelijk zijn en je wil niet eerst lidmaatschapsgeld moeten betalen voordat je aan de slag kunt. Op kantoor accepteren mensen niet meer dat software ingewikkelder is dan thuis."
Investeerders zoeken
Volk zit nu nog in Rotterdam, pal tegenover het station met een fenomenaal uitzicht over de stad. Maar waar hij eigenlijk wil zijn, is de VS. "Daar ligt de markt op dit moment. Daarom gaan we daar ook op zoek naar investeerders voor groeikapitaal en een goed netwerk."
