Er staat een grote reorganisatie op stapel. De 5000 medewerkers worden graag via interne communicatie op de hoogte gehouden. Helpt een communicatieplan daar echt bij? Podiumauteur Luc Timmers verbaast zich over deze werkwijze.
De divisie van 2300 FTE, onderdeel van een grote multinational, stond aan de vooravond van een grote reorganisatie met als doel de snelheid van handelen, de klantvriendelijkheid, de klanttevredenheid én de winstgevendheid te vergroten. Er bestond een soort Mega-Transitie-Plan met vele projecten en deelprojecten voor zaken als integratie van arbeidsvoorwaarden, om- her- en bijscholing, invoering van nieuwe operationele en administratieve processen, verhuizingen, herplaatsingen van mensen en herverdelingen van werk, mobiliteitscentra voor boventalligen, en veel meer dat van groot belang was voor de betrokken medewerkers. Het managementteam van de divisie werd daarbij ondersteund door verschillende Shared Service Centra, waaronder de afdeling interne communicatie. En die afdeling nam, geheel uit eigener beweging, contact met mij op.
Het communicatieplan
Of ik, als interim transitiemanager die in opdracht van het managementteam door middel van een Taskforce al die veranderingen mocht realiseren, al een communicatieplan had? Want de vele veranderingen zouden het nodige teweeg brengen onder het personeel en daar moest natuurlijk tijdig, uitvoerig, regelmatig en consistent over gecommuniceerd gaan worden. En of ze een afspraak konden maken om het communicatieplan te bespreken. Ja, afspraak was welkom, maar er was geen communicatieplan.
Geen plan?! Maar zonder plan geen communicatie toch zeker? Nou, ik hield kwartaalmeetings, roadshows, surveys, inloopuurtjes en bezocht werkoverleggen, maakte een wekelijkse nieuwsbrief, had een voor iedereen toegankelijk sharepoint, artikelen op intranet en in het personeelsblad, trad op in het managementteamoverleg en bij grootmanagementteam bijeenkomsten, leverde trouw mijn bijdrage aan de Monthly Business Review, maakte Taskforcerapportages, exception reports, stage plans, posters, flyers, buttons, en meer. Maar geen plan.
Geen verantwoordelijkheid
De afspraak vond plaats, met de manager interne communicatie en de aan de divisie toegewezen interne communicatieadviseur. Hoewel er enige kritiek was op het ontbreken van het plan waren de dames toch wel enthousiast over de vele communicatieactiviteiten. Hoewel, dat van die buttons kon echt niet, dat was tegen het beleid (zoals bedacht door het interne communicatie Shared Service Centrum en besloten door De Holding directie). Of ik nog hulp kon gebruiken? Jazeker, graag, geef vorm en inhoud aan de nieuwsbrieven, het sharepoint, intranet, de artikelen, de rapportages. Houd interviews, analyseer de surveys, inventariseer knelpunten, destilleer verbeteringen, initieer nieuwe initiatieven, denk mee, doe mee! Én bedenk iets creatiefs ter vervanging van de buttons.
Nou nee, dat ging echt niet. Dat moesten ik en de andere managers toch echt zelf doen, dat was ten slotte de taak van de integraal managers, nietwaar (aldus bedacht door het human resources Shared Service Centrum en besloten door De Holding directie)? Die verantwoordelijkheid konden ze echt niet overnemen. Verantwoordelijkheid delen dan? Nee, dat zou de zaak alleen nog maar onduidelijker maken, wie was dan aanspreekbaar waarop? Meedoen in de Taskforce onder mijn verantwoordelijkheid? Hmm, wellicht, maar dan alleen voor het meehelpen bij het maken van het communicatieplan en voor de controle op de uitvoering daarvan, meer ging echt niet.
Geen budget
En oh ja, of ik dan budget had om een deskundig communicatieadviseur in te huren, want vanuit het Shared Service Centrum was helaas maar één FTE beschikbaar en die werkte maar vier dagen en moest bovendien gedeeld worden met twee andere divisies. Én ging binnenkort met zwangerschapsverlof. En geld krijgen uit het Shared Service Centrumbudget was wellicht eventueel misschien mogelijk, maar alleen als er een plan aan ten grondslag lag. En niet te veel hoop, want zelfs bij goedkeuren was er slechts 50.000 euro beschikbaar voor alle divisies. Nee, samen.
Eén FTE interne communicatie op 5000 medewerkers en slechts een tientje budget per FTE? Geen wonder dat ieder jaar weer bij de personeelstevredenheidsmeting het onderwerp communicatie beroerd scoort. Het communicatieplan dat ik uiteindelijk noodgedwongen maakte werd éénmaal geagendeerd in het managementteamoverleg maar wegens tijdgebrek niet behandeld. En daarna nooit meer, laat staan goedgekeurd. Laat helemaal staan naar gehandeld.
Formeel gesproken is iedereen – managers, OR-en, medewerkers én interne communicatie – het met elkaar eens: communicatie is erg belangrijk. De werkelijkheid? Geen tijd voor, geen geld voor, geen mensen voor, geen aandacht voor, en al het andere gaat voor. Communiceren belangrijk? Wie zegt dat?
Eerdere bijdragen:
- Regels zijn regels
-
De immer vrolijke manager
-
Niemand is misbaar
-
Geen fouten maken mag
- Help, een tevreden klant!
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Luc Timmers, verandermanager bij grote (ICT) commerciele bedrijven en overheidsorganisaties, en auteur van onder meer De Lijnmanager en het boek De interimmanager als vriendelijke beul.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'
