Victor Cohen, general manager van Autonomy Benelux, over het opslaan én weer vinden van informatie.
U en ik zijn opgegroeid in een wereld waarin informatie zeer gestructureerd was. De laatste jaren is, onder invloed van informatietechnologie, de hoeveel ongestructureerde informatie sterk toegenomen. Voornaamste reden is dat we voor het verspreiden van informatie gebruik maken van uiteenlopende informatiedragers, zoals e-mail, webpagina’s, beeld- en geluidmateriaal of tekstdocumenten.
Meer dan tachtig procent van alle informatie binnen een organisatie is ongestructureerd en meestal opgeslagen in een verscheidenheid aan bronnen, zoals file systemen, content management toepassingen en andere applicaties. Analisten geven aan dat de hoeveelheid ongestructureerde informatie binnen organisaties zich iedere zes tot twaalf maanden verdubbelt. Het wordt niet alleen steeds tijdrovender om uit deze informatieberg de juiste en waardevolle informatie te vinden. Deze situatie brengt ook nieuwe bedrijfsrisico’s met zich mee. In de VS bijvoorbeeld is een nieuwe wet aangenomen die bepaalt dat bedrijven strafbaar zijn als ze niet alle data binnen hun organisatie kunnen terugvinden ten tijde van een rechtszaak. Als deze wet ook overwaait naar Europa en de nood aan de man komt: bent u dan in staat dat ene document terug te vinden?
De komst van internet bracht ook methodes met zich mee om informatie op een simpele wijze terug te vinden. Google, Yahoo en andere leveranciers hebben de ‘zoekmarkt’ een belangrijke impuls gegeven. Echter deze zoekoplossingen zijn mijns inziens niet geschikt voor het vinden van bedrijfskritische informatie binnen een organisatie. Zo is het binnen organisaties van cruciaal belang om de beveiliging van documenten en netwerken te waarborgen. Bovendien is de ‘populariteit’ van een document voor uw bedrijf, slechts zelden een doorslaggevend criterium. Tenslotte zoeken deze standaard zoekmachines op basis van losse woorden en zijn ze niet in staat om de betekenis van de informatie te interpreteren. Ik gebruik graag de volgende vergelijking:
Stel, u zoekt in een bibliotheek een boek over de invloed van het broeikaseffect op de pinguïnpopulatie op de zuidpool. En u zegt tegen de bibliothecaris: ‘pinguin’. U zou vreemd opkijken als hij een stapel van zestig boeken op de toonbank legt, gerangschikt naar de frequentie dat het boek uitgeleend is. Veel waarschijnlijker is het dat de bibliothecaris u een aantal aanvullende vragen stelt om te beoordelen wat u met de informatie wilt en uw vraag in de juiste context plaatst. En vervolgens dat boek neerlegt waarmee uit de voeten kunt.
In het bedrijfsleven is er een enorme hoeveelheid ongestructureerde informatie en het belang om daarin effectief bedrijfskritische informatie terug te vinden wordt steeds groter. Mijn advies: ga op zoek naar een ‘digitale bibliothecaris’ die niet klakkeloos opsomt wat hij tegenkomt, maar u de informatie naar u toe brengt waarmee uw bedrijfsvoering sneller en nauwkeuriger is.
Victor Cohen,
Autonomy Benelux, General Manager
De volgende vraag is voor Rob Reichardt, Country Manager bij Basware Benelux: “Inkoopfacturen nemen een centrale plaats in binnen de organisatie. Iedere cent die op inkoop wordt bespaard, is direct aanwijsbaar op de ROI. Echter niet iedere business unit erkent het belang van een gestructureerd en geïntegreerd inkoop- en factuurverwerkingsproces. Hoe zorgt u ervoor dat alle business units die waarde wel gaan erkennen?”
