Conferentiespecial – De vloek van Powerpoint

Licht uit, spot aan! luidt de uitdrukking. Maar de spot is vervangen door de beamer. Niet de spreker staat centraal, maar het manshoge projectiescherm. Vaak is het zoeken naar degene die de presentatie houdt. Pas als de ogen aan het helblauwe licht gewend zijn, vind je hem links op het podium achter het katheder, slechts verlicht door het schijnsel van zijn laptop.

 

Toen de Brit Robert Gaskins in 1987 de eerste versie van Powerpoint samen met Apple lanceerde, had hij waarschijnlijk geen enkel vermoeden van de ellende die hij zou veroorzaken. Hij dacht gewoon een handiger en mooier alternatief voor de overheadsheet te hebben uitgevonden. En inderdaad: Powerpoint maakte halverwege de jaren negentig definitief een einde aan het geklooi met stiften en doorzichtige velletjes. Maar het middel bleek al snel erger dan de kwaal. Presentaties en lezingen knapten visueel misschien op van de slides, al heel snel drong tot congresgangers door dat de presentatiesoftware lezingen uiteindelijk niet interessanter maakte, maar juist saaier.

En het werd alsmaar erger.

 

Tot een jaar of vijf geleden wisten toehoorders nog wel eens aan zo'n oersaaie presentatie te ontkomen. De beamer weigerde dienst of Windows deed 'raar'. Dan moest zo'n man of vrouw het verhaal noodgedwongen uit het blote hoofd houden. Ook dat was niet altijd boeiend, maar wel lekker kort. Sinds de laptop behoort tot de standaarduitrusting van elke kantoormuis gebeurt het helaas maar zelden dat de techniek de spreker in de steek laat.

Het lijkt tegenstrijdig dat sprekers slechter worden naar mate ze meer mogelijkheden tot hun beschikking hebben. Het antwoord ìs dan ook paradoxaal: het programma is té goed en té gebruiksvriendelijk. Zeker in de latere versies van het programma kan gewoon verschrikkelijk veel, zowel visueel met foto's en filmpjes, als met geluid. Het is alsof iemand die net zijn rijbewijs heeft een Ferrari in handen krijgt. De kans is levensgroot dat hij de eerste de beste bocht uitvliegt.

De spreker is zich er echter helemaal niet van bewust dat hij in een Ferrari zit. En daarin schuilt het gevaar. Powerpoint geeft matige en slechte sprekers het idee dat ze toch iets kunnen. De avond voor hun lezing lezen ze trots hun zelfgemaakte slides door en grinniken om dat ene visuele grapje dat ze hebben ingebouwd. De grijze kantoorklerk die aan de lunchtafel al struikelt over zijn eigen woorden, voelt zich een Bill Clinton of Tony Blair. Maar een matige spreker blijft een matige spreker. Powerpoint verandert daar niets aan.

In feite heeft het programma vaak een negatief effect op het toch al matige sprekerstalent. Powerpoint zorgt ervoor dat  een slecht optreden langer duurt dan strikt noodzakelijk. De spreker heeft immers niet voor niets twintig slides gemaakt en hij zal ze laten zien ook. De lijdensweg voor de toehoorder wordt zo onnodig verlengd. 

De vergelijking tussen de Ferrari en Powerpoint moeten we overigens niet te ver doorvoeren. Op het programma zelf is namelijk ook veel aan te merken. De standaardsjablonen van het programma zijn behalve soms oerlelijk ook dodelijk voor creativiteit. In plaats van een hulpmiddel bij de presentatie, een plaatje bij een praatje, bepaalt Powerpoint het praatje. Het is heel aanlokkelijk om bij het voorbereiden van de spreekbeurt te beginnen met het openen van het programma. Dat leidt je immers slide voor slide naar de conclusie van je verhaal toe. Maar het creeëren van beeld bij het verhaal zou eigenlijk een van de laatste handelingen in de voorbereiding op een spreekbeurt moeten zijn. Voegt beeld nog wat toe aan wat ik wil vertellen?

