Ondernemers kunnen hun pesoneel aanmoedigen thuis te werken, zodat mensen in uw bedrijf elkaar niet kunnen besmetten. Dat stelt Arne ter Laak van Protiviti voor. Protiviti adviseert ondernemers hoe om te gaan met bedrijfsrisico’s.
Ter Laak vindt dat ondernemingen een risico-analyse moeten maken om mogelijke problemen voor te zijn. Dat lijkt ons niet de eerste prioriteit. U heeft er meer aan om te bekijken in hoeverre uw onderneming is ingesteld op thuiswerkende werknemers.
Een korte checklist ter oriëntatie:
- Kunnen de telefoons in uw bedrijf worden doorgeschakeld? Het beste is om iedere telefoon automatisch te laten doorschakelen naar de werk-mobiel van personeelsleden bij afwezigheid. Dit voorkomt een al te groot hiaat in de interne en externe communicatie.
- Heeft uw personeel thuis toegang tot gegevens die nodig zijn om het werk uit te voeren? Dit houdt kortweg in dat al uw gegevens op een server moeten staan waar iedereen met een wachtwoord bij kan komen. Denk wel aan de veiligheid.
- Is het mogelijk om online te vergaderen? Collega’s onderling kunnen elkaar natuurlijk altijd bellen. Maar moet iets met meer mensen besproken worden, dan voorkomt u een hoop ruis als dit centraal gebeurt. Een vergaderkamer is tegenwoordig niet meer nodig. Via (video-)chat komt u een heel eind.
- Weet iedereen wat hem te doen staat? In het geval dat (een groot deel van) uw personeelsbestand thuis werkt, weet niemand wie waar mee bezig is. Zorg voor een goede centrale agenda en instrueer uw personeel alle afspraken hierin te vermelden. Virtuele kantoorsoftware, die u toch nodig heeft om bestanden en e-mail toegangkelijk te maken voor thuiswerkers, heeft deze optie vrijwel altijd.
- Kan iedereen wel thuiswerken? In veel bedrijven is het in principe mogelijk om zonder kantoorruimte te functioneren (behalve wellicht een ontvangstruimte). Maar bijvoorbeeld in de productie is het een stuk lastiger. Administratieve functies kunnen echter vrijwel altijd vanuit huis worden uitgevoerd. Maak een checklist van alle mensen die niet aanwezig hoeven te zijn om hun werk te doen en zorg ervoor dat zij allen een virtuele werkplek krijgen.
- Zorg voor duidelijkheid. Hoewel thuiswerken flink in opkomst is, is niet iedereen hieraan gewend. Creëer daarom duidelijke regels voor thuiswerkend personeel. Zo kunt u bijvoorbeeld thuiswerkende medewerkers verplichten met korte rapportages aan het eind van de dag te verantwoorden wat zij hebben uitgespookt. Maak hiervoor een helder formulier. U moet wel wat vertrouwen hebben in uw medewerkers. Als u elke minuut verantwoord wilt zien gaat dat ten koste van de effectiviteit, zie de problemen in de zorg.
