Bedrijfsbestanden uitwisselen via de mail is niet alleen ouderwets en vaak onhandig, het kan je zelfs rechtszaken kosten.
Iedere week krijgen we gemiddeld 96 e-mails binnen. Veel daarvan bestaan nog steeds uit documenten die we delen met onze collega’s. Om veel redenen een onhandige activiteit laat onderzoek van CTBxRM zien. Namens het onderzoeksteam geeft Yuri Ramdhani waarom documenten met elkaar delen via de e-mail verleden tijd moet zijn.
Waarom we minder email moeten gebruiken
1. Minder fouten
De belangrijkste oorzaak van fouten binnen bedrijven zijn mensen die werken op basis van slechte of verouderde informatie. Door te zorgen voor een overzichtelijk systeem waarin duidelijk bij te houden is wat de meest recente versie van een bestand is kan die foutenlast volgens Ramdhani met waarschijnlijk 20 tot 25 procent worden teruggedrongen.
2. Minder zoekkosten
Een onvindbaar word-bestandje opsporen loopt al snel in de kosten. Gemiddeld betalen bedrijven 15 euro voor het zoeken en in gebruik nemen van één bestand. Daar zijn dus ook de wél goed opgeslagen bestanden bij opgenomen. Bij bestanden die niet gedocumenteerd zijn is het gemiddelde 85 euro.
3. Geen documenten meer kwijt raken
Nog erger dan het kwijt zijn van klauwen met geld aan het zoeken naar bestanden is het volledig kwijt zijn van diezelfde documenten. Volgens het onderzoek van Ramdhani raakt 7 procent van de bestanden volledig kwijt. Het opnieuw aanmaken van bestanden kost 180 euro per stuk.
4. Print – en portokosten
Per dag printen we gemiddeld 16,1 velletjes papier voor ons werk. Kosten die volgens Ramdhani met 20 tot 30 procent teruggebracht kunnen worden door op een overzichtelijke manier bij te houden welke bestanden waar zijn opgeslagen.
5. Risico’s minimaliseren
Je kunt een rechtszaak verliezen door een verloren word-document. Uit ervaring van één van zijn klanten weet Ramdhani dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. Het bedrijf was de zogeheten schoon grond verklaring kwijtgeraakt. Dat document was de basis voor een vergunning, tijdens een rechtszaak was het allemaal niet meer aan te tonen.
Als je dan overgaat op een zogeheten documentmanagementsysteem (DMS) en bijbehorende werkwijze moet je volgens Ramdhani je door een partner aan de hand mee laten nemen. 'Het zit zo in de genen om alles in mapjes op te slaan, die verandering onderschatten veel bedrijven.'
Bij de keuze voor een specifiek systeem zijn de beste technische snufjes niet het belangrijkste. 'Focus op de korte termijn en het snelle gebruiksgemak.'
