Beste Alice,
Mijn team heeft recentelijk een nieuwe werknemer aangenomen die ons gaat helpen met wat administratieve rompslomp die vaak blijft liggen. Onze nieuwe werknemer (Sansa) is enthousiast over het werk, een snelle leerling en ze ligt goed in de organisatie. Ze werkt verder heel punctueel en consistent. Ze heeft alleen een gewoonte die ons gek maakt: ze schrijft ALLES IN HOOFDLETTERS.
Het zou geen groot probleem zijn als dit alleen voor interne communicatie gold, maar een van haar taken is het schrijven van conceptteksten die naar onze klanten en externen worden gestuurd. De schrijver van het stuk hoeft dan alleen op de puntjes nog wat zaken in te vullen, maar nu is dus de halve tekst in hoofdletters geschreven. Het gaat niet eens om details die ze graag uit wil lichten (die ze ook dikgedrukt of onderstreept zou kunnen maken). Wat aan het eind van de rit betekent dat mijn collega’s en ik de hele tekst opnieuw moeten schrijven, wat de oorspronkelijke reden was dat ze aangenomen was.
Een collega en ik hebben het hier met Sansa over gehad vlak nadat ze aangenomen was. We vroegen haar vriendelijk of ze deze manier van schrijven graag gebruikte omdat het misschien makkelijker te lezen was. We hoopten hiermee dat er misschien iets mis was met haar ogen. Maar ze zei dat het gewoon haar voorkeur had op deze manier. Toen ik een grapje maakte dat het leek alsof ze naar me schreeuwde door het scherm, lachte ze en haalde haar schouders op: dit is gewoon haar manier van schrijven. Ik dacht dat het een ongeschreven regel was in elektronische communicatie dat HOOFDLETTERS BETEKENEN DAT JE TEGEN IEMAND SCHREEUWT OF HEEL BOOS BENT.
Ik hoop dat we niet van een mug een olifant maken – misschien moeten we van een klant horen dat het niet zo erg is en dat we ons er geen zorgen over hoeven te maken. Maar als onze zorgen toch enigszins gegrond zijn, kun je me dan wat advies geven over hoe we dit aan kunnen kaarten? Ik begrijp uit eerdere artikelen van jouw hand dat het goed is om de confrontatie aan te gaan, maar dat heb ik geprobeerd en leverde niet echt het gewenste resultaat op. Bovendien wil ik niet in een gesprek terecht komen waar ik mezelf hoor zeggen ‘dat dit nou eenmaal is hoe we hier werken op kantoor’. Het voelt een beetje alsof we een esthetieke voorkeur op proberen te dringen.
Dit gaat niet om een stylische voorkeur van schrijven. Als het enkel in interne communicatie was, dan zou je misschien nog kunnen zeggen dat het niet zo erg is – hoewel het zelfs in die situatie redelijk zou zijn om haar te vragen ermee op te houden, omdat het moeilijker te lezen is. Maar hoofdletters naar klanten en externen? Nee. Het is niet oké.
Vergelijk het met het idee dat Sansa ineens al jouw materiaal besluit te printen op roze papier met witte letters – je zou tegen haar zeggen dat ze dat niet moet doen. En dat is precies wat je haar hier ook moet vertellen – zonder hints of grapjes. Hou het kort en bonding: we willen dat je het zo doet in plaats van anders.
Wellicht voelt het wat bot, zeker omdat ze nieuw is en jij haar manager, maar dat is toch wat je zult moeten doen. Je hebt haar aangenomen om je te ontlasten, en nu heb je er nog meer werk aan. Je staat volledig in je recht om tegen haar te zeggen dat ze niet meer met hoofdletters kan schrijven, omdat alle uitingen naar buiten gelijk moeten zijn en zo professioneel overkomen. Mocht ze hier toch mee doorgaan, maak haar dan duidelijk dat het jou op deze manier alleen nog maar meer werk kost omdat je al haar werk moet verbeteren. Je hebt niet alleen het recht om dat te zeggen, maar ook de plicht: je bent je eigen tijd aan het verdoen momenteel, om te voorkomen dat je klanten denken dat je een gekkie hebt ingehuurd.
Praat vandaag nog met haar en geniet morgen al van de rust die je ogen voortaan krijgen als je haar stukken leest.
