Winkelmand

No products in the cart.

De ingrediënten voor een succesvolle vergadering

MT-columnist Yolanda van Heese leest graag zo nu en dan een managementboek. Dit keer recenseert ze een werkboek over vergaderen, waarin praktische handvatten worden gegeven om meer uit je vergadering te halen.

MT-columnist Yolanda van Heese leest graag zo nu en dan een managementboek. Dit keer recenseert ze een werkboek over vergaderen, waarin praktische handvatten worden gegeven om meer uit je vergadering te halen.
Getty
Je leest nu: De ingrediënten voor een succesvolle vergadering

Het kan best hoor, je jaarlijkse strategie-overleg op dezelfde manier aanpakken als ieder ander jaar. Of het afdelingsoverleg iedere week afdraaien in hetzelfde stramien. De vraag is wel of je dan bereikt wat je voor ogen hebt met die vergadering.

Wil je meer resultaat halen uit de bijeenkomsten met je collega’s en team? Dan biedt het nieuwe boek van Sasja Dirkse-Hulscher, Angela Talen en Maaike Kester, ‘Het groot werkvormenboek deel 2’, inspiratie. Hierin bieden de schrijfsters een model voor het vormgeven van zinvolle sessies. Ook geven ze werkvormen om deze vervolgens in te vullen. Het aardige is dat het ontwerpmodel niet alleen voor trainingen bruikbaar is, maar ook voor brainstorms en vergaderingen.

Hoe werkt het?

Om te beginnen, zo stellen de schrijfsters, vormen drie aspecten de basis voor de uitwerking van je bijeenkomst:

#1. Het doel van het programma
Met welk eindresultaat ben je tevreden? En sluit dat aan op waar de groep op dit moment staat.

#2. De kaders die je wilt meegeven
Je kent het misschien wel: van die vergaderingen waar de voorzitter een toelichting geeft op een besluit, terwijl de anderen dachten daarover te kunnen meedenken…. Wees je bewust van hoeveel ruimte je de deelnemers wilt geven, en niet te vergeten: maak die duidelijk.

#3. De behoeften van de deelnemers
Hebben de deelnemers behoefte aan duidelijkheid, verbinding, uitdaging of inspiratie? Als je niet weet wat de groep nodig heeft: vraag het ze. Loop eens over de gang, blijf staan bij het koffieapparaat en luister naar wat er speelt.

Niet heel verrassend. Toch vergeet je makkelijk om hier tijd voor uit te trekken, om dan tijdens het overleg te merken dat het stroef loopt. Dus sta er vooraf even bij stil. Dan kun je daarna het programma gaan vormen.

Afwisseling op individueel en collectief niveau

De basis van je programma bestaat uit de opening, de kern van je bijeenkomst en de afronding. Daarin bied je aan wat je de groep wilt overbrengen, of wat je met de groep wilt doen. Maar, die basis is vaak onvoldoende om deelnemers individueel in beweging te brengen. Misschien herken je het wel. Tijdens een strategische sessie onderschrijft iedereen de nieuwe ambities – om vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag.

Je kunt het resultaat van je bijeenkomst verhogen door de drie collectieve onderdelen af te wisselen met momenten waarop je je richt tot de individuele deelnemers. Dan krijg je de LearningChain: een ketting van zeven elementen die afwisselend sturen op het collectief en de individuele deelnemers.

  • Opdrachten vooraf
    Stuur een gerichte vraag ter voorbereiding, maak de beslispunten helder of biedt een artikel om te lezen aan: iets dat aansluit bij hun behoefte en het doel van de bijeenkomst.
  • De opening van de bijeenkomst
    Hier zet je de toon voor de rest van de sessie: let erop dat je deelnemers activeert en verbindt.
  • Focussen
    Creëer helderheid: laat iedere deelnemer zijn eigen focus aanbrengen en voor zichzelf duidelijk maken wat hij wil halen en brengen.
  • Inhoud
    Het belangrijkste deel van de bijeenkomst: de overdracht van kennis of informatie.
  • Vertalen
    De deelnemers vertalen de inhoud (al dan niet in subgroepjes) naar hun eigen werksituatie.
  • Afronden
    Mensen nemen de energie en sfeer van de laatste 10 minuten mee naar buiten. Rond het programma dus positief, verbindend en duidelijk af.
  • Opdrachten achteraf
    Bestendig de opgedane inzichten met individuele afspraken.

Die afwisseling maakt dat mensen de inhoud in beeld krijgen wat het voor hun eigen situatie betekent en ermee aan de slag gaan. Daarmee is de LearningChain een prettig hulpmiddel om je overleg te structureren en een beter eindresultaat te bereiken.

Keuze uit 120 werkvormen

Maar hoe ga je vervolgens daadwerkelijk aan de slag met de groep? Daar heb je werkvormen voor: manieren om bepaalde inhoud te behandelen, of een proces te sturen. Om een beeld te krijgen:

  • Wondervraag
    Een leuke werkvorm wanneer je de groep uit vaste denkpatronen wilt halen en nieuwe ideeën voor een knelpunt wilt ophalen. Deelnemers beschrijven de situatie zoals die eruit zou zien wanneer het knelpunt als door een wonder zou zijn opgelost. Zo ga je in oplossingen en mogelijkheden denken.
  • Tweet
    Wil je dat je publiek gericht luistert? Vraag ze dan vooraf een tweet op stellen. Daarin noteren ze wat ze van je hebben geleerd (ja, vóórdat jij je verhaal hebt gehouden) en hoe ze het kunnen gebruiken. Zij focussen zo op de informatie ze van jou nodig hebben – en kan jij je verhaal daarop aanpassen. Door achteraf te toetsen of ze de tweet kunnen versturen weet je of je alle vragen van de deelnemers hebt beantwoord.
  • Smoesjes
    Maak je je zorgen dat de deelnemers niet de acties zullen nakomen? Sluit dan af met deze werkvorm. De deelnemers verzinnen een smoes om een bepaalde actie niet na te komen – en bedenken daar ter plekke een oplossing voor.

De schrijfsters bieden maar liefst 120 werkvormen aan. Dat hadden er van mij minder mogen zijn – sommige werkvormen lijken wel erg veel op elkaar, of zijn wat ver gezocht. De presentatie van de werkvormen zelf is iedere keer duidelijk en helder. Wel is het jammer dat de auteurs vaak geen tijdsbeslag aangeven, ook het optimale aantal deelnemers laten ze vaak in het midden. De binnenpagina van het boek laat de verschillende onderdelen van de LearningChain zien en geeft per onderdeel bijpassende werkvormen: een nuttig overzicht.

Wil jij het boek graag lezen? Je kunt het hier bestellen.