Voor managers is problemen confronteren even normaal als een verkoudheidje. Maar hoe zorg je dat het geen longontsteking wordt?
Stel, een mondige medewerker in de organisatie is ontevreden over het nieuwe beleidsplan waar u nachtenlang aan heeft doorgewerkt. De medewerker gaat op de emotionele toer en trekt veel collega's mee in de neerwaartse spiraal. Wat doet u? Gaat u meteen vol emotie de confrontatie aan of hoopt u stilletjes dat het protest vanzelf verstomt?
Iedereen griep
Veranderingsgoeroe Terri Wallin maakt graag de parallel tussen het confronteren van zo’n probleem en het krijgen van griep. 'Iedere manager komt problemen tegen, net zoals iedereen wel eens griep heeft', zo schrijft Wallin in haar blog op de Huffington Post. 'Alleen de manier waarop ze met dit gegeven omgaan wil nog wel eens verschillen.'
Vermijden of opzoeken
Aan de ene kant plaatst Wallin de managers die de confrontatie vermijden en doen alsof het probleem niet bestaat. 'Vervolgens kijken die managers raar op als hun immuunsysteem (de organisatie) na verloop van tijd begint te haperen en het bedrijf koorts krijgt', aldus Wallin.
Griep omarmen
Daartegenover staan de managers die elke confrontatie aangrijpen en daarmee de griep juist omarmen. 'Dit soort managers is niet gelukkig als er geen onrust heerst in het bedrijf en zoeken overal de confrontatie. Dat zijn figuurlijk gezien de types die je ‘s winters zonder shirt in een voetbalstadion ziet zitten om kou te vatten.'
Pick your fights
Managers met goede confrontatie-skills gaan volgens Wallin de confrontatie het liefst uit de weg, maar kiezen als het dan toch komt nauwkeurig welk gevecht ze aangaan. 'Dit type managers gaat het liefst niet vol de confrontatie aan, zoals je ook niet naar een verkoudheid op zoek bent. Door tijdig de confrontatie aan te gaan, veranderen ze die in een win-win-gesprek.'
Vijf tips
Kortom: het is het beste om problemen te confronteren terwijl ze zich nog aan het ontwikkelen zijn. Maar hoe doe je dat? Wallin geeft vijf tips.
#1. Zorg dat het probleem duidelijk is
Baken zo goed mogelijk af waar de oorzaak van het probleem ligt, scheid daarbij emotionele van rationele zaken.
#2. Analyseer het probleem
Bepaal of het iets is waar je zonder al te veel moeilijkheden aan voorbij kunt gaan, of dat het op de langere termijn voor nog grotere problemen kan zorgen voor de organisatie.
#3. Is het een nieuw of een langer lopend probleem?
In het eerste geval: bekijk hoe je het probleem tijdig kunt aanpakken zonder dat je emotie de overhand neemt. Doe dit in een persoonlijk gesprek met de betrokkene. Bij langlopende problemen is er vaak al een hoop gezegd. Zoek een manier om het in een persoonlijk gesprek zakelijk op te lossen. Probeer zo veel mogelijk de emotionele angel uit het probleem te halen.
#4. Geef feedback
Blijf de voortgang met de betrokkenen bespreken, of het nou goed of minder voorspoedig loopt. Zorg dat je de tijd neemt om je emoties onder controle te krijgen; zo voorkom je een confrontatie.
#5. Blijft het probleem bestaan? Grijp telkens op tijd in
Als de betrokken medewerker telkens tijdig erop gewezen wordt als er iets misgaat, zal diegene ook inzien waar de pijn zit en zijn of haar eigen conclusies trekken – die zijn in de regel de beste voor het bedrijf.
