Toggl

14 april 2014 14-04-2014 3 minuten

Sprout test elke week een webtool die handig is voor ondernemers. Dit is nr. 20 in de serie reviews.

Wat is het?

Toggl is een tool om de tijd bij te houden die je steekt in projecten of klanten, om een factuur op te stellen bijvoorbeeld. Ook te gebruiken door een team mensen, als je wilt zien hoeveel uur je werknemers besteden aan projecten. De tool is volledig online te gebruiken, te embedden in iGoogle, Netvibes of Gmail, en gratis te downloaden als desktopprogramma of mobiele applicatie voor iPhone en Android-telefoons.

Voor wie?

Voor iedereen die uren verkoopt of inzicht wil hebben in hoeveel uur er aan welke klant en welk project worden besteed. Zowel geschikt voor freelancers als teams/bedrijven. Bijzonder handig voor ondernemers die gebruik willen maken van de kleine ondernemersregeling, waarvoor je moet kunnen aantonen dat je minimaal 1225 uur in een jaar aan je bedrijf hebt besteed.

Hoe werkt het?

Ga naar Toggl.com en meld jezelf aan. Je kunt gratis de testversie proberen, de betaalde variant kost tussen 5 dollar (1 gebruiker) en 79 dollar (40 gebruikers) per maand. De gratis versie is heel beperkt, als je Toggl serieus wilt gebruiken kun je het beste meteen een pro-account nemen. Heb je eenmaal een account, dan is het het handigst om te starten met instellen vanuit de webbased tool. Begin bijvoorbeeld met het instellen van de ‘projects’ en ‘clients’ waar je aan werkt. Dan ben je klaar om de tijd te tracken: druk in de rechterkolom op het plusje, voer een taakbeschrijving en de bijbehorende klant in, en druk op de rode knop. De teller gaat nu lopen; intussen kun je andere dingen gaan doen of doorwerken in Toggl zelf. Ben je vergeten een taak in te voeren, dan kun je onder ‘tasks’ ook later nog een taak met datum en tijdsduur invoeren. Heb je al aan een taak gewerkt en ga je er later mee verder, dat telt de teller gewoon door waar je de vorige keer was gestopt, rekenwerk is dus niet nodig.
Onder ‘projects’ kun je per project kijken hoeveel uur je hebt geschreven op een project en wanneer. Onder ‘reports’ kun je per week, dag of andere periode bekijken wat het overzicht van uren is per project, medewerker, taak of tijdsperiode. Het desktoptooltje, de webtool en de apps synchroniseren met elkaar. Je kunt klanten toegang geven tot de online rapporten, of draai gegevens voor ze uit als cvs- of pdf-file. In de pro-versie kan dat heel netjes met je eigen logo erop.

Wat zijn de voordelen?

Je krijgt dankzij Toggl beter inzicht in je tijdsbesteding. Met als gevolg dat je ziet aan welke klant je meer uren moet factureren of aan welk project minder tijd besteed moet worden. Dat is makkelijker facturen opstellen, het scheelt je een hoop rekenwerk en zorgt ervoor dat je beter kunt inschatten hoeveel uur er in projecten gaan zitten. Erg handig is ook dat je de uurtjes zowel online kunt bijhouden als onderweg op je smartphone. De rapporten die je met Toggl kunt uitdraaien zijn waardevol voor je eigen inzicht en om aan klanten te kunnen verantwoorden hoe hoog je factuur is.

Wat zijn de nadelen?

Je moet het uren bijhouden – als je dat nog niet doet – in je systeem krijgen. Zeker als je druk bent, vergeet je vrij makkelijk om de knop in te drukken. Wil Toggl ècht van nut zijn, dan moet je wel alle dingen die je op een dag doet invoeren, hoewel dat natuurlijk ook achteraf kan. Daar moet je tijd in (willen) steken. Een tip: vul aan het begin van elke week of dag de taken in die je op de planning hebt staan, dan hoef je tijdens je werkzaamheden alleen nog maar op de rode knop te klikken.

Conclusie?

Als je uren moet bijhouden, maakt Toggl je het heel makkelijk. Je hoeft geen rekenwerk meer te doen of te prutsen met Excelbestanden. Je moet even je weg vinden in het bijhouden, maar dan krijg je goed inzicht in je tijdsbesteding.