In ons bedrijf (2500 collega’s) ben ik onderdeel van een projectgroep om de identiteit te versterken. Dit project is geïnitieerd door onze directeur. Aangezien goed voorbeeld goed doet volgen hebben we wat issues te bespreken met onze directeur die qua sales en marketing zeer succesvol is. Voor veel andere vlakken interesseert hij zich zichtbaar minder. Wat is een goede aanpak en hoe hou ik hem aan zijn afspraken? Met andere woorden: hoe coach ik mijn manager?
Gaat het u in deze situatie om coaching of om beïnvloeding van uw manager? Van coaching kan alleen sprake zijn als uw manager ook door u gecoacht wil worden. In de situatie die u beschrijft wilt u echter vooral iets van uw manager. Aandacht voor andere zaken dan omzet en betrouwbaarheid in afspraken bijvoorbeeld. Ander gedrag dus. Alleen: u gaat daar niet over. Hoe zorgt u er dan toch voor dat uw manager datgene doet wat u van hem nodig hebt?
U hebt het over een project. Projecten hebben opdrachtgevers. U zegt dat de directeur het project heeft geïnitieerd. Betekent dit dat hij ook de opdrachtgever is? Als dat zo is dan heeft u een mooie ingang om uw manager aan te spreken op zijn rol als opdrachtgever. Tenminste als het project ook daadwerkelijk als project is opgetuigd. Met een opdrachtomschrijving, een projectorganisatie, een projectplan en planning en alle andere toeters en bellen die bij een project horen.
Aanspreken
Ik ga ervan uit dat in de opdrachtomschrijving en het projectplan afspraken zijn gemaakt over wat de rol van de opdrachtgever is en aan welke randvoorwaarden de opdrachtgever moet voldoen om van het project een succes te kunnen maken. Op deze afspraken kunt u teruggrijpen als u uw manager aan wilt spreken op zaken als tijd, aandacht, geld, voorbeeldgedrag, sponsoring, tijdige beslissingen en het nakomen van afspraken.
Urgentiebesef
Mocht uw opdrachtgever bepaalde afspraken niet na (kunnen) komen, dan heeft dat negatieve consequenties voor het projectresultaat. Het is aan u om die consequenties expliciet aan te geven (minder of geen resultaat, mindere kwaliteit, langere doorlooptijd, hogere kosten etc.). Zo creëert u urgentiebesef . De opdrachtgever behoort hiervoor erg gevoelig te zijn. Het is tenslotte zijn belang dat het project het gewenste resultaat oplevert! Mocht uw directeur hiervoor niet gevoelig zijn, dan rijst de vraag hoe belangrijk het project voor hem is. In het uiterste geval kunt u overwegen om de opdracht terug te geven. Succesvol zijn zonder een effectieve, betrokken en betrouwbare opdrachtgever is toch onmogelijk.
Gedrag
En hoe beïnvloedt u uw manager nu als er helemaal geen sprake is van een project? Eigenlijk op dezelfde manier. Afspraken maak je met zijn tweeën. Zorg ervoor dat het niet alleen duidelijk is wat er van u wordt verwacht, maar maak ook duidelijk wat u van uw manager verwacht. Leg de afspraken vast en spreek uw manager aan op het moment dat hij zijn afspraken niet nakomt. Hij doet dat toch ook met u? Geef altijd aan wat de consequenties zijn met betrekking tot de met u afgesproken resultaten. Creëer zo urgentiebesef en maak nieuwe afspraken. Het hele verhaal begint dan weer opnieuw. De kracht van de herhaling leidt dan uiteindelijk vaak (maar niet altijd) tot ander gedrag.
