Reed Elsevier was digitaal, hoog tijd voor de volgende stap. 'Als we dit niet doen, zijn we vroeg of laat out of business.'
Begin september bouwde Reed Elsevier een enorme lanceerinstallatie op een kantoordak, ergens in Amsterdam Zuidoost. Doelwit? Een kolossale schietschijf een gebouw verderop. Projectielen? Pc's. De uitgever nodigde zijn klanten uit om op symbolische wijze afscheid te nemen van hun eigen servers. De afgedankte ijzeren bakken crashten voor de laatste keer: ze spatten met veel kabaal uiteen op het doel. Het heeft een goed filmpje opgeleverd en de belastingadviseurs genoten als kleine kwajongens, maar Elsevier is het ondertussen ernst. Het is echt hoog tijd dat klanten hun aangifteprogramma's, maar ook de klantinformatie en alle andere fiscale systemen op laten gaan in de cloud, zo vindt het bedrijf.
Van Almanak naar Nextens
Elsevier doet wat dat betreft een consequente stap. De eerste papieren Belastingalmanak was er in 1956. Toen de pc opkwam, verscheen dat boekwerk ook op floppy's, en weer later op cd-rom. De naslagwerken, aangiftesoftware en andere informatie worden inmiddels al meer dan tien jaar online en als downloads aangeboden. En nu de technologie cloud computing mogelijk maakt, is het tijd voor een platform dat Elsevier Nextens heeft gedoopt.
Efficiency en kwaliteit
Uitgeefdirecteur Sander de Groot belooft nogal wat met zijn nieuwe clouddienst. 'We hebben 750 klanten geïnterviewd om erachter te komen hoe ze hun werk doen. Waar worden ze blij van? Wat frustreert ze? De belastingadviesmarkt blijkt enorm in beweging. De prijzen van het standaardwerk staan onder druk, onze klanten willen meer tijd vrijspelen voor hoogwaardiger advies dat meer waarde toevoegt. Wij denken dat technologie zowel de efficiency als de kwaliteit van de adviezen kan verbeteren.'
Geen backups en updates meer
Hoe dat zo? De efficiency zit hem deels in de tijdwinst die cloud computing belooft: 'Je neemt een hele hoop gedoe weg rond het gebruik van desktopsoftware. Een gemiddelde adviseur wordt chagrijning van dingen die hem afleiden van zijn adviespraktijk. Een database installeren? Dat haalt hem uit zijn flow.' Volgens De Groot sluiten de softwarepakketten die Elsevier nu levert, redelijk op elkaar aan. 'Maar als je alles op één plek via de browser aanbiedt, is het veel simpeler heen en weer schakelen tussen de verschillende modules. Iets als iemands inkomen hoef je nog maar één keer in te vullen, de BTW-aangifte check je tegen de omzetgegevens.' De volgende stap is dat alle relevante en actuele vakinformatie bij elk invulveld oproepbaar is. 'We integreren als het ware onze aangifte- en adviesproducten, en dat komt de kwaliteit van je adviezen ten goede.'
Niet inhaken op de hype
60 procent van alle fiscalisten en andere adviseurs gebruiken de software van
Reed Business Media;
95 procent van de markt heeft een Belastingalmanak in huis;
50 procent van alle klanten zijn als het aan De Groot ligt eind 2014 over naar de Nextens-cloud
De Groot gaat met zijn softwareaanbod niet de cloud in om in te haken op de hype. 'We bekijken al sinds 2009 wat de mogelijkheden zijn. We hebben ons regelmatig laten adviseren door diverse aanbieders en onze eigen specialisten, maar de technologie was er lange tijd nog niet klaar voor. Er wordt enorm veel gerekend in onze software, het is veel ingewikkelder dan boekhouden en dat vraagt nogal wat van de servers. Dat maakte het inzetten van de cloud een tijdlang ook te duur: de prijs van onze software zou erdoor verdubbelen.' Nadat een proof of concept had bewezen dat de techniek er klaar voor was en alle ins en outs rond de veiligheid en wetgeving waren geanalyseerd, besloot Elsevier begin 2012 tot de overstap naar de cloud.
Van de grond af
Dat werd de cloud van Microsoft. 'Er zijn een hele hoop aanbieders, op dit moment geldt Microsoft als één van de meest betrouwbare en best beveiligde platforms.' De afgelopen anderhalf jaar is met man en macht geprogrammeerd om de software naar de cloud over te brengen. 'We moesten helemaal terug naar de tekentafel. Er zijn veel verbeteringen doorgevoerd in de software, maar we wilden de gebruikers op hun scherm een vertrouwde, betere ervaring zouden krijgen. Daarvoor hebben we verschillende malen testversies van het ontwerp aan ze voorgelegd. Dat heeft allemaal veel tijd gekost, en maakt Nextens tot de grootste investering die we als Reed Business Media de afgelopen jaren in Nederland hebben gedaan; de overgang van floppy naar online was hierbij vergeleken simpel.'
