In de praktijk gaat het op drie punten mis in de meeste functioneringsgesprekken:
1. U kijkt te veel achteruit
Als u een heel jaar aan prestaties in een gesprek van uur wilt behandelen, heeft u waarschijnlijk gedurende het jaar te weinig feedback gegeven. Veel tijd in functioneringsgesprekken gaat op aan gebeurtenissen die al ruim achter ons liggen. Maar het heeft niet zoveel zin om de lof en constructieve kritiek hiervoor op te sparen tot het jaarlijkse gesprek: dan voelt het voor de medewerker ook als mosterd na de maaltijd. Laat het functioneringsgesprek daarom nooit een excuus zijn voor directe feedback gedurende het jaar. Kijk naar hoe het in de sport gaat. Trainers kijken niet naar de laatste wedstrijd om te zien wat er fout ging, maar om te zien hoe het in de volgende wedstrijd beter moet.
Oplossing:
Praat vaker met uw medewerkers. Tegen de tijd dat het jaarlijkse functioneringsgesprek plaatsvindt, hoeven er geen verrassingen meer te zijn. U hoeft dan ook niet meer terug te kijken, maar kan de tijd gebruiken om een blik in de toekomst te werpen.
2. U praat het meest
Ja, u bent de baas. En ja, u neemt het initiatief voor het functioneringsgesprek. Maar nee, dat wil niet zeggen dat u de enige bent die hoeft te spreken. Dat levert namelijk twee problemen op: enerzijds weet u niet zeker of uw feedback aankomt, anderzijds mist u zo waardevolle informatie van uw medewerker. De medewerker kan zich bovendien aangevallen voelen, wat de feedback eerder verergert dan verbetert.
Oplossing:
Zeg niet welke verbeteringen u wilt zien bij de medewerker, vraag de medewerker zelf om die verbeteringen aan te geven. Dwing de medewerker zelf met oplossingen en ontwikkelingsrichtingen te komen. Dat maakt van u een manager die mentor/coach is met een focus op prestaties, niet een manager die gericht is op het afstraffen van fouten.
3. U beloont uw medewerkers
Intuïtief denken we vaak dat een compliment of zelfs een salarisverhoging zal leiden tot betere prestaties in de toekomst. Maar de werkelijkheid is vaak anders, omdat onze hersenen op allerlei manieren zulke informatie verwerken. Zo kan het zelfs zo zijn dat een bonus eerder leidt tot luiheid dan tot extra prestaties. De medewerker was toch al zo gewaardeerd? Waarom zou hij/zij zich nog extra inspannen? Voor complimenten geldt soms hetzelfde. Zulke extrensieke motivaties gaan vaak ten koste van intrinsieke motivaties, in wetenschappelijk jargon.
Oplossing:
Geef uw medewerkers gewoon complimenten, soms zelfs ook een salarisverhoging. Maar doe het wel op een manier die niet manipulatief, willekeurig, min of meer verplicht of arbitrair overkomt. Probeer het te koppelen aan heldere doelen die gesteld zijn, niet met iets vaags als: ‘Je hebt goed je best gedaan afgelopen jaar’. Iederéén doet zijn best. Het gaat erom dat ze dat blijven doen.
