Managers zijn tevreden over de vergaderingen die ze bijwonen. Driekwart vindt ze effectief, de helft noemt ze productief. Wel duren meetings te lang, en ontbreekt het nog al eens aan goed voorzitterschap.
Van alle managementtaken is vergaderen misschien wel het meest omstreden. Het hoort erbij, maar van harte gaat het allemaal niet. Ze duren te lang, we doen het te vaak en of ze altijd opleveren wat ze beloven is nog maar de vraag. Tijd om eens in kaart te brengen hoe het MT-lezerspanel omgaat met dit fenomeen.
Allereerst blijkt vergaderen gemiddeld ruim tien uur per week in beslag te nemen. Dat lijkt een redelijke hoeveelheid: ruim een kwart van de ondervraagden (26 procent) zit daar net onder met vijf tot tien uur, gevolgd door een groep die er minder dan vijf uur aan kwijt is (25 procent). Maar dan. De restgroep (46 procent) zit boven het gemiddelde. Van deze groep vergadert 18 procent wekelijks tien tot vijftien uur, nog eens 12 procent zit vijftien tot twintig uur in een meeting en een zorgwekkende 17 procent van de ondervraagde managers zit meer dan twintig uur per week in overleg. Het zal niemand verbazen dat vergaderen zit ingebakken in veel bedrijfsculturen. Op de vraag ‘heerst er in uw organisatie een vergadercultuur’ antwoordt 64 procent bevestigend. Slechts 36 procent is het met die constatering oneens.
Kortom, het onderzoek bevestigt het vermoeden dat er in Nederland lang en veel wordt vergaderd. Maandagochtend stafvergadering, gevolgd door een lunchoverleg dat weer moeiteloos overloopt in een afdelingsmeeting. Geen wonder dat managers maar met moeite een dagje kunnen thuiswerken. Iedere dag is er ergens wel een meeting waar je aanwezigheid op prijs wordt gesteld. En uit eerder onderzoek blijkt: hoe hoger je functie, hoe meer je vergadert.
Al dat overleg kan logischerwijs gezien worden als een uitwas van het typisch Nederlandse consensusmodel. Net zo lang vergaderen tot we het allemaal met elkaar eens zijn en vooral iedereen zijn zegje laten doen. We vroegen hier niet direct naar, wel wordt de stelling ‘vergaderen draagt bij aan het creëren van draagvlak’ door 80 procent van de panelleden onderschreven.
Slecht voorzitterschap
Gevraagd naar een waardeoordeel over al die vergaderingen zijn de managers overwegend positief gestemd. Zo vindt 40 procent van de ondervraagden 75 tot 100 procent van de meetings effectief. Nog eens 34 procent houdt het op 50 tot 75 procent, en slechts een kleine groep (12 procent) vindt minder dan een kwart van de vergadertijd effectief besteed. De stelling ‘vergaderingen zijn doorgaans ineffectief omdat ze uitsluitend informatief zijn, zonder ruimte voor beleidsvorming’ wordt slechts door 18 procent onderschreven, 55 procent is het er niet mee eens. Nog zo’n stelling, dat het werkelijke besluitvormingsproces niet in de vergaderingen maar daarbuiten plaatsvindt, kan rekenen op meer aanhangers (23 procent), al herkent de grootste groep (46 procent) dit beeld niet.
Vergaderen wordt dus gezien als een effectieve bezigheid en belangrijk voor beleidsvorming. Maar dat wil niet zeggen dat het iedere keer weer een feest is. Zo vindt 67 procent van de managers dat vergaderingen doorgaans te lang duren, een minderheid van 29 procent vindt ze ‘precies goed’. Ook mankeert het af en toe aan bekwaam voorzitterschap. Een kwart (25 procent) vindt de vergaderingen die ze bijwonen doorgaans slecht geleid, een relatief grote groep (34 procent) heeft er een neutrale mening over en slechts 41 procent is uitgesproken tevreden over de manier waarop hun meetings worden geleid.
Als we het toch over ergernissen hebben, dan blijkt er veel te klagen te zijn. Slechts 2 procent van de ondervraagden ergert zich nooit aan vergaderingen. De rest windt zich behoorlijk op. In een lijst van grootste ergernissen staat een voorzitter die geen controle heeft over de vergadering op de eerste plaats (59 procent), gevolgd door het ontbreken van besluitvorming (54 procent), door elkaar heen praten (53 procent), tijdsoverschrijding (51 procent) en iemand die te lang aan het woord is (44 procent). Te weinig pauzes ergert slechts enkelen (4 procent).
Meer dan de helft (54 procent) ervaart vergaderingen als productief, 46 procent vindt ze verhelderend, maar 26 procent onderschrijft de uitspraak ‘ik kom niet meer toe aan werk dat er echt toe doet’.
Andere kwalificaties zijn ‘tijdverspilling’ (17 procent) en ‘uitputtend’ (19 procent).
Maar het moet gezegd: matig voorzitterschap en tijdsoverschrijding daargelaten, zijn managers zelf grotendeels verantwoordelijk voor inefficiënt verlopende bijeenkomsten. Zo verzint 61 procent wel eens een excuus om onder een vergadering uit te komen. Ruim 80 procent schuift wel eens onvoorbereid aan bij een vergadering, waarvan 67 procent ‘soms’ en 14 procent ‘regelmatig’. Het is bekend: wie denkt goed te kunnen vergaderingen zonder voorbereiding, komt bedrogen uit. Vergaderingen duren in dat geval langer en er komt minder uit.
Wenslijstjes
Opvallend genoeg wordt er wel geklaagd over de lengte van vergaderingen, maar het merendeel van de panelleden beschouwt ze toch als productief. Dat zal te maken hebben met de organisatorische afwikkeling. Zo resulteren bijna alle bijeenkomsten in een actiepuntenlijst, dat meldt althans 84 procent van de ondervraagden. Notulen (62 procent) en een besluitenlijst (57 procent) worden eveneens genoemd. Slechts 6 procent van de respondenten woont vergaderingen bij waarvan niets op papier wordt vastgelegd.
Naast betere voorbereiding valt er veel winst te behalen met kortere vergaderingen. Iets meer dan 64 procent van de ondervraagden zou dit wel willen toepassen in de eigen organisatie. Andere items op het wenslijstje zijn een beperking van de spreektijd (door 38 procent gewenst), vergaderen met minder deelnemers (36 procent) en de agendapunten laten voorbereiden door een werkgroep (33 procent). Het minst populair zijn ‘niet iedereen aan elk vergaderpunt laten deelnemen’ (27 procent) en, helemaal onderaan, staand vergaderen. Slechts 15 procent ziet dat wel zitten.
