Aan Hyves, MSN en Twitter verslaafde collega’s. En dat allemaal tussen 9 en 5. Ziet u dat als manager lijdzaam aan of grijpt u in?
Gluren over de schouders van uw collega. In veel bedrijven gebeurt het. Zo worden bezoekjes aan websites bijgehouden, mailboxen geïnspecteerd en – ja, ook dat is voor ICT een koud kunstje – chatgesprekken gemonitord. Toch kunt u zich als manager maar beter eerst even in de regels verdiepen die hierbij gemoeid zijn. Te pas en te onpas meekijken met het surfgedrag van uw collega is namelijk niet zomaar toegestaan. Daarvoor waarschuwt Stephen Ras. Hij is oprichter en mede-eigenaar van ICTrecht, een juridisch adviesbureau op het gebied van internet- en ICT-recht.
Anoniem
De privacy is heilig in Nederland. Ook op de werkvloer. “Op grond van privacywetgeving mag een werkgever niet zomaar het privégebruik van internet op kantoor volledig verbieden. Laat staan dat hij daar controles op mag uitvoeren”, zegt Ras. “De vuistregel daarbij is dat monitoren en loggen zo veel mogelijk anoniem moet gebeuren. Pas bij een redelijk vermoeden van wangedrag, mag je als manager of werkgever gaan observeren wat een individuele collega op de computer uitspookt.” Dat monitoren moet met andere woorden dus een legitiem doel hebben. Denk dan bijvoorbeeld aan…
- Regelmatig privégebruik van internet dat het bedrijf aanwijsbaar op kosten jaagt;
- Werknemers die, al dan niet bedoeld, virussen downloaden of juist gevoelige bedrijfsgegevens verspreiden via filesharing;
- Een corporate imago dat te grabbel wordt gegooid omdat een collega vanaf een zakelijk IP-adres reacties achterlaat op forums;
- Flinke hoeveelheden spam die vanaf de werkvloer worden verzonden;
- Het versturen van pornografisch of racistisch materiaal door één van uw collega’s.
Het protocol
Wie zeker wil zijn dat hij zijn boekje niet te buiten gaat, doet er verstandig aan om een internetprotocol in het leven te roepen. Grote kans dat er ergens al zo’n document op het bedrijf rondslingert trouwens. Maar wie kent het bestaan ervan? “In zo’n protocol staat precies omschreven wat wel en wat niet mag en onder welke omstandigheden gemonitord mag worden. Wij adviseren elk bedrijf om zo’n document te laten opstellen en deze op de werkvloer bekend te maken. Nu nog zijn internetprotocollen vaak een ondergeschoven kindje en kennen weinig werknemers de inhoud ervan”, aldus Ras.
Twitteren
Even via Hyves een krabbel versturen of het profiel op Linkedin updaten. Volgens een onderzoek aan de universiteit van Melbourne surft 70 procent van de werknemers wel eens privé. De populairste niet werkgerelateerde bezigheden zijn nieuwe producten bekijken, nieuws lezen, spelletjes spelen en video’s kijken op YouTube. Wellicht ergert u zich er groen en geel aan, toch is het in principe toegestaan. “Wel geldt er hier een extra regel”, zegt Ras. “Wanneer een collega blogt, twittert of krabbelt over het werk, dan mag de manager of werkgever eerder optreden. Zulke uitlatingen kunnen negatief uitstralen op het bedrijf of zaken onthullen die nog niet publiek mogen worden. Een goed internetprotocol bevat dan ook een paragraaf over de grenzen van bloggen, Hyven of Twitteren door werknemers.”
Grote bedrijven
Let wel. Staan er meer dan vijftig mensen op de loonlijst en is het bedrijf dus verplicht om een ondernemingsraad in het leven te roepen? Dan wel even het internetprotocol ter goedkeuring voorleggen. Zonder toestemming van de ondernemersraad heeft een protocol namelijk geen enkele waarde en staat u juridisch niet sterk.
Alles wat u moet weten over social media vindt u in het speciale dossier op MT.nl.
