De hoeveelheid data in organisaties groeit de komende 5 jaar met 650 procent, verwacht Gartner. Effectief datamanagement is dus essentieel. Zo pakt u dat aan.
1. Definieer relevante databronnen
Niet alleen data uit interne systemen zijn relevant. De waarde van al aanwezige gegevens wordt groter door ze te combineren met data uit andere bronnen. Zo zijn er tools beschikbaar die het mogelijk maken om informatie uit sociale media te verzamelen. Dit is vaak ongestructureerde data, maar kan bijzonder relevant zijn voor een organisatie. Instellingen uit de publieke sector hebben de beschikking over gestandaardiseerde data in basisregistraties. Tot slot is er steeds meer open data beschikbaar, zoals gegevens van de overheid die ook voor het bedrijfsleven heel relevant kunnen zijn. Denk daarbij aan demografische informatie, milieugegevens en voorzieningen binnen een gemeente. Er zijn talloze bronnen met mogelijk relevante data. Stel eerst het doel vast waarvoor u data verzamelt en definieer vervolgens welke bronnen in combinatie met interne bronnen relevant zijn voor de organisatie.
2. Zorg voor goede datakwaliteit
Datakwaliteit is een onmisbaar aspect in datamanagement. Het bepaalt de betrouwbaarheid van verzamelde data. Daarom is het belangrijk om te begrijpen welke data waarvoor worden verzameld. Verder is een data dictionairy een waardevol hulpmiddel bij het documenteren van opgeslagen data. Dit is een tool waarin informatie over data wordt bewaard, zoals de betekenis, de relatie tot andere data, de bron, het gebruik en het format. Om de datakwaliteit te verhogen, is het raadzaam om al aanwezige data in de organisatie op te schonen. Probeer informatie zo objectief mogelijk vast te leggen en zorg ervoor dat er slechts één bron gekozen voor één soort gegevens. Hoe meer verschillende bronnen, hoe groter de kans op fouten en onvolkomenheden.
3. Organiseer betrokkenheid in de organisatie
In veel organisaties wordt datamanagement nog steeds als IT-aangelegenheid gezien. De IT-afdeling is immers verantwoordelijk voor opslagsystemen en analysetools. Maar dat is slechts het loodgieterswerk. De waarde van de data is vooral voor de business van belang. Dat betekent dat alle medewerkers zich bewust moeten zijn van de toegevoegde waarde ervan en hoe belangrijk hun verantwoordelijkheid is in het op de juiste manier opslaan van relevante gegevens en het borgen van de datakwaliteit.
Een manier om deze betrokkenheid te vergroten is om het voordeel van informatie uit data aan werknemers zichtbaar te maken. Bovendien vergt effectief datamanagement goede samenwerking. Data moet breed beschikbaar zijn zodat verschillende teams en afdelingen er gebruik van kunnen maken. Dat betekent ook dat er duidelijkheid moet zijn in de verschillende rollen en verantwoordelijkheden.
4. Lever stabiele technologische oplossingen
Hoewel de business de drijver moet zijn van effectief datamanagement, is de IT-afdeling onmisbaar als het gaat om technologische oplossingen. Een datawarehouse, een analyseplatform, opslagsystemen en het netwerk moeten op elkaar afgestemd zijn om optimaal gebruik te kunnen maken van de informatie uit de opgeslagen data. De infrastructuur die noodzakelijk is voor het gebruik van data wordt steeds complexer. Dat vereist een planmatige en beheerde aanpak.
5. Bied structurele inbedding
Effectief datamanagement is geen project. Het is belangrijk om duidelijk te maken dat nieuwe rollen die bij datamanagement komen kijken, zoals een data steward en een data scientist, niet tijdelijk zijn. Succesvolle, effectieve datamanagement vraagt om een structurele inbedding in de organisatie en een goede training van mensen. Het is essentieel dat werknemers het belang van datakwaliteit inzien, begrijpen en zich er hard voor willen maken. Dat vergt tijd en moeite. Het vereist een brede afstemming, adequate ondersteuning en een langetermijnvisie om het uiteindelijke doel te bereiken: een structureel effectief datamanagement.
6. Breng de security-risico’s in kaart
Veel bedrijven realiseren zich onvoldoende welke risico’s dataverlies met zich meebrengt. Sinds 1 januari 2016 is de Wet Bescherming Persoonsgegevens uitgebreid met de meldplicht datalekken. Door die uitbreiding heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de mogelijkheid gekregen om bedrijven een boete op te leggen van 820.000 euro als zij vertrouwelijke gegevens verliezen. Ook op Europees niveau onlangs een soortgelijke wet aangenomen, waarbij de boetes nog hoger liggen. Het is belangrijk om goed in kaart te brengen waar de mogelijke risico’s op dataverlies zitten. Houd uw systemen en datamanagementprocessen regelmatig kritisch tegen het licht. Als de hoeveelheid en waarde van informatie groeit is een up-to-date databeschermings en -herstelplan niet minder dan van levensbelang.
Dit artikel is onderdeel van het dossier 'Effectief ondernemen' op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door Ctac. Ctac combineert technologische expertise met diepgaande businesskennis van branches en bedrijfsprocessen.
