Bedrijven steken vaak veel tijd, geld en energie in het laten ontwerpen en ontwikkelen van een huisstijl, maar ook daarna is er nog werk aan de winkel.
De fasen na het ontwikkelen en ontwerpen van een huisstijl zijn minstens zo belangrijk: de implementatie en het beheer. Daar gaat het vaak fout. Nadat de huisstijl is ingevoerd, kijkt niemand er eigenlijk meer naar om, waardoor een diffuus beeld van de organisatie kan ontstaan. Het succesvol verankeren, onderhouden en meten van een huisstijl vraagt daarom om beleid. Dit betekent dat huisstijlmanagement binnen een organisatie van strategisch belang is.
10 Speerpunten
Er zijn tien speerpunten die belangrijk zijn binnen goed huisstijlmanagement. Uiteraard zijn niet alle punten even belangrijk voor iedere organisatie, maar toch zal het overgrote deel van invloed zijn op de bedrijfsidentiteit.
1. Identiteit
Een huisstijl die niet in lijn is met de identiteit van de organisatie, kan een negatieve uitwerking hebben op alle communicatie. Het is daarom pas zinvol om een ontwerper aan de slag te laten gaan, als op papier is gezet wat de identiteit is van een organisatie. Bovendien biedt het de mogelijkheid tussentijds te toetsen of de juiste lijn wordt gevolgd.
2. Focus op uiterlijk
Iedereen in de organisatie heeft wel een mening over de vraag of een huisstijl mooi is of juist niet. Dat is natuurlijk ook belangrijk, maar een mooie huisstijl is niet vanzelfsprekend een effectieve huisstijl. Het is verstandig om in een vroeg stadium te beoordelen of een huisstijl past bij de organisatie, handig is in het dagelijks gebruik en wat de kosten van het onderhoud zijn.
3. Kortetermijnvisie
Een huisstijl die wordt gekozen moet verschillende jaren mee kunnen. Daarom is niet alleen een tijdloos ontwerp belangrijk, maar ook een stijl die kan mee veranderen met de organisatie, zoals een toekomstige verhuizing of fusie.
4. Bestaand materiaal
Voordat een nieuwe huisstijl wordt ontworpen en geselecteerd, is het belangrijk om een inventarisatie te maken van alle bestaande communicatiemiddelen. Dit is immers een geschikt moment om te bepalen welke middelen er vervangen, samengevoegd of verwijderd kunnen worden. Wie dat niet doet, loopt het risico onnodig veel communicatiemiddelen over te moeten zetten in de nieuwe huisstijl.
5. Kosten
Bij de kosten van een huisstijl wordt vaak alleen gedacht aan het ontwerp en de productie van nieuw marketingmateriaal. Verspreid over de looptijd van een huisstijl zijn er echter verschillende verborgen kosten die te maken hebben met andere materialen waarop de huisstijl te zien is maar waar in eerste instantie niet aan gedacht is – denk aan kamerbordjes met het bedrijfslogo of applicaties. Een huisstijl wordt door vrijwel iedereen in de organisatie in meer of minder mate gebruikt en is overal in de organisatie zichtbaar. Alles wat je ziet, is vormgegeven en binnen organisaties veelal in de huisstijl.
6. Beheer
In de loop der tijd verwatert een huisstijl. Vaak grijpen medewerkers terug op eerdere communicatiematerialen, waaruit bijvoorbeeld kleurstellingen worden gekopieerd, waardoor na een jaar of twee soms wel tien huisstijlvarianten in omloop zijn. Een centrale bewaking van de huisstijl kan dat voorkomen.
7. Draagvlak
Een huisstijl moet gedragen worden door het management, dat de beslissingen neemt over investeringen. Dit kan onder meer door het beheer van de huisstijl onder te brengen bij een lid van het managementteam. Zonder draagvlak bij het management loopt de organisatie het risico dat de huisstijl verkeerd of zelfs niet wordt toegepast.
8. Plan
Een huisstijl staat niet los van de inhoudelijke communicatie van een organisatie. Pas als de huisstijl een integraal geheel vormt met het gedrag en de communicatie van de organisatie, is deze succesvol. Daarom moet de huisstijl worden opgenomen in het communicatieplan, waarin uitvoerig uiteengezet wordt wat er moet worden bereikt met in- en externe communicatie, bij welke doelgroepen, en welke middelen en activiteiten daarvoor nodig zijn.
9. Uitvoering
Als een huisstijl eenmaal is gekozen, is het zaak dat iedereen in de organisatie alle communicatie naar buiten toe in de huisstijl kan verzorgen. Vaak wordt dit beperkt tot briefpapier, presentaties en de website; andere communicatiemiddelen als e-mail, formulieren, applicaties en intranet worden in eerste instantie over het hoofd gezien.
10. Verouderde materialen
Na de invoering van een nieuwe huisstijl blijven oude materialen soms nog jaren in omloop. Pas als alles in lijn is met de nieuwe vormgeving (dus ook een logo op het gebouw, pennen en bedrijfsauto’s) kan een nieuwe huisstijl effectief worden benut.
Het wordt tijd dat organisaties beseffen dat een huisstijl onderdeel is van de bedrijfsidentiteit. Huisstijlmanagement is daarom essentieel om deze identiteit te allen tijde te kunnen waarborgen.
Frank Lina, adviseur huisstijlmanagement bij IDB Groep
