In uw zoektocht naar een nieuwe werknemer ziet u door de bomen het bos niet meer. Hoe maakt u uit alle sollicitanten de juiste keuze? Deel 2 van het werving & selectieproces: sollicitatiebrieven selecteren.
Nadat de vacature is geschreven en uitgezet, is het wachten op de reacties. Maar wat doet u met de binnengekomen
Zoektocht naar nieuwe werknemer
Komende weken presenteert Ondernemer in Business iedere week een nieuw onderdeel van het werving & selectieproces op MT.nl.
Vandaag deel 2: sollicitatiebrieven
Deel 1: vacature sollicitatiebrieven? Ondernemer in Business biedt een stappenplan om uit alle reacties de beste kandidaat te selecteren.
1. Stuur een bevestigingsbrief
Stuur een standaard bevestigingsbrief of -mail op iedere ontvangen sollicitatiebrief. Het kost niet veel tijd, maar geeft de sollicitanten wel het gevoel dat er serieus met hen wordt omgesprongen. Daarnaast bespaart een standaardreactie u vele onnodige telefoontjes van sollicitanten die willen weten of hun brief goed is aangekomen en wanneer ze een reactie van u kunnen verwachten.
2. Lees de brieven pas na de sluitingsdatum
Hoe verleidelijk het ook is om direct een binnengekomen brief met cv te lezen en te beoordelen, het is verstandiger daarmee te wachten tot de sluitingsdatum is verstreken. Door te wachten tot alle sollicitatiebrieven binnen zijn, geeft u alle kandidaten evenveel kans. En door alle brieven vlak na elkaar te lezen, voorkomt u dat u zo enthousiast bent over één kandidaat, dat u latere reacties niet goed meer doorneemt. Het zou zonde zijn als u daardoor een – op papier- nog geschiktere kandidaat misloopt.
3. Ruim voldoende tijd in
Aan de hand van de ontvangen sollicitatiebrieven maakt u een keuze wie u wel en niet op sollicitatiegesprek uitnodigt. Hoeveel tijd u kwijt bent met het selecteren van de brieven, hangt volledig af van de hoeveelheid ontvangen reacties. Met een totaal van vijf brieven moet u er in een middagje echt wel uit zijn, terwijl u voor 500 brieven wel wat meer dagdelen moet uittrekken.
4. Maak een plan van aanpak
Op basis waarvan maakt u een selectie van de sollicitanten die u uitnodigt op gesprek? Werk hiervoor bij voorkeur met zijn tweeën. Spreek een beoordelingssysteem af; bijvoorbeeld iedere brief een cijfer gevend of met plus- en mintekens werkend. Maak vervolgens vier stapels, te weten:
- afwijzingen
- twijfelgevallen
- geschikte kandidaten
- kandidaten die aan wilt houden
5. Beoordeel de brieven en cv’s
Vervolgens maakt u eerst een grove schifting om zo steeds verder op detail te selecteren. Beoordeel eerst in grote lijnen de motivatiebrief. Kijk vervolgens naar het cv en bekijk of de kandidaat überhaupt aan de minimale vereisten voldoet. Denk hierbij aan diploma’s, ervaring en speciale vaardigheden. Lees vervolgens kritisch de motivatiebrief en het cv door, totdat u ongeveer drie geschikte kandidaten over heeft. Deze kandidaten nodigt u uit voor een sollicitatiegesprek.
Hebben veel meer goede kandidaten gereageerd? Probeer het aantal uitnodigingen toch te beperken. Maak eventueel nog een schifting voor de reservelijst. Mochten de kandidaten op het sollicitatiegesprek toch tegenvallen, dan kunt u altijd nog de reservekandidaten uitnodigen.
6. Verstuur de uitnodigingen en afwijzingen
Nu u uit alle brieven uw keuze heeft gemaakt, stuurt u alle sollicitanten een brief. Allereerst aan de kandidaten die u wilt uitnodigen op gesprek. Ook als u ze telefonisch het goede nieuws meedeelt en in overleg een gespreksdatum afspreekt, is het verstandig om alle zaken samengevat in een brief te vermelden.
Dan is er nog de categorie reservekandidaten. Sommige bedrijven kiezen ervoor hen niets te laten weten, totdat ze een nieuwe werknemer hebben gevonden. Echter, de kans is groot dat de kandidaten argwaan krijgen als ze te lang niets horen. Een brief waarin u laat weten ze op de reservelijst te plaatsen, is dan een goed alternatief.
Tot slot zijn er nog de afwijzingen. Ook deze categorie stuurt niet iedere organisatie een nette afwijzingsbrief. Dat levert ze in de meeste gevallen echter een hoop telefoontjes van sollicitanten op die zich afvragen of ze nog wat te horen krijgen en/ of waarom ze zijn afgewezen. Naast dat het versturen van een afwijzing u uiteindelijk dus tijd bespaart, levert het u bij de meeste sollicitanten ook goodwill op. Immers, uw bedrijf laat wederom zien dat u sollicitanten netjes behandeld. Dat kan u op een later moment altijd nog goed van pas komen.
De sollicitanten die u niet voor deze functie geschikt acht, maar mogelijk wel – op termijn -voor een andere functie binnen het bedrijf, stuurt u in ieder geval een afwijzingsbrief. Maak daarin duidelijk dat u ze graag in uw bestand houdt om ze te benaderen wanneer een andere relevante functie vrijkomt binnen het bedrijf.
U heeft alle sollicitatiebrieven doorgenomen en een keuze gemaakt. De volgende stap in het werving & selectieproces is het voeren van de sollicitatiegesprekken. Volgende week leest u op MT.nl de tips om een sollicitatiegesprek te voeren.
Op Ondernemer in Business vindt u het volledige stappenplan voor het werving & selectieproces.
