Dit verhaal is een bewerking van het boek ‘Waar laat ik mijn handen?’, waarin Serge van Rooij antwoord geeft op de 25 meest gestelde vragen over presenteren.
‘Hoezo moet minstens de helft van alle informatie uit mijn presentatie? Ik heb hier lang over nagedacht en alles heeft met elkaar te maken. Ik kan niet zomaar wat sheets gaan schrappen! Bovendien was het toch binnen de tijd?’
Jeroen is ondernemer en moet binnenkort zijn medewerkers informeren over zijn toekomstplannen voor het bedrijf. Een collega-ondernemer heeft hem aangeraden om met mij aan zijn presentatievaardigheden te werken. Jeroen vond het onzin, maar aangezien het belangrijk is dat de plannen goed bij zijn mensen landen, heeft hij als repetitie zojuist zijn presentatie aan mij gegeven. En er is iets geks met deze presentatie. Want alles wat Jeroen vertelt is interessant, zelfs voor iemand als ik die niet in zijn bedrijf werkt.
Maar hoe komt het dan dat ik halverwege zijn presentatie zat na te denken over wat ik die avond zou eten? Sterker nog, ik had het boodschappenlijstje al gemaakt. Vanaf dat moment wilde ik weten waarom we afhaken bij veel informatie, zelfs als die informatie interessant is.
Het antwoord dat ik vond, was verrassend. Ons eigen brein houdt ons voor de gek. Daarom begin ik deze serie artikelen over presenteren met een vraag waar niemand aan denkt, maar die veel impact heeft op onze manier van presenteren: Wat is het grootste misverstand over presenteren?
Computer
De meeste mensen vergelijken ons brein met een computer. Stel, je maakt een presentatie in PowerPoint en stuurt die via de mail naar een andere computer. De ontvanger van het mailtje klikt op de bijlage en voilà: PowerPoint start automatisch op zodat hij of zij de presentatie kan bekijken.
Het is logisch om te veronderstellen dat mensen offline ook op die manier communiceren. Dat alles wat jij vertelt op precies dezelfde manier wordt begrepen door de luisteraar. Maar dat is een misverstand, want zo werkt het niet.
Het krokodillenbrein
Om dit goed te snappen, is het belangrijk dat je iets weet over de werking van onze hersenen. Volgens Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman kun je ons denkproces indelen in twee systemen. Systeem 1 opereert automatisch en razendsnel, is intuïtief, impulsief en regelt allerlei automatische processen.
Een belangrijke taak van dit systeem is om ervoor te zorgen dat we overleven. Voor het gemak noem ik dit in dit het krokodillenbrein.
Het moderne brein
Daarnaast is er systeem 2, waarmee we logisch kunnen nadenken, communiceren en bijvoorbeeld briljante presentaties maken. Ik noem dat het moderne brein. Het is evolutionair gezien veel jonger dan het krokodillenbrein, maar voelt zich superieur ten opzichte van de krokodil omdat het zo’n slimmerik is. En wij gaan daarin mee. We waarderen het moderne brein veel meer dan het krokodillenbrein, omdat we daardoor het gevoel hebben dat we rationele wezens zijn.
De krokodil is de baas
Het krokodillenbrein vindt informatie vooral vermoeiend (zou jij ook hebben als het je dagtaak is om iemand in leven te houden), behalve als hij iets kan leren om beter te overleven. Daarom leer je als baby dat huilen ervoor zorgt dat je eten en aandacht krijgt. Dat gaat automatisch. Je leert gezichten herkennen door goed te vergelijken, maar je leert ook om te kruipen, lopen en rennen. Zo vergroot je de kans dat je overleeft. Je leert ook spelenderwijs luisteren en praten. Veel ondernemers hebben zo zelfs leren ondernemen.
Wij hebben dus een natuurlijke focus op informatie die ons helpt te overleven. Je kunt het need to know-informatie noemen en deze informatie leggen we direct vast in ons langetermijngeheugen. Dat heet primair leren, wat zo gemakkelijk gaat omdat het krokodillenbrein dat belangrijk vindt.
