De salarissen, dat gaat nog wel. Maar verder laat de meerderheid van de Nederlandse bedrijven nauwelijks zien waar het zijn geld aan uitgeeft.
Waar geeft mijn bedrijf geld aan uit en wat krijgen wij daarvoor precies terug? Het lijkt een eenvoudige vraag, maar de meerderheid van de beursgenoteerde bedrijven in Nederland kan die vraag niet goed beantwoorden, zo blijkt uit onderzoek van inkoopspecialist Emeritor.
Externe kosten
In het onderzoek staat de vraag centraal hoe transparant Nederlandse beursgenoteerde bedrijven zijn over externe kosten en de beheersing daarvan. Externe kosten zijn hierbij omschreven als alle kosten die een bedrijf maakt, met uitzondering van de salariskosten. De conclusie van het onderzoek is ontluisterend; 58% van de jaarverslagen geeft geen helderheid over externe kosten.
Inkoop is onvermijdelijk
Waar dat aan ligt, weet managing consultant Inge Norbruis van Emeritor direct te omschrijven. Directies zien inkoop als een lastige, maar onvermijdelijk taak. Zolang de ingekochte producten en diensten maar op tijd zijn, goed genoeg en binnen het vooraf gestelde budget dan is het in orde, zo lijkt het. Norbruis: “De CFO is nog te vaak onbewust onbekwaam op het gebied van inkoop."
Geen verband tussen omvang en aandacht
Het onderzoek laat ook zien dat er in de meeste gevallen geen verband is tussen de totale inkoop van een bedrijf en de aandacht voor inkoop in het jaarverslag.
AEX-bedrijven zijn het minst transparant over hun externe kosten. Slechts 38% geeft hierover inzicht in het jaarverslag. De small-cap bedrijven scoren met 48% procent hoger dan gemiddeld en de midkap iets lager (41%). Maar boven de 50 procent wordt het dus niet.
Tijd om wakker te worden dus. Op welke manier kunnen de CFO’s beter sturen en daarmee kosten verlagen?
#1. Bundelen inkoop
Norbruis: “Op dit moment zien directies vaak pas wat er eigenlijk met de budgetten gebeurt als wij ze feedback geven.” Emeritor helpt partijen onder meer om inkoopkosten waar mogelijk te verlagen, maar vooral om beter in te kopen.
“Nu is het vaak zo dat de ICT-afdeling de techniek inkoopt, de HR-manager de benodigdheden voor human resources en de marketingafdeling zoekt dan weer naar een pr-bureau om mee in zee te gaan. Dat is niet efficiënt.” Door uitgaven te coördineren kan er winst worden behaald.
#2. Belangrijker maken
Behalve dat de uitgaven gebundeld moeten worden, moet de beslissing over inkoop hogerop in de beslissingsketen worden gemaakt, volgens Norbruis. Nu ziet de managing consultant nog vaak dat dit type uitgaven door de directie als niet-beïnvloedbaar worden gezien en dus niet belangrijk genoeg om op directieniveau over te beslissen. Door de beslissing juist wel naar de directie te tillen kan de directie beter coördineren welke bedragen waaraan worden uitgegeven.
#3. Expertise
Behalve de afwezigheid van informatie ontbreekt het directieleden ook aan gereedschappen om aan de slag te gaan met die kennis. Reden voor een vervolgonderzoek. Norbruis en haar collega’s willen kijken of er nu op de hogescholen en universiteiten wel genoeg aandacht aan het onderwerp inkoop wordt gegeven. “Heb je het over directe of indirecte kosten, dan weet iedereen waar het over gaat, maar bij externe en interne kosten is dat nog te vaak niet het geval.” In het voorjaar van 2016 verwacht het bedrijf meer inzicht te hebben in mogelijke hiaten in de huidige curricula.
