Wie denkt aan een kantoor met een verziekte sfeer, denkt vaak aan een paar rotte appels die de sfeer verpesten. Collega’s die met hun gedrag de boel zo beïnvloeden dat iedereen er last van heeft. Maar wie zich concentreert op die rotte appels ziet eigenlijk het belangrijkste over het hoofd, de rol van het management. Want de sfeer wordt niet verziekt door een paar mensen, ze wordt verziekt omdat het management signalen over het hoofd ziet of, erger nog, negeert.
‘Het management is beslissend in het bepalen van de sfeer op kantoor en het al dan niet accepteren van bepaald gedrag’, zegt Shahnaz Broucek, hoogleraar coaching en mentoring aan de University of Michigan in een interview met FastCompany. ‘Het willen vermijden van conflicten, chronische stress en kantoorpolitiek kunnen ertoe leiden dat managers slecht gedrag zoals pesten door de vingers zien, en daardoor de cultuur op kantoor giftig laten worden.’
Manager
In een recent onderzoek door Warble, een platform waar medewerkers anoniem feedback kunnen geven aan de afdeling HR, naar waarom slecht gedrag op de werkvloer niet gerapporteerd wordt, zegt een derde van de respondenten dat ze niets zeggen omdat de manager degene is die het gedrag vertoont. Een andere reden is dat ze bang zijn voor repercussies of om hun baan te verliezen. De helft van de mensen zegt niets omdat ze denken dat er toch niets aan gedaan zal worden.
Dat betekent dat het aan de leiding van een bedrijf is om het slechte gedrag te identificeren en aan te pakken. Maar wat als de leiding zelf het probleem is? Dat zou betekenen dat ze zichzelf aan moeten pakken. Dat kan lastig zijn. Daarom komt Broucek met de volgende tactieken die elke manager kunnen helpen om een verziekte sfeer te verbeteren.
Accepteer verantwoordelijkheid
De eerste stap naar een verbetering van de werkcultuur is dat het management goed bij zichzelf te rade gaat en kijkt hoe hun acties, of juist het gebrek aan acties, de sfeer heeft beïnvloed. Dat betekent dat er tijd genomen moet worden om strategisch na te denken voordat er op iets gereageerd wordt, in plaats van reactief reageren terwijl je gestresst bent. Managers moeten hun eigen angsten, onzekerheden en valkuilen kennen voordat ze hetzelfde kunnen doen bij hun team.
‘Zelfkennis en verantwoordelijkheidsgevoel zijn de pijlers van effectief leiderschap’, zegt Broucek. ‘Ze geven ook een signaal naar het team dat het management hen genoeg respecteert om het probleem te erkennen en vervolgens op te lossen.’
Het SCARF-model
Om het probleem op te lossen, kan gebruik gemaakt worden van het SCARF model van David Rock. SCARF staat voor de vijf domeinen die ons gedrag in sociale situaties beïnvloeden: Status, Certainty (zekerheid), Autonomie, Relatedness (relaties) Fairness (eerlijkheid). Dit model kan een goed uitgangspunt zijn om observaties van teamleden in te delen en te kijken naar wat er nou echt aan de hand is. Het model gebruikt vijf sociale domeinen die spanningen kunnen veroorzaken en is een handige manier om te zoeken naar problematisch gedrag. Hier een paar signalen om naar te zoeken:
Status: Zoek naar mensen die de neiging hebben om de baas te willen spelen over anderen, of die anderen respectloos behandelen of publiekelijk voor schut te zetten.
Certainty (zekerheid): Zoek naar mensen die informatie gebruiken om macht te krijgen en te houden. Het niet delen van kritieke informatie ondermijnt de prestaties van een team.
Autonomie: Identificeer de teamleden die niet willen delegeren en projecten micromanagen. Dit zorgt ervoor dat een team voor voldongen feiten wordt gesteld en dus niets kan bepalen.
Relatedness (relaties): Zoek naar kliekjes of mensen die anderen buitensluiten. Dit kan ertoe leiden dat teamleden het gevoel hebben dat ze ergens niet thuishoren of dat ze vervangbaar zijn.
Fairness (eerlijkheid): Als besluiten door managers niet op een transparante wijze genomen worden, met weinig input van teamleden of inzicht in het proces of de argumenten achter het besluit.
Gedrag
Om problematisch gedrag te identificeren moet je naar verbaal en en non-verbaal gedrag kijken. Is er een persoon die het gesprek en de sfeer domineert? Praten mensen door elkaar heen en worden anderen genegeerd? Zitten sommigen er dominant bij, terwijl anderen in hun stoel wegkruipen, hebben mensen een gespannen gezichtsuitdrukking? Al dit gedrag kan worden teruggebracht naar een ding: angst. En als er eenmaal angst heerst op de werkvloer, dan leidt de mentale gezondheid van werknemers en vervolgens ook de productiviteit eronder.
Ben je er eenmaal uit dat er een probleem is, dan is het belangrijk dat werknemers zich weer veilig gaan voelen. Dit kan door duidelijke regels op te stellen over hoe om te gaan met conflicten en meningsverschillen, voor een bespreking de agenda te delen met alle teamleden, iedereen binnen een team voldoende feedback te geven, teamleden te betrekken bij het nemen van beslissingen, informatie te delen over veranderingen binnen de organisatie en door teamleden die iets goed doen, publiekelijk te prijzen.
