Office 365: verhoog de productiviteit van je medewerkers

Persbericht - Werken via de cloud wordt steeds meer de norm. Medewerkers zijn daarmee niet meer gebonden aan een vaste werkplek. Die werkplek bevindt zich namelijk in de cloud. De functionaliteiten van Office 365 sluiten naadloos aan bij deze moderne manier van werken. Niet alleen biedt het vertrouwde applicaties als Word, Excel, Powerpoint en Outlook, maar het maakt het werk ook leuker en efficiënter. En dit draagt weer bij aan een hogere productiviteit. Hoe precies? Dat lees je in dit artikel.

Werken waar en wanneer je wilt

In de trein je e-mail bijwerken, vanaf je strandstoel de laatste hand leggen aan een presentatie of een vergadering bijwonen op je thuiswerkdag? Met Office 365 is het geen enkel probleem. Alles wat je nodig hebt, staat immers in de cloud. Van bestanden en documenten tot applicaties waarmee je online kunt samenwerken, overleggen en vergaderen. Zo heb je altijd, overal en vanaf elk apparaat toegang tot je digitale werkplek. Of je nu werkt vanaf een laptop, tablet of smartphone en ongeacht het besturingssysteem. Het enige dat je nodig hebt, is een moderne webbrowser en een veilige internetverbinding. Dit scheelt kostbare (reis)tijd en zorgt ervoor dat jij en je medewerkers flexibeler zijn en sneller kunnen inspelen op de veranderende markt en de wensen van de klant.

Alle informatie op één plek

Veel medewerkers zijn dagelijks onnodig veel tijd kwijt met het zoeken naar bestanden, e-mails en informatie. Ook het schakelen tussen verschillende applicaties is een hinderlijke onderbreking van je werkzaamheden en haalt je uit je concentratie. Office 365 maakt hier een einde aan doordat alle tools, apps, bestanden en functionaliteiten volledig geïntegreerd zijn. Hierdoor kun je als medewerker nog handiger werken in Office 365. Bovendien vormt het op deze manier het ideale vertrekpunt voor een productieve werkdag. Je leest je mail via Outlook, slaat documenten op via SharePoint, hebt toegang tot alle Office applicaties en ook eigen bedrijfsapplicaties, zoals een boekhoudpakket, CRM- of ERP-systeem, kunnen aan je digitale werkomgeving toegevoegd worden. Zo heb je altijd alles bij de hand om ongestoord te werken. Waar je ook bent en op ieder moment van de dag.

Efficiënter samenwerken

Office 365 maakt bovendien samenwerken een stuk eenvoudiger dankzij diverse communicatietools en workspaces. Eindeloos heen en weer mailen maakt plaats voor even kort chatten en ellenlange vergaderingen worden vervangen door doeltreffende videoconferenties. Zelfs het plannen en notuleren van vergaderingen wordt efficiënter dankzij applicaties als Planner en OneNote. Daarnaast kunnen teams, project- of werkgroepen binnen een afgeschermde workspace onderling documenten, informatie en updates delen, feedback geven en processen verbeteren. Zelfs met externe betrokkenen, zoals klanten, samenwerkingspartners of leveranciers, kan op deze manier samengewerkt worden. Waarbij jij als bedrijf bepaalt wie welke rechten krijgt, zodat je bedrijfsgegevens altijd veilig blijven.

Aan de slag met Office 365

Alle reden dus om vandaag nog aan de slag te gaan met Office 365. Maar hoe pak je dit nu het beste aan? Begin in iedere geval met het in kaart brengen van de bestaande infrastructuur en de manier waarop medewerkers het liefst zouden willen werken. Kijk daarbij ook naar applicaties die zij onderling al gebruiken, zoals WhatsApp, DopBox en WeTransfer. Op basis van deze inventarisatie kun je de randvoorwaarden definiëren. Wat is voor jouw bedrijf of organisatie écht essentieel bij de overstap naar Office 365? Een Office 365 specialist kan je vervolgens helpen om helder te krijgen wat de mogelijkheden zijn en op basis daarvan een implementatieplan opstellen. Een plan dat perfect aansluit op de wensen van de gebruikers en de doelstellingen van de organisatie. Na installatie en configuratie is het zaak om uitleg te geven over de toepassingsmogelijkheden en medewerkers te trainen. Zo zorg je voor een soepele overgang en vlotte adoptie van deze nieuwe manier van werken. Tot slot mag de ondersteuning van gebruikers en het beheer van de nieuwe digitale werkomgeving natuurlijk niet ontbreken. Zeker in het begin zullen medewerkers nog veel vragen hebben en tegen dingen aanlopen. Een goed opgeleide IT servicedesk is dan ook een must. Dit kun je als organisatie intern beleggen, maar natuurlijk ook uitbesteden aan een dienstverlener op dit gebied.

Overigens is Office 365 niet alleen geschikt voor grote organisaties. Ook start-ups en scale-ups kunnen uitstekend profiteren van de intelligente Office-toepassingen en zo hun productiviteit verhogen. Microsoft biedt hiervoor verschillende licenties en pakketten aan.