Moet je aimabel zijn, ervaring hebben of gewoon over voldoende kennis beschikken? Een zoektocht naar de juiste verandermanager.
Voor een project met als doelstelling 15 procent van de IT-kosten te reduceren, hadden zich drie kandidaten gemeld voor de rol van changemanager: Ben, Petra en Jolanda. Ze beschikten alle drie over een relevante achtergrond en waren erg gemotiveerd om de functie te vervullen. Kortom, een luxeprobleem. Toch maakte dit de keuze niet makkelijker. Wie van hen zou de beste match zijn met de rol?
Aimabele persoonlijkheid
Op vrijdagochtend kwam Ben op gesprek. Ben was een prettige, joviale man. Hij was één van de ontwerpers van het huidige IT-landschap. In de jaren 80 had hij het bedrijf een grote stap helpen zetten in de automatisering van de processen en in de aanschaf en inrichting van de systemen. Ben wilde zijn diepe expertise inzetten om het project te helpen en daarmee een laatste grote bijdrage leveren voordat hij met pensioen zou gaan. Ondanks dat hij geen ervaring had als changemanager, pleitte het voor hem dat hij een echte peopleperson is: Ben staat bekend als de persoon die altijd in is voor een praatje bij de koffiemachine. Hoe belangrijk is een aimabele persoonlijkheid voor een changemanager?
Is ervaring belangrijk?
Als tweede gegadigde stelde Petra zich voor. Zij was sinds drie maanden werkzaam binnen de HR-afdeling van het bedrijf en was beschikbaar om een groot project als het onze op te pakken. Ze voelde zich erg aangetrokken tot de rol, omdat het voortbouwde op haar eerdere ervaring als changemanager bij een vorig bedrijf. Daar had ze met succes een Continuous Improvement-traject begeleid, dat uiteindelijk tot 3 procent verbetering van de klanttevredenheid leidde. Petra kwam capabel over en kon meepraten over de typische fasering binnen changemanagement. Moet je ervaring hebben om een goede changemanager te zijn?
Verregaande kennis?
Jolanda was de hekkensluiter. Zij was een van de deelnemers van het interne Management Development-traject. Omdat ze als changemanager in een zichtbare rol kennis zou maken met weer een ander onderdeel van het bedrijf, leek deze rol erg goed bij haar te passen. Jolanda kwam over als een sterke extraverte persoonlijkheid en stelde als enige een aantal kritische vragen over de rol. Daarnaast vroeg ze zich af in hoeverre het een probleem was dat ze vier dagen per week werkte en dat de IT-wereld inhoudelijk nieuw voor haar was. Gelukkig kende ze wel een aantal van de hoofdrolspelers uit haar brede netwerk. Hoe belangrijk is het dat een changemanager verregaande kennis heeft van de inhoud van het project?
Wie van de drie
Wie van de drie zou het meest succes hebben binnen het project? In onze evaluatie namen we de volgende criteria mee:
- Een change manager moet stevig in zijn schoenen staan. Gesprekken met senior stakeholders moeten geen probleem zijn en hij of zij gaat moeilijke gesprekken niet uit de weg
- Sociale vaardigheden en empathie staan hoog boven aan de wensenlijst. Een changemanager moet met iedereen goed kunnen communiceren; in alle lagen van de organisatie. Bovendien moet hij de soms subtiele signalen van weerstand kunnen oppikken
- Ervaring binnen het bedrijf is belangrijk. De precieze afdeling doet er niet zoveel toe, maar de changemanager moet de bedrijfscultuur wel kennen. Hij weet de juiste kanalen te bewandelen en kent de ‘manier van doen’. Een groot netwerk kan daarnaast erg nuttig zijn om eerlijke feedback te krijgen over de perceptie van het project
- Ervaring met changemanagement is natuurlijk een pré, maar niet absoluut noodzakelijk in een situatie waarin er ook een professionele coach ingeschakeld is. Belangrijkste is dat hij of zij daadwerkelijk geïnteresseerd is om dit vakgebied te leren
Relevante achtergrond
Ben scoorde hoog op sociale vaardigheden en ervaring binnen het bedrijf, maar in de evaluatie kwamen we overeen dat hij wat te lief is en het iedereen te graag naar de zin maakt. We denken niet dat hij het prettig vindt ook de mindere populaire boodschappen goed over te brengen en af en toe het noodzakelijke tegengas kan geven. Ook het feit dat hij na het project met pensioen gaat is niet ideaal, omdat er dan veel kennis verloren gaat. Vanwege zijn relevante achtergrond hebben we hem gevraagd één van de SME’s (subject matter experts) te worden die dicht bij het project betrokken is.
Het wordt Jolanda
Petra scoorde met name hoog op de laatste categorie: haar ervaring met changemanagement. Maar met name het feit dat ze zo nieuw is in het bedrijf, maakt haar waarschijnlijk minder effectief dan iemand die de cultuur kent en al een netwerk en geloofwaardigheid heeft opgebouwd. De uiteindelijke keuze viel dan ook op Jolanda. Haar sterke communicatieve vaardigheden en slimme vragen vielen op. Ze straalde enthousiasme en drive uit en haar kennis van het bedrijf en uitgebreide interne netwerk zouden goed van pas komen. Het feit dat ze niet fulltime werkt was geen enkel probleem. Ze zou een klein team om zich heen hebben dat waar nodig op haar vrije dag urgente zaken kon oppakken. Uiteindelijk had Jolanda dus had het beste profiel om de rol van changemanager een succes te maken.
Altijd anders
De ideale kandidaat is voor ieder project anders. Zorg er daarom bij het samenstellen van je projectteam voor dat er heldere criteria zijn voor de in te vullen posities. Het helpt je betere kandidaten te vinden en het geeft je houvast in ‘luxe situaties’ waarbij je uit meerdere personen moet kiezen. Dit voorkomt dat je in de valkuil stapt van het aanstellen van de meest voor de hand liggende kandidaat, in plaats van de objectief meest geschikte persoon.
