Het is weer carnaval. En dat betekent dat werknemers in het noorden zich op maandagochtend in grote getalen ziekmelden. In het zuiden is dat vooral de woensdag en donderdag. Sommigen hebben zelfs de vrijdag nog nodig om bij te komen. Maar niet alleen na carnaval neemt het ziekteverzuim toe. Realistisch bekeken melden meer werknemers zich op de maandag ziek. De kater van het weekend is dan nog niet helemaal opgelost. Hartstikke leuk dat je personeel zulke leuke feestjes heeeft in de weekenden, maar moet jouw bedrijf daar de dupe van worden? Nee. Schroef met deze tips het kort ziekteverzuim omlaag.
Houd het verzuim bij
Veel ondernemers doen het niet of maar half: bijhouden wanneer welke werknemers hoelang ziek zijn. Terwijl je juist dan pas ziet hoeveel kort verzuim er werkelijk binnen je bedrijf is. Als je geen goed overzicht bijhoudt, valt het namelijk helemaal niet zo op dat die ene werknemer iedere maand wel een dagje verzuimt. Ondanks dat je zelf denkt het wel snel in de smiezen te hebben. Een goede verzuimregistratie brengt duidelijk het verzuimpercentage in kaart, per werknemer, afdeling en/of van het hele bedrijf. Je weet dan ook direct of je boven het landelijk gemiddelde uitkomt. Dat gemiddelde ligt – afhankelijk van de branche – tussen de 3 en 4,5 procent.
Onderzoek de oorzaken
Nu je weet hoe hoog het ziekteverzuim binnen je bedrijf is, kun je op zoek gaan naar de oorzaken. Heb je één of meerdere werknemers die al langere tijd ziek zijn? Zeker bij kleine bedrijven schiet het percentage daardoor snel omhoog. Op zich geen probleem, je weet dan waar het aan ligt én bovendien ben je als het goed is druk bezig met het re-integratietraject. Dat is immers verplicht. Maar neem deze oorzaak niet te klakkeloos als enige oorzaak op. Kijk daarnaast ook hoe hoog het percentage is wanneer je de langdurig zieke werknemers (meer dan 6 weken aaneengesloten ziek) eruit filtert. Schrik je nu nog steeds? Dan is het tijd om echt actie te ondernemen.
Hanteer een verzuimbeleid
Het onnodig ziektverzuim aanpakken begint met een duidelijke verzuimprocedure. Hanteer één duidelijk beleid voor ziekmelden. Dat beleid is tweeledig: enerzijds moet voor de werknemers duidelijk zijn hoe en bij wie ze zich wanneer moeten ziekmelden. Kortom, voor welk tijdstip moeten ze wie opgebeld hebben. Het is namelijk nogal makkelijk om een collega te sms’en of hij wil doorgeven dat je ziekt bent. De drempel om je ziek te melden ligt gelijk een stuk hoger als je verplicht bent telefonisch ziek te melden bij je leidinggevende. Die baaldag wordt dan al minder snel opgenomen. Stuurt een zieke werknemer toch een sms naar een collega? Dan belt de leidinggevende er zo snel mogelijk zelf achteraan.
Het andere deel van de verzuimprocedure betreft het goed briefen van de leidinggevenden. Hoe voeren ze zo’n telefonische ziekmelding? Het louter ter kennisgeving aannemen is onvoldoende, maar andersom mag je de zieke werknemer ook niet zomaar het hemd van het lijf vragen. Maak daarom een standaard vragenlijst die de leidinggevende tijdens dat ziekmeldtelefoontje gebruiken. Het gaat daarbij niet alleen om het tonen van persoonlijk interesse, maar informeer ook of er werkzaamheden overgenomen moeten worden en wanneer de werknemer weer verwacht terug te komen. Als je dergelijke vragen consequent stelt, leg je de drempel om voor een kater thuis te blijven nog wat hoger.
Organiseer een voortgangsgesprek
Een werknemer kan altijd een keer ziek worden. Met een beetje pech heeft hij zelfs twee keer in één seizoen de griep te pakken. Natuurlijk kan een werknemer last hebben van een zwakke gezondheid en zich zelfs voor een derde keer binnen een jaar ziek melden. Toch is het goed om na drie keer ziek melden het gesprek aan te gaan met de betreffende werknemer. Het kan immers een signaal zijn dat er wel degelijk meer aan de hand is dan ‘gewoon’ ziek zijn. Neem deze gesprekken op in de verzuimprocedure en plan standaard een afspraak in nadat een werknemer zich voor de derde keer binnen een jaar beter meldt. Informeer oprecht hoe het met de werknemer gaat en of er problemen zijn. Vraag ook of je de werknemer eventueel kunt helpen bij het verminderen danwel voorkomen van het verzuim.
Alternatief: geef bonusdagen
Werpt je preventiebeleid onvoldoende of helemaal geen vruchten af? Blijft het kortdurend ziekteverzuim onnodig hoog? Dan kun je overwegen om een positieve stimulans uit te delen in de vorm van bonusdagen. Hiermee voorkom je tevens dat de trend om een baaldag op te nemen zich versterkt. Hoe geef je een positieve stimulans? Bijvoorbeeld door twee vakantiedagen extra beschikbaar aan de werknemers die het hele jaar niet ziek zijn geweest. Zo motiveert je werknemers om goed na te denken alvorens zich ziek te melden. Het is immers een stuk fijner om legaal een baaldag op te nemen als de zon schijnt dan om stiekem thuis te zitten.
Meer informatie en tips rondom het thema ziekteverzuim staan op Ondernemer in Business, de zustersite van Sprout.nl met praktische tips en stappenplannen.
