Het kenmerk van goede samenwerking is dat een uitdaging beter en sneller opgelost wordt dan wanneer iemand dit in zijn of haar eentje doet. Je bundelt kennis en expertise en bedenkt samen nieuwe oplossingen. Discussies over netelige kwesties worden niet vermeden, maar zorgen juist voor betere oplossingen en meer kwaliteit en gemotiveerde collega’s.
Maar hoe creëer je een cultuur die samenwerking belichaamt? 10 tips:
1. Psychologische veiligheid
Als er een ding is dat de effectiviteit van teams belemmert, dan is dat een onveilig gevoel, bewees Google na diepgravend onderzoek. In een onveilige omgeving doen mensen er alles aan om niet onwetend of incompetent over te komen (ze stellen geen vragen, en houden zwakheden zoveel mogelijk verborgen). Ze willen niet ‘opdringerig’ zijn, waardoor ze nieuwe ideeën inslikken. Om ‘positief’ te blijven worden er geen vraagtekens gezet bij de status quo. Oftewel, dé manier om leren en innovatie te verbannen.
In een effectief team durft iedereen risico’s te nemen, fouten toe te geven en zich kwetsbaar op te stellen door bijvoorbeeld om opheldering te vragen zonder de angst om ‘dom’ gevonden te worden.
Een gebrek aan veiligheid kan zelfs dodelijk zijn, legt hoogleraar Amy Edmondson uit met een verwijzing naar een verpleegster en piloten die beslissing van hun leidinggevenden niet in twijfel durven te trekken:
2. Stel je doel en waarden scherp
Iedereen heeft een gedeelde visie nodig. Wat is het bestaansrecht van mijn bedrijf? Wat is het probleem dat we oplossen? Wat inspireert ons om elke dag ons best te doen? Wat zijn onze kernwaarden?
De antwoorden op die vragen inspireren en motiveren iedereen, bepalen de identiteit van je bedrijf en zijn daarmee een belangrijk fundament onder effectieve samenwerking. Een duidelijk, meeslepend doel laat teamleden met meer passie hun doelen nastreven.
3. Bevorder feedback
Zorg dat je onderling en als ondernemer openstaat voor ideeën en feedback. Dat kun je structureel vormgeven, in de vorm van ‘office hours’, anonieme enquêtes of door duidelijk te communiceren dat je deur altijd open staat. Ook voor, tijdens of na vergaderingen kun je een vast moment inlassen om feedback te vragen. Bedenk dat niet iedereen makkelijk feedback geeft in een groep, sommige mensen doen dat liever in een 1-op-1-setting.
4. Erkennen en belonen
Als iemand – of een team – een geweldig idee oppert, erken dit dan hardop. Doe datzelfde wanneer iemand of een team boven zichzelf uitstijgt. Succesverhalen kun je mondeling delen, maar ook in nieuwsbrieven, video’s of jaarverslagen. Een motiverende beloning kan ook een geldbedrag of een uitje zijn. Dat draagt bij aan een gevoel van samenwerking. Vraag aan teamleden: wat voor soort beloning word jij het meest blij van?
5. Geef het goede voorbeeld
Wil je meer samenwerking zien, met teams die dankzij hard werken goede resultaten boeken? Zorg dan in ieder geval dat je zelf het goede voorbeeld geeft. Benader je eigen rol, verantwoordelijkheid en omgang met anderen op dezelfde manier die je van je medewerkers verwacht. En sluit jezelf natuurlijk niet op in je kantoor. Wees transparant in hoe het gaat met het bedrijf, en wat er van iedereen verwacht wordt.
6. Een sociale werkplek
Vergroot het onderlinge vertrouwen door medewerkers elkaar door en door te leren kennen, ook op persoonlijk vlak. Variërend van borrels en feestjes tot een gezamenlijke lunch. Ook de inrichting van je kantoor heeft invloed op de manier waarop mensen samenwerken. Zijn er gemeenschappelijke ruimtes? Zijn er plekken waar werknemers – vanuit alle disciplines – elkaar spontaan kunnen ontmoeten?
Steve Jobs voelde dit goed aan toen hij het nieuwe onderkomen van animatiestudio Pixar, waarvan Jobs destijds grootaandeelhouder was, opnieuw hielp vormgeven. Jobs zorgde ervoor dat tekenaars, programmeurs en management elkaar zo vaak mogelijk tegen het lijf liepen, met een groot atrium in het hart van het gebouw. Niet toevallig ook de enige plek in het gebouw met wc’s.
7. Definieer rollen, verantwoordelijkheden en processen
In een succesvol team weet iedere deelnemer wat er van hem of haar wordt verwacht, en wie welke verantwoordelijkheid heeft. Zorg ook voor regels rondom projecten, hoe er wordt omgegaan met tegenslagen en hoe er binnen een team wordt gecommuniceerd. Bij wie kan iemand terecht bij tegenslagen? Bepaal ook helder welke – haalbare – doelen ieder team heeft, bijvoorbeeld op kwartaalbasis. Het behalen van die doelen vergroot het positieve gevoel, wat samenwerking soepeler kan maken.
8. Betrek ook andere disciplines
Soms staren teamleden zich blind op een probleem, terwijl de oplossing voor iemand van buitenaf voor de hand ligt. Vraag ook eens iemand van hr of marketing, wat valt jou op?
9. Slim vergaderen
In het slechtste geval zijn vergaderingen de grootste tijdsverspilling binnen een bedrijf. Maar dat betekent niet dat je meetings overboord moet gooien, een goed geolied team steekt op vaste basis de koppen bij elkaar. Hoe ver is iedereen? Liggen we op schema bij het behalen van onze doelen? Wie heeft er nog goede ideeën? Als je er maar voor zorgt dat de tijd effectief gebruikt wordt. Tip om productievere vergadering: doe het eens buiten de deur, of tijdens een boswandeling.
10. Techniek is je vriend
Of het nu Slack, Asana, Trello of een online video-tool zoals Appear.in is, zorg dat je juiste techniek zoekt om samenwerking beter te maken. Vraag desgewenst expliciet welke tool het liefst wordt gebruikt.
