Het jaarverslag is vaak een 'moetje'. Met deze 5 tips wordt het document een stuk relevanter, aldus René Ravestein.
Anno 2016 is het meer dan ooit zinvol om bij de jaarlijkse verslaglegging ook transparant te zijn over zaken als strategie, toekomstvisie, maatschappelijk verantwoord ondernemen, R&D en HRM. Ik reik graag vijf tips aan voor een modern jaarverslag, dat idealiter een ankerpunt en pronkstuk is in de communicatie met stakeholders.
# 1 Integreer financiële, sociale, maatschappelijke & duurzame aspecten
Het is niet meer van deze tijd om People, Planet en Profit los te bezien. Duurzame organisaties staan voor de uitdaging om ook op langere termijn winstgevend c.q. kostendekkend te zijn. Tegelijkertijd richt maatschappelijk verantwoord ondernemen zich naast zorgvuldige omgang met het milieu ook steeds nadrukkelijker op goed werkgeverschap. Het jaarverslag zou deze synthese moeten reflecteren. Dit kan het beste via een geïntegreerd jaarverslag dat zowel financiële, sociale als maatschappelijke & duurzame aspecten van de bedrijfsvoering omvat.
# 2 Zie de eigen werknemers als belangrijke doelgroep
Bij jaarverslagen zijn externe doelgroepen zoals aandeelhouders, investeerders, pers, politiek en andere belanghebbenden nu vaak de belangrijkste doelgroep. Dat terwijl de betrokkenheid, motivatie en deskundigheid van werknemers doorgaans de sleutelfactor voor succes is. Jaarverslagen zouden zich daarom veel meer dan voorheen ook moeten richten op de eigen medewerkers en op de eigen flexibele schil. Zij maken het verschil.
# 3 Selecteer meerdere vormen, benut verschillende kanalen
De vorm waarin het verslag wordt gegoten, is afhankelijk van het lees- en kijkgedrag van de doelgroep. Gezien de diversiteit van de doelgroepen is een combinatie van middelen en kanalen nodig. Printuitgaven voor wie lineair wil lezen. Beeld en geluid voor doelgroepen die visueel en auditief zijn ingesteld. Online presentaties voor al diegenen die eerst en vooral via het web en via social media informatie tot zich nemen. Juist de mix van middelen en kanalen, liefst gecombineerd met live presentaties, maakt het verslag extra sterk.
# 4 Benut het jaarverslag voor 'storytelling'
Met een corporate story kun je op allerlei manieren de belofte van het merk blijven vertellen. Uitgangspunten daarbij: Wat wil je? Wat heb je te bieden? Welk verhaal heb je te vertellen? Maar ook: Wat speelt er? Waar heeft de klant behoefte aan? Hoe kunnen we ons verhaal inbedden? Het jaarverslag is een ideale, jaarlijks terugkerende, kans om deze corporate story uit te dragen. Telkens in een iets andere vorm, telkens met een iets ander thema.
# 5 Maak ook marketing & communicatie transparant
Net zoals HRM in het verslag verantwoording aflegt over personeelskosten, arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en werknemertevredenheid zou een modern bestuursverslag ook thema’s als reputatie, merkwaarde en merkbeleving moeten benoemen. Marketing & Communicatie verdienen, net als HR, een formele plaats in het jaarverslag.
.jpg)
Dit artikel is van de hand van René Ravestein. Hij is oprichter van redactiebureau Ravestein & Zwart en VOC Uitgevers en tekstschrijver over onder meer strategische HR-onderwerpen.
Meer René Ravestein?
- 5 redenen om outplacement nog niet af te schrijven
- Bevlogen werken? Leer dan van deze 5 tips uit de wetenschap
- Werkstress? 5 tips om je mentale veerkracht te trainen
Foto boven: Flickr.com
