Het registreren van uren gaat een mobiele app een stuk laagdrempeliger. En dat bespaart geld, aldus Michiel Bos van softwareleverancier Exact.
Volgens Bos zijn er een aantal voordelen om (extern ingehuurd) personeel hun uren via een mobiele app te laten registreren. Hij noemt de volgende vijf voordelen.
5 voordelen van een mobiele urenregistratie
1. Nauwkeurig
De meeste bedrijfssystemen voor urenregistratie zijn niet of nauwelijks gebruiksvriendelijk. Doordat externen hun registratie uitstellen, is de registratie ervan vaak onnauwkeurig. Zo laat slechts 20 procent van de adviseurs hun activiteiten meerdere keren per dag vastleggen en slechts 18 procent doet dit één keer per dag. Rond de 40 procent doet de ureninvoer één of twee keer per week, en 22 procent zet zich hier slechts één of twee keer per maand toe. Met de mobiele app zou het gebruik ervan omhoog gaan en dat maakt de registratie preciezer, zo is de verwachting.
2. Laagdrempelig
Vaak wordt tijdsregistratie uitgesteld tot het allerlaatste moment. Mensen moeten een beroep doen op hun geheugen, notities of e-mails om te achterhalen waar ze nu precies aan hebben gewerkt de laatste dagen, weken of zelfs maanden. Met een mobiele app wordt de invoer van je uren een stuk laagdrempeliger, is de verwachting. Met een app is het veel handiger en logischer om dat meteen te registeren op het project in plaats van dat je eerst nog in een systeem moet inloggen.
3. Tijdsefficiënt
Enig idee hoeveel tijd jouw externen besteden aan deze administratieve taak? 13 minuten per week. Maar hoe langer de invoer wordt uitgesteld, hoe moeilijker het wordt en hoe meer tijd het kost. Onderzoek zou aantonen dat er bijna 2 werkdagen per jaar verloren gaan door inefficiënte ureninvoer. Een mobiele app werkt tijdseffciënter, aldus Bos.
4. Gebruiksvriendelijk
De registratie via een mobiele app geeft gebruikers een prettigere ervaring. Iemand heeft via zijn smartphone altijd alle informatie direct bij de hand. Dat maakt het opzoeken van aanvullende informatie, of het vastleggen van een notitie wordt veel makkelijker. Gebruik de smartphone daarom ook echt smart!
5. Integratie maakt het nog beter
Laat het resultaat van je urenregistratie via de app niet in een Excel-sheet landen. Of door bijvoorbeeld de planning niet aan te haken. Koppel de app aan de plannings – en backofficetools. Met de planning, zodat al bekende informatie ook meteen bruikbaar is. En met de backoffice, zodat uren direct doorgezet kunnen worden voor goedkeuring en facturatie.
En het gaat om deze apps…
Her en der op het web worden diverse apps genoemd als het aankomt op urenregistratie.
- Intermediair licht er in dit artikel vijf apps uit die je volgens hen het beste zijn: Urenreg, Yoobi, Paymo, Salarybook en Gekko Uren.
- De blog Zapier heeft er zelfs 20 verzameld, van de app Toggl, het gratis Hours tot Paydirt.
- En ook Techrepublic heeft vijf laagdrempelige gratis Android-apps verzameld.
-
Bij exact gebruiken we Exact Hour Entry.