En dan hebben we het nog niet eens gehad over de tijdsinvstering. Een uurtje hardop oefenen voor de spiegel in de badkamer is veel efficiënter dan urenlang prutsen aan grafieken en lijstjes. 

Het komt gelukkig niet vaak meer voor dat iemand de hele uit te spreken tekst inclusief werkwoorden op de slide toont, waardoor een speech verwordt tot een voorleesbeurt. Maar misschien net zo erg is het overvloedige gebruik van bulletpoints. Hoe vaak zijn de slides in feite niet meer dan het spiekbriefje van de spreker? Een setje termen die de spreker helpen zijn verhaal te houden, maar die voor de toehoorder weinig tot niets betekenen? Zelden is door de Powerpointgebruiker van tevoren nagedacht welke termen de toehoorder wel eens nuttig zou kunnen vinden. Hij gaat bij het opstellen van zijn bulletpoints bijna altijd uit van hoe zijn eigen gedachtenkronkels het best kan onthouden. Dodelijk is het dan ook als je op een congres printjes van de presentaties in handen krijgt gedrukt. Regelrecht de papierbak in met deze zinloze rijtjes woorden.

Zelfs al zijn bulletpoints goed gekozen, dan nog is het de vraag of ze nut hebben. De bijbel staat vol verhalen. Dat is niet voor niets. Ons brein onthoudt dingen nu eenmaal beter in een bepaalde context. Slechts één keer wordt er in de bijbel nadrukkelijk gebruik gemaakt van bulletpoints: de tien geboden, de oerversie van de powerpointslide. En die tien punten blijken, zo lees het boek er maar op na, heel lastig te onthouden. 

Powerpoint maakt zelfs de ergste alfa tot een cijferfetisjist. Het programma is vanaf de introductie twintig jaar geleden vooral populair op de marktetingafdeling, en marketeers zijn om de een of andere reden verzot op staatjes, tabellen en grafiekjes om hun gelijk mee aan te tonen. Kennelijk denkt men dat het zo hoort: zo veel mogelijk grafieken in je presentatie. De ellende alleen is dat bij de meeste mensen het vermogen statistische informatie in korte tijd te doorgronden miniem is. “Eén dode is een tragedie, een miljoen doden is een statistisch gegeven”, schijnt Jozef Stalin volgens sommigen ooit te hebben opgemerkt. De waarde van een reeks cijfers is klein omdat het abstract blijft. Een mooi verhaal blijft veel beter hangen bij het publiek. Zijn cijfers echt van belang: gebruik er slechts een paar en deel later een hand-out uit met de relevante cijfers. Dit is geen tip, maar een smeekbede.

In Amerika is 'death by powerpoint' inmiddels een gevleugelde uitspraak. Nu staan Amerikanen in tegenstelling tot Nederlanders bekend om hun vermogen in het openbaar te spreken. Maar zelfs in het land waar presenteren met de paplepel wordt ingegoten, wordt het programma verguisd.  Ook Amerikanen denken dat de boodschap beter overkomt als je maar een groot genoeg corps gebruikt op een felle achtergrond.  

Powerpoint maakt presentaties van geoefende sprekers lui. Woorden worden niet sterker als je ze tegelijkertijd op een scherm ziet. Om dat te illustreren gebruikte de journalist Fransico van Jole vijf jaar geleden al een treffend beeld. Stel je voor dat Martin Luther King powerpointslides had gebruikt tijdens zijn gedenkwaardige speech tijdens de Mars op Washington in 1963. Van Jole twijfelt of de speech dan de geschiedenisboeken had gehaald.

Twintig jaar Powerpoint is geen reden tot een feest. Zelfs Robert Gaskins, de schepper van het programma zelf, had een ambivalent gevoel tijdens de verjaardag van zijn geesteskind.

“Veel zakenmensen zijn gestopt met schrijven van rapporten. Ze schrijven alleen nog presentaties, die niet meer zijn dan samenvattingen zonder details, zonder de achtergronden”, zei Gaskins in een interview met de Wall Street Journal. In andere woorden: Powerpoint maakt lui. En wie zou de man die het programma uit vond tegen willen spreken?