Hij is een megaoptimist. Daardoor bleef Gijs Groenevelt (35), verantwoordelijk voor de logistiek bij Grapedistrict, in december 2009 denken dat het wel goed kwam. Zelfs toen de dozen wijn in de sneeuw op straat werden gezet omdat er geen opslagruimte beschikbaar was, bleef hij geloven in een positieve afloop. “Maar ik heb er wel heel veel nachten van wakker gelegen.”
De ondernemers wisten wel dat de decembermaand altijd de drukste van het jaar is: er wordt massaal wijn ingeslagen voor het kerstdiner, de relatiegeschenken moeten worden ingepakt en verstuurd en dan komen er altijd nog lastminutebestellingen. “Maar een groeispurt in 2009 zorgde ervoor dat we dat jaar totaal onvoorbereid waren op de drukte. Eerst waren we nog blij met alle bestellingen. Zeker toen een grote klant op het laatste moment nog een megaorder voor kerstpakketten plaatste”, zegt Groenevelt. Maar ’s avonds in bed vroeg hij zich ineens af waar hij alle dozen wijn en de kistjes om de flessen in te verpakken, moest laten. “We gebruikten een loods voor de opslag, maar die stond al helemaal vol.”
>>> Nieuwsgierig naar meer challengers?? Bekijk de lijst van 50 deelnemers van 2011.
Zeecontainers
Toen de extra bestelde wijn uit Italië inderdaad nergens anders dan buiten op de stoep kon worden afgeleverd, ging Groenevelt koortsachtig op zoek naar extra opslagruimte. Hij huurde uiteindelijk zeecontainers voor het verpakkingsmateriaal, de wijn werd bij de ondernemers thuis in de gangen gezet. Vervolgens bleken ze te weinig personeel te hebben om alles in te pakken. “We hebben alle medewerkers uit de winkels en onze vriendinnen en familieleden opgetrommeld. Iedereen heeft avondenlang meegeholpen, zelf hebben wij bijna 24 uur per dag gewerkt om het af te krijgen.”
Want: op een ander moment in het jaar is het niet zo erg als een pakket wat later komt, maar in de december moet het kerstpakket ook echt voor 25 december worden geleverd. Uiteindelijk is het allemaal goed gekomen. “We moesten wat extra kosten maken voor lastminute personeel, busjes die gehuurd moesten worden en de huur van de extra opslagruimte. En in de winkels waren wat wijnen op, maar dat was niet heel erg.”
Draaiboek
Twee jaar later ligt er een compleet draaiboek voor de decembermaand. “We hebben iemand aangenomen die zich helemaal richt op de logistiek. In december huren we een extra loods en hebben we meer personeel.” Het is vaak moeilijk balanceren: extra mensen aannemen en genoeg inkopen kost geld, wat verlies betekent als klanten toch geen bestellingen plaatsen. “Daarom zijn we verder vooruit gaan werken. Ik voer eerder gesprekken met klanten en stuur vroeger offertes. Daarbij geef ik aan dat als er voor een bepaalde datum is besteld, die ene wijn er zeker nog is. Komt de bestelling later bij ons binnen, dan kan het zijn dat je een andere krijgt.’”
Verder mag niemand bij Grapedistrict nog vakantie opnemen in december. “We gaan allemaal in januari, voor ons de rustigste maand van het jaar.” Altijd the bigger picture in je hoofd houden is de ondernemersles die Groenevelt heeft geleerd van die stressvolle decembermaand in 2009. “Groei en omzetverhoging hebben bepaalde gevolgen. Voor de backoffice, internetwinkel, vestigingen en het personeelsbestand. Als jong bedrijf zit omzet maken in ons dna. In de euforie van de groei waren we even vergeten dat je dat wel goed moet organiseren.”
