Hoe krijg je je onderneming na een calamiteit zo snel mogelijk weer op de rit? 2 risico-experts geven tips en advies. ‘Maak vooral niet de fout om te denken dat het jou toch niet overkomt.’
Een brand, een explosie, een ongeluk, wateroverlast… Calamiteiten komen voor in alle soorten en maten en kunnen elk maakbedrijf treffen. Hoe goed voorbereid je als ondernemer ook bent. Volgens managing partner Gerard Böttcher van schade-expertisebureau Context ontstaan meestal direct na een calamiteit leveringsproblemen in de supply chain. ‘Het allerbelangrijkste is dat je meteen kort en krachtig, proactief communiceert met je klanten. Wat is er precies aan de hand? En wat ga je eraan doen? Struisvogelpolitiek is onder alle omstandigheden het stomste dat je kunt doen. Het laatste dat je wilt, is dat de klant er via-via achter komt dat er iets aan de hand is, of omdat de leveringen stagneren – dan is het vertrouwen meteen onherstelbaar beschadigd.’
Alternatieve locatie
Goed communiceren met de klant is ook het advies van Arnoud van der Bend, Senior accountmanager handel, industrie & dienstverlening bij Centraal Beheer. ‘Het loont enorm om standaard op grote lijnen een crisiscommunicatieplan klaar te hebben liggen én om alvast een woordvoerder aan te wijzen. Zeker in deze tijden van social media gaat nieuws snel rond. Eén gezicht en één heldere boodschap zijn daarmee des te belangrijker geworden.’ Verder adviseert Van der Bend om vooraf na te denken over alternatieve locaties. ‘Is het mogelijk een noodgebouw bij te plaatsen? Of kun je eventueel uitwijken naar een ander pand? Denk daarbij bijvoorbeeld ook na over de eisen die je machinepark stelt aan de fundering. Verder is het raadzaam om, als dat kan, vooraf afspraken te maken met concurrenten over het tijdelijk daar onderbrengen van de productie. Niet de meest ideale situatie, maar zo kun je in elk geval de continuïteit van je levering borgen.’
Uitwijkscenario
Ook Böttcher benadrukt dat het belangrijk is dat je de klant niet alleen geruststelt, maar vervolgens ook alles in het werk stelt om de leveringen daadwerkelijk weer zo snel mogelijk op gang te krijgen. ‘Zorg dat je altijd een actueel uitwijkscenario op hoofdlijnen klaar hebt liggen. Bij tijdelijke uitbesteding van je productie is het overigens wél belangrijk dat je de controle houdt en dat er geen relatie ontstaat tussen je klant en je concurrent. Verzorg zelf de distributie en onderhoud zelf de directe contacten. Kun je of wil je de productie niet uitbesteden? Zorg er dan voor dat je altijd de belangrijkste reserveonderdelen in huis hebt, zodat machines die kritisch zijn voor je productieproces snel weer up and running kunnen zijn. Zeker als die onderdelen moeilijk verkrijgbaar zijn. Het loont ook om vooraf goede afspraken te maken met reparateurs en leveranciers, zodat je – als de nood aan de man is – gegarandeerd snel geholpen wordt.’
Afhankelijkheid van anderen
Vergeet ook niet na te denken over je eigen afhankelijkheid van anderen, vervolgt Böttcher. ‘Wat doe je bijvoorbeeld als de elektriciteit voor langere tijd uitvalt? Zeker voor maakbedrijven die werken met vloeibare kunststoffen en metalen – zaken die niet mogen stollen in de machines – is het belangrijk om een adequate noodvoorziening te treffen.’ Van der Bend adviseert om nu al met leveranciers bindende afspraken te maken over de huur van noodaggregaten in geval van een stroomstoring. Op dat moment wil je niet tegelijkertijd met talloze andere partijen op zoek moeten naar een alternatief.’
Kortingen
Zijn de klantrelatie en de levering eenmaal veiliggesteld? Dan is het volgens Böttcher belangrijk om de bedrijfsvoering zo snel mogelijk te herstellen. ‘Laat geen kans onbenut om ervoor te zorgen dat je pand en je machinepark zo snel mogelijk weer in gebruik kunnen worden genomen. Maak afspraken met aannemers en reparateurs, onderzoek in samenspraak of het mogelijk is om bijvoorbeeld in ploegen te gaan werken. Moet je lang wachten op de levering van een nieuwe machine, omdat de leverancier bezig is met een order voor een andere partij? Probeer dan te bekijken of je de eventuele boete van die leveringsverplichting kunt afkopen. Andere optie: schaf een soortgelijke machine aan die sneller leverbaar is. Die valt wellicht duurder uit dan de machine die je op het oog had, maar als je daardoor weer eerder kunt beginnen met produceren is het de afweging zeker waard.’ Zijn klanten onverhoopt tóch weggelopen, dan kunnen kortingen volgens Böttcher een goed middel zijn om hen weer binnen te halen. ‘Zorg ervoor dat je voor dit soort zaken een buffer aanlegt.’
Certificering
Het belang van bedrijfscontinuïteit groeit, constateert Van der Bend. ‘Ook in commercieel opzicht, het is voor klanten steeds vaker een unique selling point als je als leverancier je continuïteit goed op orde hebt. Het kan ook verstandig zijn om een reputatiescan te laten uitvoeren; wat betekent een calamiteit voor je imago? Zoals ik al aangaf: nieuws reist snel via social media.’ Nog verstandiger is het uiteraard om schade te voorkomen, benadrukt Van der Bend. ‘Vergis je niet: één op de drie bedrijven overleeft een forse calamiteit niet. Des te belangrijker om goed zicht te hebben op de specifieke verzekerbare én niet-verzekerbare risico’s en werk te maken van preventie. Wij voeren ook steeds vaker bedrijfsimpactanalyses uit, met als doel te komen tot een op maat gemaakt risicoprofiel en een raamwerk voor een bedrijfscontinuïteitssplan. Deze kunnen vervolgens dienen als een opmaat voor het behalen van de ISO22301-certificering voor bedrijfscontinuïteit.’
Rampspoed
Een calamiteit kan elke bedrijf treffen, stelt Böttcher tot slot. ‘Maak vooral niet de fout om te denken dat het jou toch niet overkomt. Van brand tot wateroverlast, van een explosie tot een in de soep gedraaide machine: ik heb alle mogelijke rampspoed voorbij zien komen, bij elk soort bedrijf. Een jaar is snel voorbij, zeker als het gaat om het terugwinnen van klanten. Een bedrijfsschadeverzekering met voldoende lange uitkeringstermijn voorkomt in dat geval een hoop ellende. Laat je niet verrassen.’
Dit artikel is onderdeel van het dossier Made in NL. Bij MT vinden we dat Nederland trotser mag zijn op zijn maakbedrijven. Met Made in NL wil MT de kennisdeling binnen én over de sector bevorderen en maakbedrijven een podium bieden. Opdat we terecht trots zijn op de hidden champions van de maakindustrie. In deze missie wordt MT vergezeld door de volgende partners: Centraal Beheer Achmea, MBCF, NIBC, Salesforce en TNO.
Meer Made in NL?
- De machinebouwer die over zijn filosofie een thriller schreef
- Deze Nederlander leidt de bekendste kinderstoel ter wereld
- ‘We staan steeds vaker hoog op ranglijsten die ertoe doen’
- ‘We zijn voortdurend op zoek naar Willie Wortels’
- ‘West-Europa hotspot voor 3D-printing’
