Kennis delen? Begin een club

Kennisdeling gaat zelden vanzelf. De oplossing? Begin een club, zonder de bazen erin. De resultaten zijn verbluffend.

Ik ken een internationaal bedrijf dat sterk gegroeid is de afgelopen jaren, zowel door autonome groei als door overnames. Door die groei liep de multinational echter tegen zijn eigen grenzen aan op het gebied van interne communicatie en samenwerking. De verschillende landenorganisaties hadden allemaal hun eigen expertisegebieden, maar er was een gebrek aan een bestaand netwerk en ‘standard ways of working’. Daardoor werden deze expertises onderling vrijwel niet gedeeld. Ook verdwenen bijvoorbeeld door het hoofdkantoor ontwikkelde marketingmaterialen  in het zwarte gat van de e-mail, zonder enige aanwijzing dat deze brochures lokaal werden gebruikt bij klanten. Pogingen om via het lokale leiderschap de situatie te verbeteren liepen stuk op de hoge workload van het management.

Meer lust dan last

Omdat er geen geld was om via technologische oplossingen de kennisdeling te vergemakkelijken, en uit kostenoverwegingen ook global travel in de ban was gedaan , kreeg een change manager de volgende opdracht mee: ‘Help ons onze mindset zo te veranderen dat internationale en virtuele samenwerking meer als een lust dan als een last wordt gezien.’

Een andere wereld

Drie jaar later ziet de wereld er heel anders uit voor het bedrijf. Voor een klant in Japan wordt de expertise uit Indonesië ingezet, ervaringen uit Brazilië komen terug in klantvoorstellen in Nederland en global materialen worden verbeterd met feedback vanuit de landen, en worden nu dus ook daadwerkelijk gebruikt. Bovendien krijgt het bedrijf inmiddels regelmatig van anderen de vraag hoe het deze effectieve samenwerking op zo’n grote schaal tot stand heeft gebracht. Wat was hier gebeurd?

De magie: het Club Network

De magie achter de succesvolle internationale samenwerking en kennisdeling zit in de oprichting van het zogeheten Club Network. Elke locatie heeft een ‘club’ gekregen, die onderdeel is van het internationale clubnetwerk, en die aangestuurd wordt door een lokale clubcoördinator. De clubcoördinatoren hebben maandelijkse calls waarin informatie wordt gedeeld en waar nieuwe mondiale initiatieven worden afgetrapt. Zij kunnen deze informatie vervolgens verspreiden bij hun lokale achterban op de manier die het beste paste bij hun gebruikelijke manier van werken. En als ‘toegangspoort’ van de locatie worden de clubcoördinatoren ook gevraagd input te verzamelen voor bijvoorbeeld de nieuwe strategie.

Succesfactoren

Klinkt logisch? Toch is het bepaald geen open deur geweest bij dit bedrijf. Wat zijn de kritische succesfactoren gebleken van dit Club Network?

• Een enthousiaste coördinator
  De clubcoördinatorrol wordt niet vervuld door iemand van het lokale management, maar juist door iemand een of twee lagen daaronder. Voor deze mensen is de rol van coördinator in een internationaal netwerk automatisch interessant, omdat mensen op deze manier dezelfde informatie toegespeeld krijgen als hun bazen en ze in direct contact staan met het internationale leadership. Zij zijn dus stuk voor stuk gemotiveerd om hun rol te vervullen en om aanwezig te zijn bij de geplande vergaderingen. 
• Niet alleen virtueel contact
  Naast maandelijkse telefonische vergaderingen komen de clubcoördinatoren twee keer per jaar fysiek bij elkaar in hun eigen regio tijdens zogeheten ‘Club24’-bijeenkomsten. Dit gebeurt over de hele wereld op dezelfde dag, zodat er op die dag virtueel op allerlei plekken over dezelfde onderwerpen gediscussieerd wordt. Zo wordt de brainstorm over de verbetering van de opleidingen gestart door de clubcoördinatoren in de Aziatische regio, vervolgens pakken de Europese en Afrikaanse clubcoördinatoren het stokje over. Nadat zij hun ideeën hebben toegevoegd, mogen de Noord- en Zuid-Amerikaanse regio’s het afmaken. Zo ontstaan wereldwijd gedragen ideeën.
• Support van het management
  Het global management van de onderneming staat vierkant achter het clubnetwerk. Als de strategie is aangepast of als een nieuw product wordt gelanceerd, krijgt het clubnetwerk dit altijd als eerste te horen. Ook op de halfjaarlijkse Club24 verspreiden mensen van het internationale en lokale management zich over de regio’s om mee te denken met de clubcoördinatoren. Het clubnetwerk wordt bovendien gepromoot als hét communicatiekanaal voor alle locaties.
• Succesverhalen delen
  Zeker in het eerste jaar van het clubnetwerk merkten vooral de kleinere locaties de voordelen ervan. Zij hebben zelf niet alle expertise in huis, en via de clubcoördinator kunnen ze nu makkelijk een hulpvraag uitzetten naar de hele internationale organisatie. Als de succesverhalen de ronde doen en het managementteam blijft vasthouden aan het clubnetwerk als centraal communicatiekanaal gaan langzaamaan ook de grote (en nogal naar binnen gekeerde) locaties overstag.
• Fun-factor
  De activiteiten van het clubnetwerk zijn niet alleen maar inhoudelijk en serieus. Grass-roots initiatieven zoals de Club Olympics, waarbij de clublocaties virtuele spellen tegen elkaar spelen en waarbij een papieren fakkel op creatieve wijze langs alle locaties reist, versterken het gevoel van mondiale collegialiteit en de internationale band en stimuleren ook de jongste generatie om actief deel te nemen aan het netwerk. 

Hoewel niet alle bedrijven te maken hebben met exact dezelfde uitdagingen op het gebied van internationale en virtuele samenwerking, kan effectief kennis delen ook al lastig zijn tussen vestigingen in Nederland of tussen afdelingen onderling. Hoe je de cultuur van samenwerken een zetje kunt geven? Join the club!

MEER OVER VERANDERMANAGEMENT?

• De 4 no-brainers van verandering
• Google Glass maakt opleidingen overbodig
  
  
• Alle bijdragen van Inge Oosterhuis