Hoe zorg je dat medewerkers efficiënt werken? En hoe controleer je of je medewerkers wel efficiënt werken? Tips van Podiumauteur Jaldhara Groeneveld.
Veel managers stellen efficiënt te werken en geen onnodige tijd en energie te verspillen. Uiteraard verwachten ze deze werkwijze ook van hun werknemers. Daarom wordt dat van tijd tot tijd nogmaals benadrukt in een teamvergadering, waarop het team instemmend knikt. Efficiënt met tijd en dus geld omgaan is toch heel normaal. Iedereen kan het.
Maar als je later een rondje langs de werknemers doet, blijkt meer dan de helft in de praktijk helemaal niet efficiënt te werken. Vragend naar de reden krijg je een aantal verschillende antwoorden te horen:
Categorie 1: Ik weet niet hoe ik wat moet doen
Mensen die onvoldoende vaardig zijn om efficiënt te werken, zeggen vaak:
- Ik weet niet hoe Outlook werkt
- Ik heb mijn werk niet af kunnen krijgen, want er kwam wat anders tussen
- Er komt altijd wat tussendoor wat belangrijker is
Deze mensen willen wél iets doen aan hun inefficiënte werkgedrag. Ze zijn prima bij te scholen met vaardigheidstrainingen, zoals bijvoorbeeld een (online) Outlook training. Zodra een medewerker herkent dat het om een vaardigheid gaat, kan je als manager hierover prestatieafspraken maken.
Categorie 2: Ik wil het wel, maar ik krijg het maar niet voor elkaar
Wat ik ook doe, ik krijg het niet voor elkaar. Er treedt dan vaak een gevoel van machteloosheid op waardoor mensen doorgaan met de waan van de dag. Deze mensen zien geen heil in vaardigheidstrainingen. Ze zeggen dat het ze nog nooit iets heeft gebracht. Je herkent deze groep mensen direct aan zinnen als:
- Waarom denk jij – de trainer – dat het jou wel lukt?
- Waarom moet ik efficiënt werken?
- Ik doe toch wat ik moet doen, dus wat is het probleem?
Het heeft geen enkele zin om deze mensen in een vaardigheidstraining te zetten. Ze zijn er immers van overtuigd dat dát niet gaat werken. Het is deze groep mensen die veelal eerst moet leren begrijpen wat de essentie is van efficiënt werken.
Categorie 3: Waarom geeft het management niet het goede voorbeeld?
Te vaak vinden medewerkers dat het management zélf niet het goede voorbeeld geeft. En als zij het niet doen, waarom zou ik het dan wel doen is een veelgehoorde klacht. Aan de andere kant vinden managers het vaak onzin dat zij het goede voorbeeld moeten geven. Zij geven als reden op dat het geen kleuterklas is. Ze hebben toch volwassen mensen in dienst.
Maar een van de breinprincipes van mensen is imitatie. Mensen imiteren wat ze je zien doen en niet wat je zegt Zodra jij als manager vindt dat jouw mensen efficiënter moeten werken, moet je het zélf voordoen. Anders is het een loze kreet die niet serieus wordt genomen.
Gratis e-book Download gratis e-book Mark Tigchelaar
In het e-book ‘Snellezen voor professionals’ van Mark Tigchelaar leer je de basis van snellezen, zodat je weet hoe het werkt en hoe je dit kunt toepassen op je eigen (complexe) vakliteratuur.
lees verder
Een zaak van management en medewerker
Efficiency is een zaak van management én medewerker. Echt efficiënt (samen)werken kan alleen vanuit de dialoog, vanuit de wetenschap dat er voor beide partijen een expliciete haal- en brengplicht is. Alleen dán kan je blijvend tijd en geld besparen en kan je tijd, geld én energie voor nieuwe projecten, nieuwe klanten en innovaties inzetten.
Zo vinden veel managers zichzelf een efficiënte werker, maar de vraag is of zijn team dat ook zo ziet. Die vraag stelt een manager uiteraard niet aan zijn eigen werknemers. En dat terwijl hij ondertussen wel het nodige aan te merken heeft op de efficiency van zijn teamleden. Dus leg je hun op de juiste vaardigheden te leren, er vanuit gaande dat iedereen daardoor efficiënter gaat werken.
Veelgemaakte fout: reactief trainen
De praktijk leert dat veel managers tijd en geld inzetten op het trainen van vaardigheden. Het is alsof je een auto naar de garage brengt voor een beurt zodat deze het, zonder omkijken, voor altijd goed doet. Iedere garagehouder zal tegen je zeggen dat je auto af en toe een onderhoudsbeurt moet hebben. Goed onderhouden auto’s leven immers langer. En zo is het ook met medewerkers en teams.
Wanneer je je mensen efficiencyvaardigheden laat trainen en je voorbij gaat aan de mindset van jouw mensen in relatie tot de grotere samenhang van alle facetten, dan zal je er nooit helemaal zeker van zijn dat er daadwerkelijk efficiënt gewerkt gaat worden. Ik noem dit ook wel reactief trainen. Je traint pas wanneer er een probleem is, in de hoop dat het daarmee is opgelost.
Proactief beleid bij efficiënt werken
Wanneer je inzet op proactief efficiencybeleid, dan heb je in eerste instantie helemaal geen training nodig voor je mensen. Proactief efficiënt werken begint namelijk bij de manager. De manager geeft het goede voorbeeld én hij zorgt ervoor dat efficiënt werken een blijvend onderwerp op de agenda is. Bovendien moet er voortdurend een dialoog plaatsvinden tussen manager en medewerker én medewerkers onderling. Daarbij staan de volgende punten centraal:
Wat werkt er wel en wat werkt er niet?- Wat heeft een verbetering nodig?
- Hoe brengen we de verbetering aan?
- Hoe borgen we wat wél werkt?
- Welke lessen zijn er nog meer te trekken?
Je pakt op deze manier direct de mindset aan én een deel van de vaardigheden. Het deel wat niet aan bod komt, daar kan je dan altijd nog een trainer voor inschakelen. De trainer heeft in dit soort gevallen dan een aanvullende rol.
Gelijkwaardigheid
Als je inzet op proactief beleid ten aanzien van efficiënt werken, dan gelden rangen en standen niet meer. Zodra iedereen zich committeert aan proactief efficiënt werken, dan is iedereen gelijkwaardig en worden processen transparant. Afhankelijk van de besluiten die genomen moeten worden pakt iemand (vaak de manager) zijn formele rol op. Duidelijk voor iedereen.
Eerdere bijdragen:
- 3 gouden tips om weerstand te verminderen
- Ook een online training moet je inplannen
- De 7 geheimen van een goede jaarplanning
Over de auteur:
Jaldhara Groeneveld is eigenaar van trainingsbedrijf Het Efficiency Huis. Ze heeft onder andere het Regie Over Efficiency Model (ROEM) ontwikkeld. ROEM is een specifiek model om op een gestructureerde, energie gevende én blijvende manier efficiency in jouw bedrijf te implementeren.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder ‘activiteiten’ uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek ‘Het beste van MT Podium’.
