Door de recessie zijn er grote kortingen te bedingen voor bedrijven die hun ict-behoeftes willen outsourcen. Maar managers moeten wel oppassen hóe ze dat doen. "De sector maakt structurele veranderingen door."
Voor ict-outsourcers in India lijkt de wereldrecessie op het eerste gezicht nog mee te vallen. Ondanks de kredietcrisis en het omvallen van belangrijke Amerikaanse klanten als Bear Stearns en Lehman Brothers groeide de sector vorig jaar met vijftien procent tot 47 miljard dollar. Toch steken die cijfers mager af bij het topjaar 2007, toen de omzet van Indiase ict-outsourcers met maar liefst 35 procent toenam. En volgend jaar zal de groei slechts zes tot zeven procent bedragen, voorspelt het Amerikaanse ict-adviesbureau Tholons.
Die trend is niet zo paradoxaal als het lijkt. In tijden van laagconjunctuur neemt de vraag naar outsourcing weliswaar toe, maar dat is doorgaans pas het geval als de bodem is bereikt en ondernemingen hun reserves willen opbouwen zonder personeel aan te hoeven nemen. Aan het begin van een recessie noopt de economische onzekerheid veel bedrijven juist tot drastische bezuinigingen, waarbij outsourcings-projecten vaak op de lange baan worden geschoven.
Ict-managers hebben de komende maanden dan ook een uitgelezen mogelijkheid om kortingen te bedingen of om lopende contracten opnieuw uit te onderhandelen. Volgens het Amerikaanse ict-onderzoeksbureau Gartner zullen de kosten van outsourcing tussen de vijf en twintig procent dalen, met name op het gebied van network services en het hosten van applicaties. De buyer's market stelt menig Fortune 50-onderneming nu al in staat om prijsverlagingen van tien tot vijftien procent te eisen. En ook de kleinere bedrijven pikken een graantje mee. Zo wist Vizu uit San Francisco, dat de effectiviteit van online advertenties meet en waar vijftien mensen werken, onlangs de kosten van een nieuw outsourcingscontract met maar liefst 25 procent omlaag te praten.
Ongewenste effecten
Dat betekent echter niet dat ict-managers geen moeite hoeven te doen om de contractbesprekingen voor beide partijen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zelfs in een recessie geldt dat je uiteindelijk krijgt waar je voor betaalt. Goedkoop kan tot duurkoop leiden, vooral als de onderhandelingen met het mes op tafel worden gevoerd. Een onderneming die uitbesteedt geeft immers de controle uit handen van vaak vitale bedrijfsfuncties, zoals infrastructuur en applicaties. Wie koste wat kost de laagste prijs probeert te bedingen, loopt het risico dat de service-verlening daar ook een tik van meekrijgt, een ongewenst effect dat Gartner ‘de lelijke werkelijkheid van outsourcing' noemt. Voor een service provider geldt immers dat hoe kleiner en minder winstgevend het contract is, hoe lager de prikkel om in de zakenrelatie te blijven investeren. "In economisch moeilijke tijden zien we keer op keer dat managers te veel terugvallen op kortetermijndenken," aldus Gartner-onderzoeker Ben Pring. "Dat kan tot hele slechte deals leiden."
Ondernemingen doen er volgens hem dan ook goed aan om zich niet te laten verblinden door acute kostenbesparingen, en goed te kijken naar de ict-behoeften voor in de toekomst. Omdat de economische onzekerheid op dit moment menig outsourcer tot wanhoop drijft is het bovendien raadzaam om speciale aanbiedingen, hoe aantrekkelijk ook, in alle rust te overwegen. Wie eenmaal de beslissing tot outsourcen heeft genomen, zit er immers vaak voor jaren aan vast.
Rightsourcing
Een dergelijk langetermijndenken is des te belangrijker omdat de sector momenteel structurele veranderingen doormaakt, zegt James Staten, analist bij het Amerikaanse Forrester Research. Nu de miljardencontracten die aan het begin van de eeuw waren afgesloten niet de verwachte efficiency en kostenbesparingen blijken te hebben opgeleverd, hebben grote bedrijven als IBM en AT&T besloten om hun outsource-beleid opnieuw tegen het licht te houden. Het gevolg is dat toekomstige projecten niet alleen bescheidener zullen zijn, maar ook doelgerichter. "Je moet hierbij denken aan uitbestedingen die een kleiner deel van de infrastructuur omvatten, zoals een specifieke applicatie of business service," zegt Staten, die het verschijnsel omschrijft als ‘strategisch rightsourcen'. Grote bedrijven nemen hierbij de volledige sector onder de loep en bepalen vervolgens op basis van de zwakke en sterke kanten met welke outsourcer ze in de toekomst verder willen gaan.