Veiligheid
De Groot heeft ongetwijfeld een cloudproduct laten bouwen dat klinkt als een klok. Maar hoe overtuig je klanten van nut en noodzaak van het afdanken van hun lokale servers? 'Wij waren natuurlijk ook nieuwsgierig hoe klanten zouden reageren op de veiligheid en betrouwbaarheid van de cloud. We komen regelmatig bij ze, vragen weleens of we hun hardware mogen zien en dan kom je af en toe verouderde constructies tegen, soms houtje-touwtjewerk. Backups worden wel gemaakt, maar die gaan vaak mee naar huis. De vraag is hoe veilig ze op dit moment bezig zijn, hoewel genoeg partijen zelf al met datacenters werken.'
Privacy
En hoe zit het met de privacy van alle belastingplichtigen? 'We hebben onze juristen en technici laten bekijken hoe we aan alle privacywetgeving kunnen voldoen en daarover met Microsoft afspraken gemaakt. Op grond van Europese wetgeving mag data van Europese burgers de EU niet verlaten, die garantie hebben we dan ook: alles blijft in datacentra in Ierland en Nederland. Wat het meekijken door Amerikaanse justitie betreft, dat speelt vooral bij Amerikaanse datacentra. We hebben binnen de contracten en de bestaande technische structuur het maximale geregeld om de privacy te waarborgen. Gelukkig geven klanten ons het vertrouwen: als Elsevier erachter staat, zal het wel goed geregeld zijn.'
Beschikbaarheid
Volgens De Groot maken zijn afnemers zich toch de meeste zorgen over de betrouwbaarheid van die nieuwe manier van werken. 'Kan ik altijd bij mijn data? Werkt het altijd? Verlies ik er geen uren aan? En natuurlijk: hoe zit het als ik wil overstappen naar een andere aanbieder? Ik kan ze op alle punten gerusstellen: we zijn verplicht te zorgen dat ze bij vertrek hun data kunnen overbrengen. En zolang er internetverbinding is, werkt ons systeem. Die bottleneck zit eerder in de verbinding van de klant.'
Overstappen
Nextens is deze maand dus officieel 'gelanceerd', en bevat als eerste het IB-pakket – de andere software volgt de komende maanden. Zo'n 200 klanten handelen de IB-aangiftes inmiddels af vanuit de Nextenscloud en doen hun klantenadministratie in het systeem. 'We begeleiden iedereen bij die overstap, waarbij extra software ervoor zorgt dat alle data wordt overgezet. Tot nu toe krijgen we veel positieve reacties, maar je komt natuurlijk altijd zaken tegen die je tevoren niet had bedacht. Een database van klanten kan beschadigd zijn of net op een andere manier ingericht.'
Prijsmodel
De cloud vergt in veel gevallen een nieuw prijsmodel. Bij Elsevier blijft de aanpassing beperkt, doordat de software al via een abonnementsmodel werd geleverd. 'De prijzen voor de applicaties blijven hetzelfde, maar we vragen wel een service fee voor het gebruik van ons platform: gemiddeld 15 euro per maand.' Dat is een vrij makkelijk sommetje voor veel klanten: als ze hun eigen uurtarief of dat van hun systeembeheerder tegenoverzetten, zijn ze er al snel uit.
Klanten overtuigen
Elsevier rekent erop dat een groot deel van zijn klanten de voordelen inziet van het werken via de cloud en overstapt. Maar de cloudweigeraars worden ook bediend: de softwarepakketten worden blijvend ondersteund. Hoe lang nog? 'Dat bepaal ik niet, dat bepaalt de markt. Zolang er behoefte aan desktopsoftware is, blijven we die leveren. Nou ja, als we echt weinig klanten overhouden, wordt die wel duurder.'
Upside
Voor Elsevier is het investeren in twee productlijnen wel extra kostbaar. 'Ja, dat is niet anders. Maar het domste wat we nu kunnen doen is iedereen verplicht overzetten naar de cloud. De upside is voor ons dat we nu een systeem hebben waarin we pakketten en content aan elkaar kunnen koppelen. Als nu iemand af en toe een aangifte successierechten doet, kunnen we voorstellen: probeer die module eens een keer gratis. Daarnaast kunnen we nu ook samenwerking opzoeken met andere leveranciers van crm-software of boekhoudpakketten in de cloud. Er zijn mooie mogelijkheden voor cross- en upselling.'
Out of business
Al met al is de overgang naar de cloud, net als jaren geleden de stap van papieren naar digitale producten, een ontwikkeling die je, zelfs al zou het het willen, niet tegenhoudt, stelt De Groot. 'Vergelijk het met de smartphone, waar we in 2009 ook nog een beetje lacherig tegenover stonden. Wij denken ten eerste dat we nu een heel aantrekkelijk platform hebben waar onze klanten hun werk beter door kunnen doen. En ten tweede: er komen vroeg of laat andere partijen onze markt op vanuit de cloud. Als we dit aanbod niet zouden hebben, zouden we vroeg of laat out of business zijn.'
Bekijk hier hoe Nextens de servers voor de laatste keer laat crashen:
Gratis kennissessie
Benieuwd hoe je succesvol de cloud instapt? Laat je op 21 november 2013 inspireren door het succes van Plan Nederland en krijg waardevlle tips van expert Sander Duivestein.
Meld je vandaag nog aan voor de gratis kennissessie Succes met de cloud.
