We denken na over elke taak die we uit moeten voeren. We bedenken wát we moeten doen en het meeste tijd besteden we wel aan hoe we dingen moeten doen. Wat we ons niet afvragen, is wanneer we dingen moeten doen. En dat is niet slim, want als we ons werkritme zouden aanpassen aan ons persoonlijke bioritme zijn we stukken productiever. Dat concludeert Daniel Pink in zijn nieuwe boek ‘When; The scientific secrets of perfect timing’ dat afgelopen week in de VS is verschenen en dat binnenkort in Nederland bij uitgeverij Business Contact verschijnt onder de titel ‘Het juiste moment’.
Op basis van wetenschappelijk onderzoek van onder andere economen, biologen en psychologen, probeert Pink in het boek uit te vinden of we een ideaal schema van de dag kunnen maken in plaats van dat we onze dag puur op gevoel indelen. Het gaat dus niet om timemanagement, maar over timingmanagement. Niet over hoe je je tijd zo efficiënt mogelijk in kan delen, maar wanneer je welke zaken moet doen. Het gaat om het beste moment om na te denken, te brainstormen, te sporten of juist om niets te doen. Maar ook over de beste tijd om iemand iets te vertellen en in welke volgorde.
Pauze
Een van de belangrijkste inzichten van de laatste decennia is dat niets doen zo belangrijk is. Werknemers die de pauze overslaan zijn geen betere meer toegewijde werknemers, maar inefficiënt. Pauzes zijn namelijk heel erg belangrijk.
Een pauze is geen onderbreking van iemands werk, maar maakt er onderdeel van uit. Pink zelf plant zijn pauzes nu even contientieus in als zijn meetings. En hij slaat ze nooit over, want dat doe je met meetings in principe ook niet. De ideale pauze is buiten in de natuur. Pauzeren kun je het beste bewegend doen én niet in je eentje. Uit onderzoek blijkt dat mensen rond de lunch energieker zijn omdat dat de tijd is dat we met andere mensen kunnen praten. Kortom: een ommetje maken met collega’s is waarschijnlijk een van de beste manieren om bij te tanken.
De beste tijd om…
Onze manier van denken over tijd bepaald wat we als het goede moment beschouwen om iets te doen. Er zijn meer mensen van 29 die een marathon lopen dan mensen van 28 of 30, dat is niet omdat je dan fysiek beter bent, het is gerelateerd aan ons tijdgevoel. Hoewel er niet per se een keiharde ratio achter zit, is het verstandig om rekening mee te houden met het tijdsbesef van mensen. Zo kun je als bedrijf een bijeenkomst over een nieuwe strategie het best op een maandagochtend houden. Niet omdat dat businesswise verstandiger is, maar omdat het strookt met het tijdsgevoel van mensen. Mensen willen aan het begin van de week een nieuw begin maken.
Er zijn meer aspecten van tijd die Pink aanstipt. Bijvoorbeeld: volgorde. Wanneer is het goed om als ‘eerste’ iets te doen? Stel dat je een advertentie ziet voor een baan die je graag wilt, maar waarvoor je niet de meest logische keuze bent. Wacht dan niet met het schrijven van die sollicitatiebrief, maar doe hem meteen de deur uit. De persoon aan de andere kant is op dat moment namelijk nog onbevangen en meer bereid om buiten de gebaande paden te zoeken dan vlak voor de deadline.
Ben je aan de andere kant wél de geijkte kandidaat? Dan kun je juist beter wachten. Aan het eind van de traject slaat bij de HR-manager de beslissingsstress toe en zal hij geneigd zijn een voor de hand liggende keuze te maken.
Hoe om te gaan met deadlines
Pinks inzichten zijn zeker erg nuttig voor managers. Hoe gebruik je tijd om mensen aan te sturen? Uit wetenschappelijk onderzoek is gebleken dat teams met een deadline vaak vrij weinig doen tot halverwege de tijdsperiode. Daarna bouwt de druk zich op en komen mensen in actie. Die druk is nodig, maar mag ook niet te hoog zijn. Straal als manager niet uit: we hebben nog tijd genoeg, want dan worden mensen gemakzuchtig. Ga je roepen dat je heel vér achter bent op schema, dan dreigt lethargie. Het is zaak uit te stralen dat het team een beetje achterloopt.
Geen nieuwe inzichten, wel fijn bijeengezet
Pink heeft een populair wetenschappelijk boek geschreven met daarin de belangrijkste inzichten rond tijd. Van slaap tot het beste werkritme, van het timen van het beste moment om iemand anders te benaderen. Pink schrijft zelf in zijn inleiding dat hij geen how to-boek heeft geschreven, maar het eerste when to-boek. Het begin misschien van een heel nieuw genre. Het is een leuke taalkundige vondst, maar wel enigszins bezijden de waarheid. Veel van wat hij schrijft, en ook veel van de voorbeelden die hij aanhaalt, vind je terug in bijvoorbeeld ‘Nooit meer te druk’ van Tony Crabbe. Maar door zijn vlotte schrijfstijl, vele voorbeelden en praktische tips, is het zeker een aanrader voor zich soms door de dag heen worstelt en daar graag iets aan zou willen doen.
Daniel Pink, ‘When: The scientific secrets of perfect timing’
