Nu is het zijn beurt om naar de tuin te verkassen. De vorige belafspraak deed hij nog in de woonkamer, maar Alexander Pechtold en zijn partner wisselen het af. Met dit weer is het een prima plek om te bellen. Bovendien, weet de ervaren bestuurder, drentelt hij graag rond terwijl hij belt. En dat is fijn tussen het groen.
In november 2019 trad hij aan bij het CBR. Zijn opdracht: orde scheppen binnen een organisatie in chaos. Het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen staat meer dan een jaar onder aangescherpt toezicht van Minister Cora van Nieuwenhuizen (Infrastructuur en Waterstaat). De doorlooptijden van medische beoordelingen zijn te hoog en veel voertuigbestuurders, vaak ouderen, worden hierdoor geraakt.
Een hels karwei
Een kleine vijf maanden nadat de Wageninger zijn tanden in deze klus gezet heeft, is zijn uitdaging nog uitdagender. CBR-kantoren zitten grotendeels op slot. Zelf is hij maximaal nog een dag in de week op kantoor. Bijvoorbeeld voor het tekenen van de salarissen. De verliezen lopen rap op, ‘per week drie miljoen euro’. ‘We waren een van de eersten die een leenfaciliteit hebben aangevraagd bij het Ministerie van Financiën, dus gelukkig kunnen we wel aan onze verplichtingen voldoen. Het is wel hard werken.’
Pechtold geeft nu leiding aan een organisatie in crisis, te midden van een mondiale gezondheidscrisis, en dat op afstand van elkaar. Het is ‘een hels karwei’. ‘Ik heb op verantwoordelijke posities gezeten. Ik ben burgemeester en minister geweest, maar ik voel nu voor het eerst de bijna fysieke verantwoordelijkheid voor 1600 mensen en hun thuisfront. En ik merk dat er meer dan ooit naar me wordt gekeken.’
Dagelijks de thermometer erin
Zichtbaarheid is dan ook enorm belangrijk, vindt Pechtold. Maar hoe pakt hij dat aan? De oud-politicus is onder meer aan het vloggen geslagen. ‘Ik heb nu een paar keer een filmpje vanuit huis opgenomen. Om te laten zien dat we in control zijn en om duidelijkheid te geven. Dat doen we natuurlijk ook via berichten op ons intranet, die ook worden gelezen, maar dat zijn vaak van die lappen tekst.’
In filmpjes van twee tot drie minuten vat hij de belangrijkste zaken samen. Binnen het uur heeft meer dan de helft van het personeel zijn boodschap bekeken, weet hij. Ook heeft hij iedere ochtend vraaggesprekken met zijn managementteam. ‘Dagelijks gaat de thermometer erin. Hoe is het op jouw afdeling? Waar loop je tegenaan? En snappen de mensen waar we mee bezig zijn?’ Hij is er ook wel achter gekomen dat die conference calls, waarvan hij er een paar per dag heeft, doodvermoeiend zijn. ‘Zeker als je moet voorzitten. Je bent op maar een zintuig aangewezen, namelijk je oren. Aan de vergadertafel, waar bij ons tijdens een MT-overleg zo’n twaalf man aanschuift, registreer je lichaamstaal en zie je of iemand het volgt. Nu moet ik vragen of iemand z’n mond wil houden, het korter kan of alsjeblieft het achtergrondgeluid uit mag.’
Brede beeldschermen
Een paar weken terug werd het draaiboek voor de Mexicaanse griep afgestoft en geactualiseerd om de organisatie zover mogelijk voor te bereiden op de coronacrisis. Zo bestaat het gehele MT nu uit duo’s. ‘Als er eentje wegvalt kan een ander het overnemen. Er is al een aantal mensen uit de running geweest met verschijnselen.’
Het CBR heeft plannen klaar liggen voor twee scenario’s: een totale lockdown en langzame opbouw. Het eerste scenario betekent dat alle beschikbare thuiswerkapparatuur beschikbaar wordt gesteld voor de medische beoordelingen, terwijl de rest dicht gaat. Langzaam opbouwen betekent dat zowel theorie- als praktijkexamens gefaseerd worden opgebouwd.
‘We liggen nu voor tachtig procent stil en hebben hoogste prioriteit gegeven aan de medische beoordelingen waar we de grootste achterstanden hebben in dossiers.’ Zijn ICT-afdeling maakt overuren. Apparaten worden van kantoormuren gehaald en verhuisd naar huiskamers in het hele land. Al is er te kort aan brede beeldschermen. ‘Zeker medische dossiers moeten op brede beeldschermen getoond worden, want anders zit je de hele tijd te scrollen en dat maakt het werk niet makkelijker.’
‘Onprettige afstand’
Vanaf de eerste dag wordt er een logboek bijgehouden. Alle overleggen en besluiten worden erin vastgelegd. ‘Als we deze crisis achter de rug hebben gebruiken we dat logboek om onze lessen uit te trekken.’ Eén les wil hij wel alvast delen. ‘Je moet ook een beetje ontluchten. Je moet je officiële kanalen schoonhouden, maar laat onderling alsjeblieft ook ontspanning toe via bijvoorbeeld leuke filmpjes via sociale media. Het is misschien een gek voorbeeld, maar die balans is belangrijk.’
Smaakt het opgelegde thuiswerkexperiment naar meer? ‘Het is niet per se onmacht… maar het gevoel van onprettige afstand overheerst. De afhankelijkheid van mijn telefoon is gigantisch. Ik kan me niet voorstellen wat ik moet doen als dat ding uitvalt. Maar vooralsnog gaat het goed. Voor een organisatie die vaak als problematisch wordt neergezet ben ik heel trots op de veerkracht en de creativiteit.’
Tips en maatregelen van Pechtold:
- Houd gedurende de crisis een logboek bij, met alle overleggen en besluiten. Trek daar later lessen uit.
- Vorm duo’s in je managementteam. Bij uitval vanwege ziekte of een andere reden, kan de ander het overnemen.
- Zorg dat je zichtbaar bent, bijvoorbeeld via video’s. Laat zien dat alles onder controle is, wees open, verschaf duidelijkheid.
- Zorg dat de druk af en toe van de ketel kan. Laat voldoende ruimte voor ontspanning en humor
