Ongewenste interrupties. Iedere manager heeft er mee te maken. Deal met deze storende onderbrekingen en win tot 3,5 uur per dag.
Zit je net diep geconcentreerd te werken aan een belangrijk stuk, komt er een medewerker binnen. ’Heb je even….?’ Omdat je als manager vaak in een kantooromgeving zit, komen er regelmatig mensen aan je bureau. Medewerkers die even willen overleggen, je baas die iets van je nodig heeft of een klant die een dringende vraag heeft.
3,5 uur?
Deze onderbrekingen kosten bijzonder veel tijd en energie en houden je af van de belangrijke dingen waar jij mee bezig bent. Een rekenvoorbeeld om inzichtelijk te maken wat dit kost:
- Stel dat je elke dag 15 interrupties krijgt (dat is voor een gemiddelde manager niet eens veel)
- En stel dat elke interruptie 3 minuten duurt (en dat is voor een gemiddelde interruptie niet eens lang).
- Tel daarbij voor elke onderbreking nog 10 minuten extra op voor de tijd die je kwijt bent om weer volledig geconcentreerd aan het werk te zijn. Dat is 13 minuten per onderbreking.
- 15 x 13 minuten = 195 minuten. Dat is 3,5 uur per dag!
Als je je te veel laat (ver)leiden door de interrupties van je omgeving, dan doe je je eigen werk en jouw eigen belangen tekort. Daarentegen laat je je wel verleiden om druk te zijn met het werk en de belangen van een ander. Ten koste van jezelf. Zelfs al zijn deze interrupties als manager een deel van je werk als je troubleshooter bent, dan nog wil dat niet zeggen dat je deur altijd open moet staan en voor iedereen.
Jouw tijd is waardevol
De verleiding om toe te geven aan de vraag: "mag ik een minuutje van je tijd?" is bijna onweerstaanbaar. Ten eerste lijkt het makkelijker om een snelle vraag meteen te beantwoorden dan dat hij blijft liggen en later nog terugkomt. Daarnaast voelt het onbeleefd en bijna onredelijk om een antwoord te weigeren.
Je kunt er echter ook anders naar kijken. Want eigenlijk (meestal onbewust) zegt de vrager tegen je dat jouw tijd minder waardevol is dan die van hem. En dat het hem niet uitmaakt wat je aan doen bent en dat het vast onbelangrijk is en gemakkelijk om te onderbreken. Als je er zo naar kijkt, verdient deze vraag geen enkele aandacht van jou op welke manier dan ook. Dit is het perspectief dat Dan Kennedy geeft in zijn boek “No B.S. Time management for Entrepeneurs”.
Realiseer je daarbij ook dat als mensen er aan gewend zijn dat ze je mogen onderbreken, ze dit steeds vaker zullen doen. Voor elke vraag die er bij ze opkomt lopen ze langs om je te onderbreken.
Zo kom je van de interrupties af:
- Geef aan dat je druk bent op dit moment. Hoe lastig het ook voor je is, geef niet toe en beantwoordt de vraag niet! Niet omdat je onbeleefd wilt zijn, maar omdat je je eigen (priori)tijd serieus wilt nemen.
- Laten we vanmiddag om 16:00 afspreken voor 15 min. Zo geef je mensen een alternatief om hun vragen te kunnen stellen en je geeft jezelf de mogelijkheid om geconcentreerd te werken.
- Vraag me dan in één keer alles wat er op je lijstje staat. Zo kun je je omgeving ‘ opvoeden’ om respectvol met jouw tijd om te gaan.
Natuurlijk zul je de mensen in je omgeving niet in één keer kunnen opvoeden. Ook niet in twee keer. Ook bij hen is het een gewoonte en ze zullen het zeker een tijdje blijven proberen.
Maar als je blijft volhouden en elke keer dezelfde boodschap geeft komt er een moment dat ze vragen: “Ik heb vijf dingen waar ik het met je over wil hebben, wanneer kunnen we even afspreken?
Zo kan het ook:
|
De directeur van een hulpverleningsdienst binnen de overheid was gewend aan een agenda die altijd vol zat met afspraken en soms wat tijd voor het uitwerken van stukken. Alle vragen die anderen aan hem hadden, gingen hier tussen door. Omdat hij wist dat anderen hem met regelmaat nodig hadden, en dit ook in zijn belang was, vond hij dit eigenlijk nooit een probleem. Zonder vooroverleg had zijn nieuwe directiesecretaresse zijn agenda ’s morgens tot 10.00 uur vrij gepland. Elke dag! Mensen die bij hem binnen wilden komen voor een korte vraag verwees zij door naar deze tijd de volgende ochtend. De kleine ad hoc dingen en korte afstemmingen kregen zo een vaste plek in de agenda. Als ter plekke bleek dat er toch meer tijd nodig was, werd alsnog op een later moment een afspraak gemaakt. Na twee weken zei de directeur tegen haar: “ik weet niet hoe je het doet, maar wat breng jij een rust in mijn werk." Na 10.00 uur hoeft hij geen rekening meer te houden met onverwachte vragen, want 9 van de 10 kan hij zo doorverwijzen naar de volgende ochtend. Het effect blijkt zelfs zo groot dat mensen die eerder een afspraak wilden laten inplannen, dit nu niet meer doen, omdat ze het ‘even snel’ kunnen afstemmen voor 10 uur ‘s morgens. Daardoor komen er nu zelfs minder afspraken in zijn agenda. |
Kortom: onverwachte interrupties in je werk zorgen voor veel tijd- en energieverlies en houden je af van de belangrijke dingen waar jij mee bezig bent. Door deze interrupties af te wenden en te verplaatsen naar een gepland moment van de dag, zul je merken dat mensen er aan gewend raken en de interrupties zullen afnemen. Zo kun jij met tijd en aandacht je werk doen.
> Dit Podium-artikel is geschreven door Callista Roelofs van WaanBrekers
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in opmt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