Maar dat is niet de enige manier waarop we leren, want er bestaat ook zoiets als secundair leren. Waar je luisteren en praten als vanzelf leert door anderen goed te observeren, is het veel lastiger om op eigen houtje te leren lezen en schrijven. Je hebt instructies nodig om het je eigen te maken.
Dat doe je met het moderne brein. Die informatie komt eerst in een werkgeheugen terecht en dat kan maar een paar dingen tegelijk. Dus pas na training of repetitie komt informatie bij secundair leren in het langetermijngeheugen. Secundair leren kost dus veel meer moeite. In de ogen van ons primitieve krokodillenbrein is het nice to know-informatie, minder belangrijk om te overleven. Daarom vinden kinderen in een klas het over het algemeen leuker om met elkaar te kletsen of te spelen (primair leren) dan om sommen te maken (secundair leren).
Maak dus een presentatie voor de krokodil!
Een presentatie wordt met ons moderne brein bedacht, gemaakt en gegeven. Het is voor je publiek een vorm van secundair leren. Dat maakt dat het krokodillenbrein meestal afhaakt. En dat is jammer, want als we de aandacht van de krokodil kunnen vasthouden, is secundair leren gemakkelijker, omdat het dan meer lijkt op primair leren. Maar hoe trek je nou de aandacht van die krokodil? De krokodil vindt het prettig als je nieuwe informatie deelt waarmee je een van zijn problemen oplost.
Daar lag ook de oplossing voor Jeroen. Want hij beschreef in zijn presentatie uitvoerig hoe hij tot de nieuwe strategie was gekomen. Reuze-interessant voor het moderne brein van Jeroen, maar een absolute afknapper voor de krokodil van zijn medewerkers. Dus dat hebben we geschrapt.
Wat bleef waren de drie belangrijkste inzichten waarmee Jeroen tot de nieuwe strategie kwam. Want daar zat genoeg ‘gevaar’ in voor het krokodillenbrein om te snappen dat een nieuwe strategie nodig was. Daarmee werd de toekomst ineens een probleem voor zijn publiek, want het werd duidelijk dat doorgaan op de oude voet niet succesvol zou zijn. De krokodil was direct klaarwakker.
Eenvoud is beter
Daarnaast houdt krokodillenbrein van eenvoud, zowel in taalgebruik als qua inhoud. Heb je dus een gedetailleerde boodschap vol met abstracte termen als operational excellence, benchmarken, incentive of taskforce, dan kun je er zeker van zijn dat de krokodil niet meer meedoet. En het moderne brein haakt óók af. Want het werkgeheugen raakt snel vol met al die abstracte termen, vooral als ze geen logisch geheel vormen.
Cluster je informatie daarom logisch, zodat de krokodil die in hapklare brokken kan verwerken. Zeker in combinatie met verhalen, anekdotes, voorbeelden en/of metaforen. Dat is het derde dat we aan Jeroen’s presentatie hebben veranderd: meer anekdotes en voorbeelden. En niet onbelangrijk, al het jargon heb ik er vakkundig uit gesloopt. Door deze ingrepen, werd het verhaal van Jeroen ineens superrelevant voor zijn publiek en makkelijk om te onthouden. En voor Jeroen was het leuker en makkelijker om te vertellen.
Terwijl je dit leest, komt je moderne brein waarschijnlijk in opstand. Dat denkt namelijk dat je door veel inhoud en moeilijke termen interessanter en overtuigender bent. Laat je niet voor de gek houden. In 2012 bewees een aantal experimenten aan Princeton University dat mensen die eenvoudige taal gebruiken als intelligenter worden beoordeeld dan mensen die ingewikkelde taal gebruiken. Dus laat die bullshitbingo maar achterwege!
Maar hoe maak je informatie boeiend? Gebruik daarvoor de drie B’s uit het volgende artikel.
Het boek ‘Waar laat ik mijn handen?’ (17,99 euro) verscheen vorige maand bij uitgeverij Bruna, is onder andere verkrijgbaar bij Managementboek.nl
