Brancheorganisatie van incasso-ondernemingen (NVI) trok dit weekend aan de bel: vooral in het Midden- en Kleinbedrijf (MKB) groeit het aantal openstaande rekeningen tussen bedrijven stevig. Vorig jaar met 20 procent, wat betekent dat nu voor 1,2 miljard euro aan achterstallige betalingen nog geïnd moet worden. Mede door de slechte betaalmoraal loopt het aantal faillissementen in het bedrijfsleven op.
Met duidelijke betalingstermijnen en kloppende facturen kan een boel ellende worden voorkomen. 8 tips:
1. Check kredietwaardigheid
Voorkomen is beter dan genezen. Deskundigen blijven er dan ook terecht op wijzen: kijk regelmatig naar de kredietwaardigheid van je klanten. Toets niet alleen aan het begin van de zakelijke relatie hoe die er voor staat, blijf dit doen. Je kunt onder meer bij de Kamer van Koophandel terecht voor een uittreksel om de tekenbevoegdheid van ondernemers te controleren. Er zijn natuurlijk ook tal van commerciële partijen die je tegen betaling graag verder helpen.
2. Maak heldere afspraken
Maak bij het aannemen van een opdracht meteen goede afspraken over zaken als levering- en betalingstermijn. Algemene voorwaarden moeten goed zijn en wederzijdse verwachtingen duidelijk omschreven. Leveranciers en afnemers die dergelijke basiszaken niet goed hebben geregeld, kunnen nog weleens in een conflictsituatie belanden. Voorkom dergelijke betalingsgeschillen eenvoudig met een helder verhaal.
> Lees ook: Factuur maken? Tips voor je begint
3. Goede, kloppende factuur
Er gaat ook nog wel eens iets mis met de betaling omdat de factuur niet klopt. Ook dit kun je voorkomen. De factuur moet compleet en duidelijk zijn. Gegevens die niet kloppen zorgen voor onnodig veel vertraging. Zeker wanneer je met overheidsinstanties of grote bedrijven te maken hebt en de factuur gaat rondzwerven omdat niet duidelijk is voor wie die bedoeld is. De meest voorkomende fouten?
- Naar het verkeerde adres gestuurd
- Vergeten het referentie- of ordernummer te vermelden: zeker bij overheden van belang
- Gegevens van juiste contactpersoon ontbreken: levert vertraging op
- Geen IBAN-nummer bij internationale debiteuren
- Slechte of onduidelijke vertaling voor internationale contacten
- Geen direct telefoonnummer voor vragen over de factuur
- Geen verwijzing naar algemene leverings- en betalingsvoorwaarden
- Factuur bij de levering bijsluiten: wordt vaak weggegooid
- Verkeerde datum: nog meer vertraging
> Een factuur moet aan een aantal (wettelijke) voorwaarden voldoen. Lees ook: Checklist facturen maken
4. Eigen administratie op orde
Heb je je eigen administratie goed op orde, dan kun je de doorlooptijd van je facturen zo kort mogelijk houden. Die goede organisatie geldt niet alleen in het voortraject (punt 2), maar zeker ook in een later stadium. Natuurlijk stuur je om te beginnen zelf je facturen op tijd. Het staat wat gek als je de rekening zelf laat de deur uit doet, maar dan wel verwacht dat je klant direct betaalt. Maar het is vooral ook belangrijk om vroeg in de gaten te hebben dat een partij niet betaalt, zodat je snel aan de bel kunt trekken en bijvoorbeeld een eerste herinnering kunt toesturen.
5. Standvastig bij nabellen
Eén van de manieren om de factuur opnieuw onder de aandacht te brengen, is nabellen. Zeker als je (uit ervaring) van een partij weet dat die niet snel op je schriftelijke herinneringen zal reageren, kan het slim zijn om maar meteen de telefoon te pakken. Wees niet verbaasd als opeens de wereld aan smoesjes voorbijkomt of ze je snel proberen af te poeieren. Volharden is het devies. Vraag bijvoorbeeld naar een leidinggevende of de directeur. Krijg je te horen dat er net die ochtend betaald is? Vraag als je het niet vertrouwt om een schriftelijke bevestiging van de betaalopdracht. Een andere tactiek is dat je probeert te achterhalen waarom niet betaald wordt. Heeft de klant een serieus financieel probleem, probeer er dan samen uit te komen. Stel bijvoorbeeld een betalingsregeling voor.
6. Najagen van achterstallige betalingen
Nog steeds niks binnen? Na het overschrijden van de betalingstermijn en de gangbare eerste betalingsherinnering, volgt vaak nog een aanmaning. Daar hoef je overigens geen maand mee te wachten. Een en ander hangt natuurlijk wel samen met de betalingstermijn die je in je factuur hebt aangegeven. Daarna? Sinds de economische crisis stappen bedrijven steeds sneller naar een incassobureau. Dat kost wel geld: gemiddeld zo’n 15 procent van het te betalen bedrag. Levert dat niks op? Dan kun je altijd nog naar de rechter. Veel ondernemers doen dit niet uit angst de relatie met de klant te verstoren, maar zeker als het om grote bedragen gaat, is het die klant die je weinig keus laat.
7. Schade beperken
Die betalingstermijn. Hoe lang moet die nou zijn? Dertig dagen is nog altijd gangbaar in Nederland. Maar vooral de grote jongens trekken hierin steeds vaker hun eigen plan. Zestig dagen, negentig dagen, geen debiteurenafdeling die daar nog van schrikt. Lijdzaam afwachten? Natuurlijk niet, zorg in elk geval op de factuur voor een kortere termijn, van bijvoorbeeld 14 dagen. En volg snel met die herinnering. Maar je kunt natuurlijk ook bij de notoire laatbetalers de rente die je misloopt incalculeren. Zeker als het gaat om hoge rekeningen. Betaalt een klant wel op tijd, dan kun je hem altijd nog ‘belonen’ met een korting.
8. Elektronische factuur
Tja, klinkt vanzelfsprekend, maar met een elektronische factuur bespaar je natuurlijk ook nog aardig wat tijd ten opzichte van de route die de ouderwetse post aflegt. Uit onderzoek blijkt ook nog eens dat de gemiddelde betalingstermijn halveert wanneer de digitale factuur vergezeld is van de mogelijkheid om direct te betalen. Desondanks ploffen veel rekeningen nog op de deurmat. Snel overstappen dus.
> Lees ook: Elektronische factuur: voordelen en voorwaarden