Ook het type werk dat uitbesteed wordt is volgens Staten aan verandering onderhevig. "Voorheen gaven bedrijven een bepaalde service aan de outsourcer en keken ze er vervolgens niet meer naar om. Nu zie je steeds vaker dat ict-managers voor een hybride vorm kiezen, waarbij ze essentiële componenten in eigen huis houden en die vervolgens managen door middel van cloud computing of andere goedkope internet-applicaties." Daarnaast trainen veel bedrijven volgens Staten hun ict-afdelingen om uitbestede diensten te koppelen aan hun eigen interne projecten.
Verborgen besparingen
Om optimaal gebruik te maken van deze nieuwe vorm van outsourcing kan een onderneming het best beginnen met een grondig zelfonderzoek, aldus Staten. "Als bedrijf moet je weten welke services je intern het best kan afhandelen. Heb je die analyse eenmaal gemaakt, dan kun je op zoek naar een outsourcer om de hiaten op te vullen."
Hoewel het kostenplaatje uiteindelijk een doorslaggevende factor is, waarschuwt Staten ervoor om niet te beknibbelen op kwaliteit. "Strategisch rightsourcen leidt in veel gevallen niet direct tot onmiddellijke kostenbesparingen. Wat je er wel mee bereikt is dat je personeel de mogelijkheid krijgt om zich te concentreren op essentiële projecten. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om intern twintig nieuwe services te ontwikkelen als je maar zestig mensen in dienst hebt. Als het uitbesteden van die diensten ertoe leidt dat je eigen mensen voortaan de handen vrij hebben om bestaande projecten efficiënter uit te voeren, dan ben je uiteindelijk wel degelijk goedkoper uit."
Bij het sluiten van de beste deal is het vervolgens van belang om alternatieven achter de hand te hebben. "Als je slechts één outsourcer kent, dan is het moeilijk onderhandelen. In dat geval is het wellicht raadzaam om een deskundige, zoals bijvoorbeeld een consultant in te schakelen." Bij aflopende contracten raadt Staten ict-managers aan om pas tot tot onderhandelen over te gaan als ze ook daadwerkelijk bereid zijn om eventueel weg te lopen. "Verhuizen naar een andere outsourcer kan een tijdrovend en ingrijpend proces zijn, waar met name kleinere bedrijven vaak tegenop zien. Maar alles is beter dan doorgaan met een bestaande outsourcer die niet aan je behoeftes blijkt te kunnen voldoen."
Tot slot is het van belang om de interne capaciteit op te bouwen om de uitbestede projecten te kunnen managen. Met name als het gaat om meer dan één outsourcer is het cruciaal om de infrastructuur zo aan te passen dat de opdrachtgever controle houdt over hoe de verschillende services worden geïntegreerd, aldus Staten. "Vergeet niet dat de kopers het momenteel voor het zeggen hebben. Outsourcers zullen zich daar de komende tijd in moeten schikken."
India's Enron-schandaal
Indiase outsourcers hebben niet alleen te lijden onder een beroerde wereldeconomie. Ook de geloofwaardigheid van de sector heeft flinke klappen opgelopen, nadat een van de grootste spelers schuldig bleek aan een omvangrijke boekhoudkundige fraude. Satyam uit Hyderabad was de op drie na grootste outsourcer van India, met meer dan vijftigduizend werknemers en klanten als Microsoft en General Electric. Totdat eind vorig jaar oprichter Ramalinga Raju in een brief aan de Bombay Stock Exchange meedeelde dat hij in de loop der jaren een miljard dollar aan inkomsten had verzonnen. De bekentenis leidde tot een gevangenisstraf voor Raju en een dramatische koersval van het aandeel. In april nam branchegenoot Tech Mahindra voor een slordige zeshonderd miljoen dollar een meerderheidsbelang in Satyam, dat in het Sanskriet ‘waarheid' betekent.
India is nog steeds dominant…
De beste acht plekken om te outsourcen
1. Bangalore, India
2. Chennai, India
3. Delhi, India
4. Hyderabad, India
5. Mumbai, India
6. Pune, India
7. Dublin, Ierland
8. Makati City, de Filippijnen
… maar de rest van Zuidoost-Azië is in opkomst
De top 8 van meest belovende nieuwe plekken om te outsourcen
1. Cebu City, de Filippijnen
2. Sjanghai, China
3. Beijing, China
4. Ho Chi Minh City, Vietnam
5. Krakow, Polen
6. Kolkata, India
7. Caïro, Egypte
8. São Paulo, Brazilië
(bron: Global Services / Tholons)
