Voor debiteurenbeheer zijn het drukke tijden. Het op de hielen zitten van wanbetalers slokt veel van hun energie op. Met duidelijke betalingstermijnen en kloppende facturen kan een boel ellende worden voorkomen.
We spreken Marcel van Es, Regional Managing Director van Intrum Justitia Benelux, het grootste incassobureau van Europa. “Als eerste raad ik bedrijven aan om continu te kijken naar de kredietwaardigheid van je klanten. Vaak zie je dat deze aan het begin van een relatie wel is getoetst, maar daar blijft het dan bij. Terwijl de kredietwaardigheid van vier jaar geleden niets hoeft te zeggen over de kredietwaardigheid van vandaag. Daar zijn voldoende producten voor, die wij zelf overigens ook aanbieden. Daarnaast kun je bij de Kamer van Koophandel terecht voor een uitrekstel om zo de tekeningbevoegdheid van mensen te controleren. Dat lijkt misschien een hoop gedoe, maar je voorkomt er wel veel ellende mee.”
Duidelijke factuur
Wie een opdracht aanneemt, doet er in ieder geval verstandig aan om direct goede afspraken te maken over zaken als levering- en betalingstermijn. Veel betalingsgeschillen komen voort uit wat men wanprestaties noemt. De leverancier en afnemer hebben in die gevallen vaak niet goed afgesproken wat er van elkaar verwacht wordt. “Veel bedrijven zijn vaak te snel blij met een deal en staan te weinig stil bij het vervolgtraject. Zorg voor goede algemene voorwaarden, een heldere factuur en maak een duidelijke omschrijving van de wederzijdse verwachtingen”, aldus Van Es. Over die factuur gesproken, het is uiterst belangrijk om compleet en duidelijk te zijn. Gegevens die niet kloppen zorgen voor onnodig veel vertraging. Zeker wanneer u met overheidsinstanties of grote bedrijven te maken heeft. Facturen kunnen als gevolg van een verkeerde datum of niet koppende postcode zomaar wekenlang blijven liggen.
‘We hebben net betaald’
Smoesjes. De debiteurenafdeling heeft ze in alle soorten en maten al voorbij horen komen. Om u even een idee te geven…. ‘Aanmaning? Maar we hebben nooit een factuur ontvangen. Tja, uw product was niet compleet en u begrijpt dat we dit eerst opgelost willen zien. De crediteurenadministratie zegt u? Die is de hele dag op training. Kunt u maandag nog eens terugbellen?’ Klassiek is ook het voorbeeld waarbij doodleuk wordt vermeld dat het genoemde bedrag toevallig net is overgemaakt. De boodschap is simpel: niet zomaar laten afpoeieren. Is het met deze klant niet de eerste keer dat een factuur zogenaamd zoek raakt? Waarom is er dan nooit gereageerd op de aanmaning? De smoes waarbij de verantwoordelijke niet aanwezig zou zijn, is ook te pareren. Volharden en vragen naar een leidinggevende, desnoods naar de directeur. De maat is immers vol. En dat er net vanmorgen zou zijn betaald, is wel heel toevallig natuurlijk. Wie dat argument niet vertrouwt vraagt om een schriftelijke bevestiging van de betaalopdracht. Klanten die liegen vallen in dat geval doorgaans snel door de mand.
Negentig dagen
Een betalingstermijn van dertig dagen is nog altijd ruling in Nederland. Al trekken vooral de grote jongens hierin steeds vaker hun eigen pad. Zestig dagen, negentig dagen, geen debiteurenafdeling die daar nog van schrikt. “Toch moet je je als bedrijf wel bewust zijn van de gevolgen van dit beleid. Zeker als het gaat om aanzienlijke bedragen loop je al snel een leuk rentebedrag mis. Neem dit op in je calculatiebedrag. En wanneer een klant een betalingstermijn van negentig dagen aanhoudt, dan zou je hem een korting kunnen geven wanneer hij het geld binnen dertig dagen overmaakt.”
De kantonrechter
Na het overschrijden van de betalingstermijn is een aanmaning de logische eerste stap. Gevolgd voor nóg een aanmaning. En daarna? Sinds de economische crisis stappen bedrijven steeds sneller naar een incassobureau. En mocht zelfs dat niks opleveren, dan is daar altijd nog de stap naar de rechter. “In de meeste zaken die wij behandelen komt het gelukkig niet zo ver. Maar soms ontkom je er niet aan. Toch zien we in de praktijk dat veel bedrijven hierin toch wat terughoudend zijn, bang om de relatie met hun klant te verstoren.”
Lees ook het boek: debiteurenbeheer
